Организация специальных функций исполнительной власти (на примере департамента промышленности Комитета экономики Администрации Волгоградской области), страница 18

В отличие от рабочих мест сотрудников отдела, рабочее место руководителя можно приблизить к идеальному, т.к. он занимает отдельный кабинет. Исследования ученых показывают прямую зависимость между степенью изолированности рабочего места руководителя и продуктивностью его работы, за счет того, что ликвидируется нервное напряжение, возникающее при необходимости работать на виду. И стул и стол вполне отвечают стандартам и удобству на рабочем месте. Также предусмотрено место для посетителей, которое не препятствует общению (удобное, не стесняет наличием посторонних сотрудников и лишних предметов. Единственным недостатком является наличие в кабинете руководителя ксерокса, т.к. не требует для него особой необходимости, такой, как для консультантов и специалистов отдела. Поэтому сотрудникам приходится постоянно ходить в кабинет руководителя, чтобы сделать копии документов, тем самым отвлекая начальника от работы.

Для анализа документооборота так же необходимо расчитать ряд коэффициентов:

1) Для определения степени полезности использования поступающей в организацию (подразделение) информации используют формулу для определение коэффициента информационной емкости К _и :

К _и = И _а  / И _и , (2.1)

где   И_а - количество активно использованных (внедренных и подготовленных к внедрению) информационных сообщении за определенный период (месяц, год);

И _и - общее количество поступивших за тот же период в организацию (подразделение) информационных сообщений.

К_и=2080 шт. / 2050 шт. =1,014 шт. в месяц

2) Коэффициент избыточности инфомации:

К _изб = ∑f-1 / F, (2.2)

Для расчета К_изб необходимо построить аналитическую документограмму:

Таблица 2.1

Аналитическая документограмма

К_изб = 11 / 21≈ 0,5

Таким образом, в ходе обследования и анализа организации управленческого труда в отделе были выявлены недостатки практически на всех направлениях научной организации, особенно в сфере организации рабочих мест сотрудников отдела (консультантов и специалистов). Поэтому для устранения этих недостатков и установления рациональных и оптимальных условий труда служащих отдела в ходе осуществления простой стадии проектирования организации труда в отделе необходимо разработать рабочий проект.

2.3  Анализ информационных потоков

Информация – одна из сложнейших, еще полностью не раскрытых областей современной науки. Это видно хотя бы из нечеткости самих определений понятия информации: «совокупность сведений, данных, знаний». Или из философии – нарушение монотонности [17, с. 84]. В кибернетике количество информации тесно связывается с энтропией, т.е. способностью энергии к превращениям, когда мера организованности системы определяется количеством информации в ней, а энтропия системы есть мера информационной неопределенности системы.  [17, с. 87]. Каждое определение информации раскрывает соответствующее свойство этого сложного и многозначного понятия: информация – коммуникация и связь, в процессе которой устраняется неопределенность (Шеннон), информация – передача разнообразия (Эшби), информация – мера сложности структуры (Моль), информация – вероятность выбора (Ягюн) и другие определения.