В теории управления также существует большое количество определений понятия информации, применительно к специфике управленческой области знаний и определения сущности управленческой информации. Организация управленческого труда предполагает принятие управленческих решений, для чего требуется определенное информационное обеспечение. Как правильно отмечено, «сила и результативность управленческих решений всецело зависят от того, какова управленческая информация и как она в них изложена» [5, с. 244]. От уровня организации процесса сбора, накопления, хранения, поиска, передачи и методов обработки информации зависит эффективность управления. Как правило, основной массив информации, хранящейся в организации и циркулирующей в технологическом потоке управления содержится в форме документов, которые являются основным источником информации в административной среде.
Согласно результатам исследований, управленческие работники тратят от 40 до 80% рабочего времени на работу с документами, в которых информация записывается как на бумажных, так и на магнитных носителях [26, с. 324]. Различают внешнюю входящую документированную информацию, первичную (исходную), которая возникает в процессе управления, и исходящую (вторичную) задокументированную информацию как результат обработки входящей задокументированной информации, определяющие весь документооборот организации, учитывая потоки задокументированной информации внутри организации, т.е. внутреннюю информацию. Таким образом, анализ информационного обеспечения управления в организации можно провести и вынести ему объективную оценку лишь через изучение ее документооборота, как совокупности входящих, исходящих и внутренних документов, когда каждый документ подсчитан один раз (т.е. регистрируется один раз).
Документооборот в организации объективно-необходимое явление, без которого невозможно управление в ней в принципе. Но своевременная ситуация в условиях роста числа организаций и усложнения процессов управления приводит к тому, что удельный вес информации как предмета труда стал выше материальных и энергетических ресурсов, порождая, как следствие, рост документооборота. Так, через организацию с численностью работающих около 2 тысяч человек, по результатам исследователей за 1991 год прошло 45 тонн входящих и 48 тонн исходящих документов, что соответствует 25 кг.бумаг на каждого работника [32, с. 97]. И этот рост документооборота неуклонно из года в год по прогнозам ученых будет увеличиваться, порождая собой определенные, неизбежные проблемы: снижение качества работы с документами; проблемы хранения документальной информации; удорожание процесса управления: стоимость персонала плюс стоимость материальной базы (оргтехника, помещения и т.д.) плюс стоимость документа; информационные перегрузки персонала и прочее [43, с. 131].
Неизбежность проблем, порождаемых ростом документооборота, усугубляется и тем, что управленческая информация имеет ряд специфических особенностей: большие объемы информации должны обрабатываться в жестко ограниченные сроки, это приводит к тому, что с возрастанием документооборота перерабатывающая система не успевает перерабатывать то количество информации, которое в нее поступает; исходные данные и результаты обработки документов хранятся длительное время.
Самый перспективный выход из информационного тупика, порожденного ростом документооборота в организации, лежит в увеличении скорости документооборота в ней, что возможно за счет применения и использования современной вычислительной и компьютерной техники, которая с каждым новым поколением удивительно высокими темпами увеличивает скорость обработки информации. «Если за последние сто лет скорость передвижения увеличилась в 102 раз, а обработки информации – в 106 раз» [32, с. 100]. Скорость обработки информации современными вычислительными машинами приближается к предельному значению, ограниченному скоростью света (в оптических вычислительных машинах) и равному миллиардам операций в секунду. Запись информации в виде голограмм открывает путь к практически неограниченной оперативной памяти оптических вычислительных машин, плотность записи которой может достигать 106 бит/см2 [32, с. 99]. Выполнить требования к управленческой информации способна также компьютерная техника с ее быстродействием и большой емкостью памяти.
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.