Понятно, что сохранение поступающих сообщений в персональных директориях пользователей является наиболее удобным, однако для реализации такой возможности требуется применение специальных способов маршрутизации сообщений. На сегодняшний день актуальны следующие два способа: ручная маршрутизация и распознавание тональных сигналов.
При применении ручной маршрутизации все поступающие сообщения сохраняются в общей директории. На компьютер секретаря каждый раз выводятся извещение и "шапка" поступившего сообщения. Если ее достаточно для определения конечного адресата, то секретарь нажатием одной клавиши отправляет сообщение в персональную директорию сотрудника. В противном случае секретарь просматривает все сообщение и только после этого переадресует документ.
Распознавание тональных сигналов — наиболее практичный способ маршрутизации. Его суть проста. Каждый сотрудник имеет персональный добавочный номер, который указывается после номера телефакса организации. Для того чтобы передать документ конкретному сотруднику, достаточно позвонить по номеру организации и после ответа факс-сервера ввести добавочный номер сотрудника с помощью тональных сигналов. Таким образом, документ сразу попадает в его персональную директорию.
Факс по запросу. Системы факс по запросу (ФПЗ) позволяют автоматизировать обработку запросов абонентов с предоставлением им факсимильных сообщений. Как показывает практика, при обработке запросов вручную обычно выполняется следующая последовательность действий. Абонент звонит по номеру, на котором не установлен телефакс, и запрашивает какой-либо документ. Сотруднику нужно найти необходимый документ, дойти до телефакса, установить с абонентом новое соединение (известно, что 75 % вызовов не достигают цели с первой попытки — занято, не отвечает и т.д.) и отправить документ. Данный процесс обычно отнимает не менее пяти минут рабочего времени, а при передаче многостраничных документов временные затраты увеличиваются еще больше. Если допустить, что в день приходится обрабатывать десять запросов, на каждый из которых уходит 5 мин, то получается, что примерно одна восьмая часть рабочего времени тратится
на выполнение рутинной работы. Если даже запрос поступает по линии, на которой установлен телефакс, то не каждый абонент, тем более иногородний, может позволить себе ждать, пока секретарь найдет необходимый документ.
На сегодняшний день применение систем ФПЗ — лучший подход к решению подобного рода проблем. Системы ФПЗ позволяют в цепочке абонент—сотрудник—документ полностью исключить звено "сотрудник" (рис. 14.3). Это достигается за счет широких возможностей взаимодействия с абонентами. Именно по этому признаку системы ФПЗ можно разделить на три вида — простого ответа, вещательные и интерактивные.
Работа систем простого ответа выглядит следующим образом. Организация, имеющая в своем распоряжении систему ФПЗ, указывает в рекламе рядом с каждым коммерческим предложением его индекс. Клиент, позвонив с телефакса по номеру системы ФПЗ, вводит один из этих индексов, используя функцию тонального набора, доступную на любом современном телефаксе. В ответ система автоматически высылает соответствующий индексу документ, в котором содержится подробная информация о коммерческом предложении. Все документы хранятся в системе в виде файлов специального формата. Их можно создать двумя путями: позвонить на номер системы с обычного телефакса и передать документ, после чего он будет автоматически преобразован в используемый формат; преобразовать документ текстового или графического редактора в используемый формат с помощью специального программного обеспечения.
Возможности систем простого ответа не выходят за рамки приведенного примера. Они просты в установке, их техническое обслуживание заключается лишь в пополнении библиотеки документов. Все это обусловливает их минимальную по сравнению с другими видами систем ФПЗ стоимость, которая определяется используемой факсимильной платой и программным обеспечением. Она может варьировать от 450 дол. (за систему, обслуживающую одну линию) до десятков тысяч долларов (за системы, обрабатывающие одновременно десятки запросов).
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.