Методичні вказівки до лабораторних робіт з дисципліни «Інформаційні системи в управлінні персоналом», страница 5

З штатним розкладом пов'язані різні види звітності: вакансії, плинність кадрів, штатно-посадова книга, алфавітна книга. В штатно-посадовій книзі, наприклад, містяться такі відомості про співробітників: посада; загальний оклад; прізвище, ім'я, по батькові; дата народження; освіта (коли, який навчальний заклад закінчив); кваліфікація і спеціальність за освітою; номер і дата наказу про прийом.

1.2.3 Сучасні HR-системи (Human Resource Systems - автоматизовані системи управління персоналом) пропонують інструментарій, за допомогою якого створюється і змінюється організаційна структура підприємств, формується штатний розклад, причому забезпечується не тільки можливість формування дерева штатного розкладу будь-якої складності, але і відображення займаних співробітниками позицій [3,5].

Модуль, що входить у HR-систему, яка автоматизує діяльність з ведення організаційної структури і ШР, повинен дозволяти:

-  створювати і редагувати структуру підприємства і робочих місць його підрозділів;

-  формувати штатний розклад;

-  безперервно вести редакції штатного розкладу, їх затвердження начальством і введення в дію нових редакцій;

-  здійснювати контроль однозначної відповідності співробітників, прийнятих на роботу, позиціям штатного розкладу;

-  визначати плинність кадрів;

-  проводити пропорційну зміну окладів;

-  вести списки посад, розрядів і надбавок;

-  формувати різні вихідні документи (планований штатний розклад, перелік змін до штатного розкладу, накази про зміну посад, окладів і тарифних ставок, діючий штатний розклад в цілому по підприємству, звіти за обліковим складом, вакансіями і заповненням робочих місць, різні звіти з посадових окладів).

1.2.4 Програмний комплекс PersonPro 2.0 Базова, що використовується в даній лабораторній роботі, забезпечує такі основні можливості [3]:

-  планування ієрархічної структури підприємства і ведення довільного числа штатних розкладів для кожної філії (організації), один з яких є діючим;

-  ведення багатопрофільного кадрового обліку, тобто в одній базі даних може бути проведений облік за всіма філіалами холдингу або корпорації;

-  оперативний облік персоналу організації і його переміщень на підставі наказів (різних видів персональних наказів, групових наказів, наказів з організації);

-  підбір персоналу і ведення кадрового резерву;

-  облік універсальних властивостей співробітників і організацій (адрес, телефонів, освіти, нагород, різних документів і довідок, наказів, лікарняних листів, типів стажу, умов прийому і оплати праці, причин звільнення, членів сім'ї і т.п.;

-  ведення військового обліку;

-  зберігання фотографій співробітників;

-  планування і облік щорічних основних і додаткових оплачуваних, а також неоплачуваних відпусток;

-  розрахунок різних типів стажу з урахуванням коефіцієнтів (інформація для розрахунку стажу витягується з електронної трудової книжки, яка є аналогом звичайної трудової книжки);

-  проведення атестації і підвищення кваліфікації працівників організації;

-  ведення архівів (історії зміни) штатних розкладів підприємства, записів про кар'єру співробітників, наказів, організацій;

-  розвинуті аналітичні можливості з урахуванням фільтрації необхідних даних;

-  швидкий і зручний пошук потрібних даних в різних модулях системи і «Справочнике»;

-  ведення управлінського документообігу з персоналу і необхідної звітної інформації;

-  зберігання і використовування інформації про організації і їх атрибути;

-  легкість настроювання і адаптації системи відповідно до галузевих і виробничих особливостей підприємства;

-  створення і настроювання нових типів наказів, у тому числі і групових, штатних розкладів, а також форм (вікон) введення даних і звітів;

-  підготовка і аналіз різної інформації і статистичних даних в найпоширеніших форматах, що не вимагають придбання додаткового програмного забезпечення;