Для распечатки созданной информации в виде документов, предусмотрено на каждом рабочем месте наличие принтера, а для размножения документов по единице копировальных ксероксов. В качестве средств связи для специалистов и руководителя телефон является основным средством, но для передачи графической информации стол руководителя отдела в комплексе его АРМ оборудуется факс-модемом, позволяющим осуществить эти операции. К тому же, рабочее место руководителя оборудуется в дополнение средствами организации личной каждодневной работы: электронным календарем - текущая дата; электронными часами - текущее время; электронным дневником, позволяющим планировать личное рабочее время; электронной записной книжкой для адресов и телефонов.
Для совершенствования организации делопроизводства в отделе, вместо журналов регистрации входящей и исходящей документации предлагается обеспечить эту процедуру учета документации внедрением специальной картотеки учета, поскольку журнальная допускается при документационной переписке в объеме 500-600 документов в год. К тому же для экономии времени и средств на переписку предлагается внедрение типовых текстов для регулярной корреспонденции. Это существенно позволит сократить время на составление и чтение писем. Специалистам и руководителям предлагается иметь набор примерных текстов для составления справок, ответов на письма и т.д.
Таким образом, разработанный комплекс мероприятий по проектированию технологии организации функций отдела предполагает собой значительно оптимизировать труд служащих отдела, снизить его трудоемкость и увеличить скорость документооборота за счет, в первую очередь, внедрения системы автоматизации рабочих мест служащих отдела, а так же обеспечения улучшения условий организации их труда, умственный характер которого несет в себе большую долю напряженности и нервозности.
3.3 Проектирование должностных положений
Для определения качеств управленческой работы используют количественные и качественные методы оценки.
Качественные методы оценки основаны на интуитивном подходе с использованием мнения авторитетных экспертов, хорошо знающих и разбирающихся в определенном для их мнения определенного вида управленческих работ. Существуют различные модификации методов экспертной оценки, но все их объединяет то, что при затруднительности определения количественных сторон управленческой работы приходится прибегать к помощи экспертов, которые на основе своего опыта и знаний могут определить качества той или иной управленческой работы в организации и в совокупности всех видов работ.
Количественные методы оценки дают более объективную оценку выполнения управленческих работ и применяются в случае, когда есть возможность определить их количественные составляющие. Количественные методы в своей основе используют обширный математический набор в виде выведенных для определения качеств управленческой работы обширных математических формул, дающих возможность получить конкретный математический результат качеств управленческой работы, дающий к тому же возможность на цифрах провести сравнение и анализ показателей качеств управленческой работы в организации и схожих работ и показателей, полученных в разных организациях и подразделениях.
Так, для определения документооборота в подразделениях организации используют следующие показатели. [29, с. 112-119]
Для определения количества документов, приходящихся на одно структурное подразделение, можно воспользоваться следующей формулой:
где ε с - документооборот одного структурного подразделения организации, шт.;
ε 0 - общее количество входящих и исходящих документов (корреспонденции) по организации за определенный период (год, месяц), шт.;
n - число структурных подразделений (отделов, служб) аппарата управления.
Количество документов (величину документооборота),приходящихся на одного работника управления рассчитывают по формуле:
Е = Е 0 / Р у , (3.2)
где Е - количество документов на одного работника управления, шт.;
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.