На основании опроса руководителя отдела и заключений отчетов о деятельности отдела вышестоящих руководящих лиц, было установлено, что годовой документооборот отдела составляет 49560единиц документов (входящей документации 24960 единиц и исходящей 24600 ед. за 2002 год), что дает нам возможность определить количество документов (величину документооборота), приходящихся на одного работника отдела (в отделе работает 7 человек) по формуле (3.2), представленной выше:
Е = Е 0 / Р y = 49560 шт. / 7 ≈ 7 тыс.шт. документов
приходится на одного работника отдела.
Уровень информационной нагрузки Уи, приходящейся на одного сотрудника отдела, рассчитаем по формуле (3.4):
где Ип - количество потоков движения информации в подразделении составляет 7 (потоков);
Е - среднее число документов в одном потоке за 1 рабочий день, которое было установлено -15 ед.;
Ад - среднее число страниц в одном документе - 3 шт.;
За - среднее количество алфавитно-цифровых знаков на одной странице, 30 зн. (графоклетки).
У и = 7• 15• 3 • 30 / 7 = 1350
Для определения степени использования инструкционных материалов за год одним сотрудником отдела, воспользуемся формулой (3.5):
где ε Н - объем использованных инструкционных материалов за 2002 год, 10 шт. ;
εос - средний объем инструкционных материалов, поступивших в отдел в 2002 году, 30 шт.
,
степень использования инструкционных материалов.
Трудоемкость
подготовки и обработки отчетов от предприятий определим по формуле (3.6):
где Т1 - трудоемкость приема, регистрации и организации хранения одного отчета, 3 мин.;
Т2 - трудоемкость операций по переработке содержащейся в отчете информации (годовой 30 мин, месячной отчетности 10 мин, квартальной 15 мин), в среднем 18 мин. (данные приведены на основе хронометражных исследовании при обработке сотрудниками данных отчетов с использованием часов с минутной стрелкой);
Тз - трудоемкость передачи одного отчета по электронной почте Интернет, 25 мин.;
Т4 - трудоемкость поиска отчета, 3 мин.
Тим = 3 + 18+ 25 + 3 =49мин
Общая трудоемкость подготовки, хранения, поиска, обработки и передачи отчетов, приходящаяся на одного работника, определяется по формуле (3.7):
1
где Тимi - трудоемкость хранения, поиска, обработки и передачи одной единицы отчета, 49 мин;
Еi - общее количество единиц отчетов за месяц, 120 ед.
Тон= 120 • 49 = 5880 мин, или 98час.
Средний уровень вооруженности одного сотрудника отдела средствами механизации и автоматизации определим через показатель уровня технической вооруженности управленческого труда Ут, рассчитываемый по формуле (3.8):
У т = Ф б / Р у , (3.9)
где Фб - балансовая стоимость средств оргтехники в отделе на 2002 год (из данных отчета о деятельности отдела) составила 70 тыс. руб.
У т = 70 тыс. руб. / 7 чел. = 10000 руб. на одного сотрудника отдела.
Коэффициент качества выполнения управленческих функций Ку, отражающий качество работы сотрудников отдела, определим с условием установленного резерва времени выполнения работ в отделе (36 чел.час) в аналитической циклограмме, по формуле (3.11):
где Σ tnвi - общая сумма потерь рабочего времени за месяц (резерв времени), вызванных несовершенством организации управленческого труда в отделе (36 чел. час.);
Фj - общий фонд рабочего времени исследуемого отдела, 1232 ч при условии, что в рабочем месяце 22 дня (22 дня х 8 час. х 7чел.).
К у = 1- 36 (чел.час)/ 1232 час ≈ 0,97
Коэффициент качества выполнения работ сотрудниками отдела показывает, что совершенствование их труда еще имеет резерв, поскольку данный коэффициент должен стремиться к 1.
Уровень организации управления в отделе определим через интегральный показатель, рассчитываемый по формуле (3.12):
У
оу = √ К им • К у
= √ 0,333 • 0,97 = √ 0,32301 ≈ 0,56
Таким образом, полученные показатели качеств управленческой работы можно свести в итоговую таблицу, показывающую изменение показателей качеств управленческой работы с учетом проектных изменений организации труда в отделе по сравнению с 2002 годом.
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.