Создание автоматизированных систем управления на автомобильном транспорте, страница 15

4.2 Характеристика функциональных подсистем АСУ транспортного управления

Необходимым этапом для подготовки информации к обработке на ЭВМ являются унификация и типизация документации. Не все документы удобны по своей форме для организации оперативного переноса данных на машинные носители. Поэтому при разработке АСУ необходимо проделать значительную работу по унификации и типизации форм документов, используемых на автомобильном транспорте, и проверить их соответствие регламентирующим их документам (ГОСТам). Документы, пригодные для машинной обработки и использования в АСУ, следует сохранить в том же виде, а документы, которые нельзя использовать в АСУ, следует переделать.
Система документации АСУ должна обеспечивать достоверность информации, содержать минимальный, но достаточный состав показателей, используемых для решения задач управления. Показатели, содержащиеся в документах, должны быть сопоставимыми и взаимосвязанными при переходе с одного уровня управления на другой.
Существуют типовые и специализированные формы первичных учетных документов. Типовые формы разрабатывает и утверждает ЦСУ СССР. Затем они обязательно регистрируются Госстандартом СССР. Специализированные формы разрабатывает, регистрирует и утверждает соответствующее министерство на основе действующих типовых форм. для документов первичного учета форматы, основные реквизиты и правила их расположения определены государственными стандартами.
       В унифицированную систему первичной учетной документации, используемую в автоматизированных системах управления, в соответствии с ГОСТ 6.13.1—75 включены: учетные акты, ведомости учета выработки и заработной платы, рапорты о выработке, журналы по учету материальных ценностей, инвентаризационные описи, учетные карточки, наряды на выполнение работ, операционные листы, листы простоя, табели по учету рабочего времени, журналы по учету личного состава, лимитно-заборные карты учета отпуска сырья и материалов, путевые листы и т. д.
На автомобильном транспорте важнейшим первичным документом, отражающим работу транспортных средств и водителей, является путевой лист. Формы путевых листов утверждаются органами государственной статистики. С учетом характера и организации перевозок применяют различные формы путевых листов. Утверждены путевые листы для учета работы водителей грузовых автомобилей, работающих по тарифу за перевезенную 1 т груза. другие формы путевых листов применяются при по- часовой оплате работы. Специальные формы путевых листов применяют для учета работы водителей. легковых автомобилей, автомобилей-такси, автобусов на городских, пригородных и междугородных линиях. Путевые листы являются первичными документами, создающими наиболее значительные потоки данных, необходимых для решения управленческих задач. Поэтому организация эффективной обработки путевых листов на ЭВМ представляет одну из важных задач в АСУ-автотранспорт.
       В процессе управления приходится решать не только традиционные, но и новые задачи. для информационного обеспечения этих задач не всегда можно использовать существующие формы первичных документов. Поэтому ГОСТ предусматривает возможность изменения системы первичной документации. При разработках информационного обеспечения АСУ такие изменения неизбежны.
Унифицированная система плановой документации в соответствии с ГОСТ 6.11.1—75 состоит из следующих форм: баланса, бюджета, планового задания, заказа, заявки, контрольных цифр, наряда, наряда-заказа, перечня к плану, плана-программы, протокола-заказа, планового расчета, сметы, титульного списка.
       Статистическая в бухгалтерская отчетность на автомобильном транспорте состоит из значительного числа форм, установленных органами государственной статистики. В зависимости от способов отправки различают почтовые и телеграфные формы отчетности, а по срокам представления — годовую и внутригодовую отчетность. Внутригодовая статистическая отчетность называется текущей статистической отчетностью, а внутригодовая бухгалтерская отчетность — периодической бухгалтерской отчетностью. По срокам представления внутригодовую отчетность подразделяют на недельную, месячную, квартальную, полугодовую и годовую.
Почтовая статистическая отчетность о деятельности предприятий и организаций автомобильного транспорта состоит из следующих разделов:
       1. Основная деятельность (код—автотранс). Важнейшими по этому разделу являются формы: 1-автотранс, 2-автотранс, 3-автотранс, 4-автотранс и др.
       2. Труд (код — т). Основными формами этого раздела являются форма 1-т годовая и форма 2т «Квартальный отчет о выполнении плана по труду».
       3. Материально-техническое обеспечение (код — сн). Основными формами являются: месячные отчеты о состоянии запасов сырья и материалов (форма № 1-сн); квартальные отчеты об остатках, поступлении и расходе топлива (форма № 1-сн) и др.
      4. Новая техника (код—нт). Основными отчетными формами по этому разделу являются: «Отчет о развитии и внедрении новой техники» (форма № 2-нт), «Отчет о выполнении плана механизации трудоемких и тяжелых работ» (форма №  1-пт) и др.
      Статистическая отчетность предприятий и организаций автомобильного транспорта складывается из данных, содержащихся более чем в 130 формах. Чтобы избежать перегрузки работников аппарата управления, запрещается запрашивать данные, не предусмотренные в утвержденных министерством формах.
Бухгалтерская отчетность предприятий и организаций автомобильного транспорта организована в соответствии с различными видами деятельности (основная деятельность, промышленность, строительство, подготовка кадров, наука и т. д.). Основной формой бухгалтерской отчетности на автомобильном транспорте является форма 1-ах «Баланс по основной деятельности предприятия автомобильного транспорта». Эта форма дополняется рядом приложений: формами 2-ах, 3-ах, 5-ах, 6-ах и 20-ах. Формы бухгалтерской отчетности, направляемые в вышестоящие организации, подписывают руководитель предприятия и главный бухгалтер, а формы статистической отчетности — руководитель организации и начальник соответствующего отдела. В бухгалтерской и статистической отчетности отражаются все основные направления финансово-хозяйственной деятельности предприятия за отчетный период.