Организация специальных функций исполнительной власти (на примере департамента промышленности Комитета экономики Администрации Волгоградской области), страница 22

Система должностных инструкций - система описаний рабочих мест: задачи, подчиненность, права и обязанности, выполняемые функции, методы реализации функций, процедуры отчетности, процедуры работы с документами.

Должностные инструкции являются важной и неотъемлемой частью системы управления. Они содержат набор функций (должностных обязанностей) и точные указания каждому сотруднику организации по их выполнению.

Организационно-функциональная структура и система и должностных инструкций позволит:

-    наладить четкий механизм взаимодействия подразделений;

-    создать у каждого сотрудника организации точное представление не только о его должностных обязанностях, но и методах их выполнения, что позволит экономить время на их выполнение;

-  благодаря точному и детальному описанию каждой процедуры снизить субъективность трактовки сотрудником своих обязанностей и тем самым объективизировать весь процесс организационной деятельности;

- снизить вероятность возникновения непредвиденных (нештатных) ситуаций благодаря точному выполнению должностных инструкций;

-  адекватно и эффективно реагировать на возникающие нештатные ситуации благодаря механизму адаптации, являющемуся неотъемлемой частью спроектированной системы управления.

Цели:

1)   Регламентация служебных полномочий и обязанностей сотрудников;

2)    Обоснование отбора работников при найме, при оценке соответствия требованиям организации кандидатов на вакантные должности;

3)   Основа для ранжирования работ или должностей и последующей   разработке внутрифирменных систем оплаты труда;

4)   Основа для создания процедур компании

Должностная инструкция содержит следующую информацию:

1)  Наименование должности

2)  Наименование структурного подразделения

3)  Цель должности

4)  Место должности в рамках организационной структуры

5)  Руководство, подчинение, замещение сотрудника

6)  Требования к сотруднику: образование, специальность, знания, навыки, опыт работы

7)  Должностные обязанности сотрудника

8)  Формы отчетности

9)  Критерии эффективности труда

10)  Взаимодействие внутри организации (желательно)

11)  Взаимодействие с внешними структурами (желательно)

12)  Права

13)  Ответственность

Общепризнанно, что кризис российской экономики – это, прежде всего, кризис управления. Многие «новые» русские компании, преодолев самый сложный этап «становления», через год-полтора «нормальной» жизни прекращают свое существование из-за неумения наладить свою деятельность в относительно стабильных условиях. Хотя у российских промышленных предприятий принципиально другие проблемы - их причины также заключаются в несоответствии качества управления требованиям современной рыночной среды. То есть перед всеми российскими предприятиями стоят задачи внедрения эффективных механизмов управления в соответствии общепринятыми мировыми стандартами.

Собственно, для осуществления любой концепции управления предприятию, нужно иметь четкие ответы на следующие вопросы:

1. Какие конкурентные преимущества положены в основу нашего бизнеса?

(Теперь это, несколько высокопарно, называется «миссией». Тогда вопрос ставится шире: «Почему мы занимаемся тем, чем занимаемся? Чем мы интересны другим? – клиентам, партнерам, акционерам, сотрудникам и обществу в целом…)

2. Какие у нас цели и какие стратегии выбраны для их достижения?

3. Какие функции реализует предприятие, чтобы следовать принятым стратегиям?

4. Каким образом на операционном (процессном) уровне реализуются эти функции?

5. Кто конкретно отвечает за реализацию определенных выше функций?

6. Какие качества сотрудников (профессиональные и личные) нужны для успешной реализации закрепленных за ними функций?

Вот и все. Но ни на одном из российских предприятий не видно полных и зафиксированных документально, ответов хотя бы на половину из этих вопросов!