Оптимальный способ хранения управленческой информации – создание баз и банков данных, т.е. функционально-организованных массивов компьютерной информации, осуществляющих централизованное обеспечение коллектива пользователей или совокупности решаемых в системе задач [16, с. 32]. При этом способе создания и использования массивов информации, когда одна группа специалистов обрабатывает и вводит в банк данных информацию, а другие – управленцы – ее используют в различных аспектах деятельности, обеспечивается интерактивный, т.е. активный с обеих сторон режим работы. Информационные базы данных обычно формируются путем объединения первичных статистических показателей деятельности организаций в укрупненные файлы с необходимыми реквизитами. Базы данных постоянно обновляются в соответствии с ходом технологического процесса и с учетом требований потребителей информации, решающих большой комплекс информационного обеспечения управленческого труда, в условиях всевозрастающего значения и роли информации в управлении, порождающая неизбежный рост документооборота и, как следствие, объективные проблемы, не может рассматриваться в современных условиях управления без своей второй составляющей – технического обеспечения. Поэтому анализ информационного обеспечения организации и конкретного управленческого труда возможно и необходимо проводить в двуединстве – информационно-техническом их обеспечении.
Именно в таком ракурсе предполагается провести анализ информационного обеспечения в исследуемом отделе экономики промышленности департамента промышленности Комитета экономики Администрации Волгоградской области.
Перечень входящих документов, поступающих в отдел, состоит из писем, запросов, приказов; писем и запросов от организаций и предприятий; писем, запросов от Администраций районов г. Волгограда; форм отчетностей от организаций и предприятий.
Перечень исходящих документов отдела: ответы на письма, запросы; ответы на письма, запросы от организаций и предприятий, а также Администрациям районов города; инструктивные и обзорные письма по предприятиям и организациям, качеству отчетов; ежемесячные отчеты о регистрации и перерегистрации предпринимателей по промышленным отраслям.
Таким образом, сумма входящих и исходящих вышеперечисленных документов отдела образует его документооборот, в соответствии с которым руководителем отдела организуется и контролируется делопроизводство в отделе на основании существующей инструкции по делопроизводству.
Так в отделе отсутствует технический работник – это приводит к тому, что отсутствует возможность не только ускорить документооборот в отделе, но и происходит перегрузка сотрудников несвойственными их должностному статусу техническими работами, что непосредственно сказывается на качестве выполняемых ими работ и не позволяет их оптимизировать. К тому же технический работник (секретарь, референт) выполняя свои технические обязанности мог бы существенно оптимизировать рабочее время руководителя на решение управленческих задач за счет сокращения времени лишних контактов его с посетителями, подчиненными, представителями других организаций и предприятий, а также лишних контактов со специалистами.
Для оптимизации документооборота в отделе и делопроизводства предусмотрено составление и использование номенклатуры дел, которая представляет собой систематизированный перечень дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием срока их хранения, оформленный в установленном порядке [43, с. 137]. Номенклатура дел составляется в целях обеспечения в отделе единой системы учета, хранения и поиска документов. Ответственность за своевременную подготовку номенклатуры дел отдела возлагается на его консультантов. В конце года номенклатура дел уточняется и в нее могут быть внесены изменения.
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.