Настройка операционной системы и пакетов прикладных программ для работы с документами. Разработка приложения на базе интегрированных сред, страница 26

3.  Проверьте таблицы Модели компьютеров и Заказчики на повышение быстродействия.

4.  Продемонстрируйте работу преподавателю.

5.  Снимите пароль с Access и удалите рабочую папку Занятие 11.

Часть II.Взаимодействие базы данных с другими компонентами

                 интегрированной среды MicrosoftOffice.

I. Использование данных Access в Excel и Word.                                                             

Рекомендуемое время

                                                                                                                                             60 минут

С помощью средств обмена данными, имеющимися в Microsoft Office 97, пользователь может включить в создаваемый документ информацию или объекты из других приложений. При использовании нескольких приложений появляется возможность сформировать сложные составные документы, содержащие данные из различных источников. Примером составного документа может служить подготовленный в Word 97 отчет, включающий данные о продажах или заказах на  текущий день. Такие данные будут находиться в базе данных Access 97 и постоянно обновляться. Все сведения должны отражаться в отчете. При подготовке отчета создается составной документ Word 97, в который включают соответствующий отчет Access 97. Образовав связи между документом и отчетом, можно добиться, чтобы все изменения в базе данных автоматически отражались и в документе Word 97. Кроме этого, средства консолидации и создания сводных таблиц, представляемых Excel 97, позволяет сгруппировать необходимые данные из Access 97 в соответствии с определенными требованиями и включать их в документ Word 97.

1.1. Использование данных Access в Excel.

1.1.1. Создание рабочей папки.

1. Создайте на рабочем столе папку Занятие_12.

2. Скопируйте в нее файл К занятию 12 база данных.mdb, расположенный в папке 0199\ПТ_199_06. Дальнейшая работа должна проводиться только в этой папке.

1.1.2. Анализ данных Access в Excel.

1. Запустите программу Accessи открой файл К занятию 12 база данных.mdb.

2. Выберите таблицу Заказано.

3. Выполните команды меню Сервис – Связи с Office – Анализ в MS Excel. Access преобразует таблицу в рабочий лист Excel.

4. Введите в ячейку Е1 текст Стоимость заказа. Осуществите автоподбор ширины столбцов.

5. С помощью Мастера функций, используя логическую функцию ЕСЛИ, введите в ячейку Е2 формулу подсчета стоимости всех заказанных книг, учитывая, что: ЕСЛИ КОЛИЧЕСВО ЗАКАЗАННЫХ КНИГ БОЛЬШЕ 200, ТО СТОИМОСТЬ КНИГИ СНИЖАЕТСЯ НА 10%.

6. Скопируйте формулу из ячейки Е2 в интервал ячеек Е3:Е6. Сохраните изменения в таблице под новым именем Заказанные  в папке Занятие_12.

1.1.3. Импорт данных Excel в Access.

1.  Выделите ячейку Е1 и скопируйте содержимое в буфер обмена.

2. Откройте файл Заказано.XLS.  Вставьте содержимое буфера в ячейку Е1 таблицы Заказано.

3. В таблице Заказанные выделите ячейки Е2:Е6, содержащие формулы и скопируйте в буфер обмена.

4. Перейдите в таблицу Заказано. Выделите соответствующий диапазон ячеек. Выберитекоманды Правка – Специальная вставка. В диалоговом окне установите переключатель Значения и нажмите кнопку ОК. В таблице вместо формул зафиксируются вычисленные значения.

5. Закройте таблицу Заказано с сохранением изменений. Закройте Excel.

6. Выберите команды меню Файл – Внешние данные – Импорт. Появляется диалоговое окно Импорт.

7. Выберите файл Заказано.xls из папки Занятие_12 и нажмите кнопку Импорт. Появляется диалоговое окно Импорт электронных таблиц.

8. Установите флажок Первая строка содержит заголовки столбцов и нажмите кнопку Далее.

9. Выберите переключатель В новой таблице. Нажмите кнопку Далее.

10. Выделите поле Стоимость и для этого поля установите переключатель Не импортировать. Нажмите кнопку Далее.

11. Установите переключатель Определить следующий ключ и выберите ключевое поле КодЗаказа. Нажмите кнопку Далее.

12. Введите имя таблицы Заказанные. Нажмите кнопку Готово. Access импортирует таблицу и сообщает об успешном окончании процесса.

13. Щелкните на кнопке ОК. Просмотрите импортированную таблицу.