Для повышения эффективности работы руководителя отдела и всех сотрудников посредством улучшения организации их рабочих мест предложено внедрение системы АРМ (автоматизированного рабочего места) для каждого рабочего места сотрудников отдела. АРМ- это комплекс средств, реализованных на базе профессиональной ПЭВМ для решения задач в определённой предметной области. Поскольку увеличивается число предприятий и организаций малого и среднего бизнеса, а соответственно и отчётной документации от них, представляемых в отдел, увеличивается документооборот отдела- количество входящей и исходящей документации, повышающей в конечном итоге трудоёмкость выполнения личной работы сотрудников отдела. Таким образом, внедрение АРМ на рабочие места специалистов и руководителя отдела имеет своей целью снижение трудоёмкости выполняемых ими работ. Внедрение АРМ наиболее оправдано, т.к. с помощью системы АРМ наиболее эффективно удаётся решать задачи: регистрации первичной информации в памяти ПЭВМ, взамен традиционных бумажных носителей; поддержки профессиональной деятельности (разработки документов, анализа информации); поддержки принятия решения (оформление документов в табличной форме и работа с таблицами, использование графиков, диаграмм, схем) обеспечивающее сжатие информации и облегчающее восприятие её содержания в процессе принятия решения конечным пользователем. Таким образом, создание АРМ для рабочих мест сотрудников отдела основывается на фактическом содержании личной работы персонала с учетом входящей и исходящей документации, состава хранимой документации, а так же перечня выполняемых работ на каждом рабочем месте. При чем, предлагаемый проект АРМ сотрудников отдела предполагает объединение АРМ специалистов и руководителя отдела на базе установления на их рабочих местах ПЭВМ в единую локальную компьютерную сеть, объединяющую их с вышестоящим органом, и его банком данных. Тем самым обеспечивается возможность через локальную сеть персональных компьютеров сотрудников отдела и вышестоящего органа обеспечить канал коммуникаций обмена информации, посредством использования электронной почты. Этим достигается значительный эффект ускорения документооборота между отделом и вышестоящим органом, к тому же, имеется перспектива подключения подотчетных организаций районов к локальной компьютерной сети отдела, и ускорение обмена информацией между ними. Выбор в пользу использования электронной почты E –mail, как канала передачи информации и ее получения от вышестоящего органа, заключается в том, что она является наиболее простой и доступной услугой сети интернет, посредством которой возможна передача и прием текстовых сообщений большой длинны с большой скоростью и при отсутствии наличия абонента на другом конце линии. При этом происходит сохранение электронной копии сообщения на ЭВМ абонента и его дальнейшая автоматическая обработка, а так же обеспечивается возможность передачи сообщения сразу несколькими абонентами при высокой надежности передачи информации, что немаловажно.
Таким образом, в комплекс оборудования оргтехники руководителя и специалистов отдела на базе АРМ был привнесен для каждого ПЭВМ, программное обеспечение которых, хорошо рассчитано и адаптировано к решаемым задачам и выполняемым работам (системное и прикладное). Особенностью АРМ руководителя отдела и специалистов является программное обеспечение (ППП) выполнения типовых технологических процедур обработки информации адаптированное к процессу личной работы каждого сотрудника, а так же наличие ППП профессионально и функционально ориентированное для специалистов и руководителей, как категории служащих.
Поскольку работа руководителя и специалистов связана с обработкой текстовой, графической и табличной информации ППП их технологических процедур одинаково имеют программы для обработки: табличной информации (Excel); обработки текстовой информации – Word (выполняет процедуры редактирования, распечатки, удаления, объединения, копирования).
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.