Организация специальных функций исполнительной власти (на примере департамента промышленности Комитета экономики Администрации Волгоградской области), страница 30

Е ₀ - количество входящих и исходящих документов (корреспонденции) по организации в целом или в отдельном структурном подразделении, рассматриваемых и обрабатываемых в аппарате управления за определенный период (год, месяц), шт.;

Р_у - среднесписочная численность работников аппарата управления в данном звене, чел.

По данной формуле могут быть определены также аналогичные показатели по отдельным функциям управления и видам управленческих работ (копировальных, множительных и т.п.).

Поскольку документы, используемые в работе управленческими работниками являются носителями определенной информации, которая и является непосредственным предметом труда управленцев, количественные методы оценки предлагают определение показателей ее использования.

Для определения степени полезности использования поступающей в организацию (подразделение) информации используют формулу для определение коэффициента информационной емкости К _и :

К _и = И _а  / И _и , (3.3)

где   И_а - количество активно использованных (внедренных и подготовленных к внедрению) информационных сообщении за определенный период (месяц, год);

И _и - общее количество поступивших за тот же период в организацию (подразделение) информационных сообщений.

Для определения уровня информационной нагрузки У_и, приходящегося на одного управленческого работника, используют формулу, применительно к специалистам, занятым, в частности, обработкой текстовой и цифровой информации:

где   И _n - количество потоков движения информации в подразделении;

Е - среднее число документов в одном потоке за 1 рабочий день, ед.;

А_д - среднее число страниц в одном документе;

З_а - среднее количество алфавитно-цифровых знаков на одной странице, зн.;

Р_у - число управленческих работников в подразделении, чел.

Для определения степени рациональности использования имеющегося фонда информационных материалов (документов, чертежей, таблиц, графиков) используют коэффициент оборачиваемости информационных материалов К_им:

где    ε_н - объем использованных информационных материалов (число документов, чертежей, таблиц, графиков и т.п.) за данный период (год, месяц, квартал);

ε _ос - средний объем данного вида информационных материалов, накопленных в информационно-поисковой системе в соответствующих единицах измерения за тот же период времени.

Так как работа с документами у служащих производит определенные затраты их труда, то мера затрат труда на выполнение определенного объема работ с документами за определенный период образует показатели трудоемкости работы с документами.

Так, трудоемкость подготовки и обработки документов (информационных материалов) Т_им определяется как сумма прямых затрат труда, связанных непосредственно с подготовкой, поиском, хранением, обработкой и передачей единицы определенного вида документов, информационных материалов, и может быть представлена в наиболее общем виде следующим образом:

 Т_им=Т₁+Т₂+Тз+Т₄+Т₅+Т₆ , (3.6)

где   Т₁ - трудоемкость составления единицы документа, информационного материала, мин.;

Т₂ - трудоемкость операций по размножению данного документа, информационного материала, мин.;

Т₃ - трудоемкость передачи одного документа, информационного материала, мин.;

Т₄ - трудоемкость приема, регистрации и организации хранения одного документа, информационного материала, мин.;

Т₅ - трудоемкость поиска данного документа, мин.;

Т₆ - трудоемкость операций по переработке содержащейся в материале (документе) информации, мин.;

Общая трудоемкость подготовки, хранения, поиска, обработки и передачи документов, информационных материалов Т_он по организации и подразделению определяется по формуле:

где   Т_имi - трудоемкость подготовки, поиска, хранения, обработки и передачи одной единицы i-го вида документа, информационного материала, ч, мин;

Е _i - общее количество единиц документов, информационных материалов i-го вида за год (квартал, месяц);

1, 2,..., n - число i-х видов документов, информационных материалов.