Методичні вказівки до лабораторних робіт з дисципліни «Інформаційні системи в управлінні персоналом», страница 15

Діловодне забезпечення системи управління персоналом – це набір умов для роботи з документами, що обертаються в системі управління персоналом, в рамках повного циклу обробки і руху документів з моменту їх створіння (отримання) працівниками кадрової служби до завершення виконання і передачі в інші підрозділи [1,4].

До діловодних функцій відносяться:

-  обробка документації, що поступає і передається;

-  доведення документів до працівників системи управління персоналом для виконання;

-  реєстрація, облік і зберігання документів з персоналу;

-  формування особистих справ працівників відповідно до затвердженої номенклатури;

-  розмноження документів з кадрових питань;

-  передача документації з урахуванням вертикальних і горизонтальних зв'язків;

-  контроль виконання документів та ін.

В рамках кадрового діловодного забезпечення обов'язковими документами, необхідними для роботи з персоналом підприємства або організації, є: трудовий договір; наказ про прийом на роботу; особиста картка працівника (форма П-2); штатний розклад; облікова картка науковця; наказ про перехід на іншу роботу; наказ про надання відпустки; графік відпусток; наказ про припинення трудового договору (контракту); наказ про направлення працівника у відрядження; командировочне посвідчення; наказ про заохочення працівника; табель обліку використовування робочого часу і розрахунку заробітної платні; доповідні записки; акти; правила внутрішнього трудового розпорядку; положення про кадрову службу; положення про структурні підрозділи; посадові інструкції; положення про атестаційну комісію; книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них; трудові книжки; угоди про матеріальну відповідальність; перелік відомостей, що становлять комерційну таємницю; листки тимчасової непрацездатності та ін.

Документування руху кадрів – невід'ємний обов'язок будь-якого підприємства незалежно від масштабів його діяльності і форм власності. При цьому під рухом (переміщенням) персоналу розуміють: прийом на роботу, перехід на іншу роботу, звільнення, надання відпусток, відряджання.

Документи, підготовлені у відділі кадрів, передаються в інші відділи як усередині підприємства, так і за його межами (здійснюється кадровий документообіг).

В бухгалтерію прямують такі документи:

-  накази про прийом на роботу, переміщення і звільнення співробітників;

-  накази на відпустку і відряджання;

-  лікарняні листи;

-  табелі відпрацьованого часу (якщо табелювання ведеться у відділі кадрів).

Керівництву підприємства можуть бути потрібні від відділу кадрів звіти довільної структури для прийняття управлінських рішень. Умовно до звітів для керівництва можна віднести:

-  індивідуальні відомості про співробітника;

-  списки різних категорій співробітників;

-  події (прийоми, звільнення, переміщення, лікарняні та ін.);

-  аналіз плинності кадрів і кадрового складу;

-  штатний розклад та ін.

Також відділ кадрів здійснює передачу різних документів до Пенсійного фонду, центру зайнятості, органів державної статистики. Для цього використовуються затверджені єдині для всієї країни форми звітів.

3.2.3 Розглянемо особливості ведення електронного кадрового діловодства в програмному комплексі PersonPro2.0.

Задача кадрового діловодства в PersonPro2.0 пов'язана з модулями «Приказы», «Расчет стажа» і підсистемою «Отчеты».

Зміна категорії і статусу персоналу (прийом, переміщення і звільнення, зміна окладу і т.п.) може проводитися тільки на підставі наказу. Видання і проведення наказів проводиться за допомогою модуля «Приказы», який дозволяє сформувати персональні, групові накази і накази з організації. Персональні накази (тільки для одного співробітника) можуть створюватися також на панелі «Приказы» в «Карточке сотрудника».

PersonPro 2.0 дозволяє створювати, вести облік і проводити обробку різних типів наказів, які представлені в дереві типів наказів. Це дерево має три рівні ієрархії вузлів: