Создание автоматизированных систем управления на автомобильном транспорте, страница 34

      Путевые листы и товарно-транспортные накладные являются основными документами, отражающими работу автомобилей и поэтому значительная доля информации, обрабатываемая на последующих уровнях, образуется из этих документов. В АСУ ТУ полностью автоматизирована обработка первичных документов и хранение их в памяти ВМ, основанное на принципе одноразового ввода данных с первичных документов и многоразового многоцелевого их использования в дальнейшей работе.
      Информация, получаемая после обработки путевых листов и товарно-транспортных накладных ТТН , является исходной для следующих подсистем АСУ транспортного управления: бухгалтерский учет и анализ хозяйственной деятельности, технико-экономическое планирование, оперативное управление; планирование, учет и анализ труда и заработной платы: Руководители автотранспортных предприятий и транспортного управления на основе этой информацию контролируют выполнение плана по основным технико-эксплуатационным показателям работы предприятия, следят за расходом топлива,’ выпиской счетов клиентам, расчетом заработной платы водителям; учетом доходов, анализируют показатели работы водителей, формы статистической отчетности, Поскольку выходные данные подсистем АСУ ТУ являются входными для соответствующих подсистем АСУ Министерства, можно считать информацию, получаемую на основе решения комплекса задач обработка товарно-транспортной документации—базовой для решения значительной части задач в АСУ-автотранспорт.
Оформление и машинная обработка путевых листов и товар- во-транспортных накладных (рис. 21) происходят следующим образом: клиент направляет на АТП заявку с указанием объема перевозок и вида перевозимого груза. На АТП такие заявки подбирают по клиентам, видам перевозок и характеру перевозимых грузов. В соответствии с поступившими заявками каждому водителю выдают путевой лист, в котором указывают режим работы, время выезда и возвращения в гараж, количество ездок, необходимое для выполнения задания, запланированное расстояние на одну ездку, количество тонн груза для перевозки и др.
      Грузоотправители и грузополучатель заполняют путевую до-
кументацию в соответствии с требованиями, обеспечивающими переработку информации на КВЦ.
При возвращении на АТП водитель отдает свой путевой лист механику для заполнения соответствующих граф и сдает ему автомобиль. Механик АТП проставляет в путевом листе показания спидометра, фактическое время возвращения на АТП, остаток топлива в баках (в литрах) и своей подписью удостоверяет факт приема автомобиля от водителя. Путевой лист опять возвращается к водителю.
     Затем водитель сдает путевой лист и товарно-транспортную накладную диспетчеру по оформлению путевых листов. диспетчер обязан в присутствии водителя проверить полноту заполнения всех граф путевого листа и товарно-транспортных накладных и правильность записей номеров ТТН, а также проставить общее количество выполненных рейсов с учетом нулевых ездок, зафиксировать порожние пробеги по ездкам и указать наименование грузоотправителей и грузополучателей, отказавшегося от использования автомобиля. После такой проверки диспетчер передает полученные от водителя документы в группу учета и анализа АТП. На этом этап формирования товарно-транспортной документации заканчивается и начинается этап ее обработки.
      Обработка товарно-транспортной документации  происходит по двум направлениям: одну часть документов обрабатывает группа учета и анализа АТП, другую — бухгалтерия.
       Диспетчер группы учета и анализа АТП на основании данных путевого листа и товарно-транспортной накладной заполняет соответствующие графы ТТН, кодирует перевезенные грузы по классам и видам упаковки, погрузочно-разгрузочные работы по операциям, если они осуществлялись средствами АТП, а также кодирует экспедирование груза водителем. Кроме того, диспетчер группы учета и анализа АТП указывает в товарно-транспортной накладной количество ездок, фактическое расстояние перевозки на одну ездку с грузом по городу, по группам дорог, в необходимых случаях вводит поправочный коэффициент к основному тарифу.
Бухгалтер группы расчетов заполняет свою часть реквизитов путевого листа и товарно-транспортной накладной, после чего их возвращают в группу учета и анализа товарно-транспортной документации. дежурный диспетчер комплектует документы, заполняет сопроводительный ярлык и реестр выданных путевых листов в соответствии с требованиями инструкции для автоматизированной обработки. Затем документы передают в группу подготовки для обработки на ЭВМ, где заканчиваются их формирование, а также окончательное комплектование для передачи на КВЦ. Оператор группы проставляет в путевом листе коды заказчиков и клиентов, способов погрузки-выгрузки и применявшихся для этой цели механизмов, проверяет правильность оформления документов (все ли реквизиты и показатели записаны в отведенных для них графах, соответствует ли значность применяемых кодов значности, предусмотренной методикой), правильность и четкость заполнения перфорируемых показателей и комплектования документов. Оператор комплектует документы в пачки с учетом требований, предъявляемых КВЦ, записывает их в «Журнале сдачи документов» и направляет на КВЦ.
      Вычислительный центр, используя массивы плановых показателей, нормативно-справочную информацию, а также сведения, представляемые перечисленными выше подразделениями, выполняет расчеты по заданным алгоритмам. Результаты расчетов выдаются в виде машинограмм на печать и направляются на АТП и в ТУ для их дальнейшего использования. ТУ получают в итоге комплексной обработки товарно-транспортной документации обширный перечень информации, необходимой для выработки решений в составления форм отчетности в подсистемах АСУ ТУ.

11.3  Автоматизация бухгалтерского учета и экономического анализа