Алгоритмы продажи товара при различных формах оплаты, страница 7

Шаг №2.  Внесение в кассу наличных средств

Кассир:

1.  Принимает деньги согласно документам, сверив общие суммы во всех документах.

2.  Пробивает кассовый чек на артикулы, указанные в «Чеке на оплату»/«Заказе».

3.  Вписывает номер кассового чека в счета-фактуры обоих комплектов документов.

4.  Ставит штамп «Оплачено» на Приходный кассовый ордер (ПКО), а также ставит свою подпись на  ПКО и квитанцию к нему.

5.  Отдаёт Клиенту 2 комплекта документов для получения товара в отделе.

Этап 3. Проверка оплаты/документов

1.  Продавец проверяет  оплату  по программе «Пробитые чеки»,  наличие, правильность и полноту оформления обоих комплектов документов (1 - наш, 2 – клиентский):

Наш комплект:

1.  Приходный кассовый ордер (ПКО) с подписью гл. бухгалтера, подписью кассира и штампом «Оплачено» (Рис. №8 слева);

2.  накладная с нашей круглой печатью, подписями гл. бухгалтера и руководителя; (Рис. №9);

3.  счет-фактура с двумя подписями (гл. бухгалтера и руководителя) и номером кассового чека (Рис. №10)

4.  Доверенность (Рис. №13) или  круглая печать организации, получающей товар, на накладной.

Клиентский комплект:

1.  квитанция приходного ордера с нашей круглой печатью, подписью кассира  и гл. бухгалтера (Рис. №8 справа);

2.  кассовый чек, итоговая сумма которого совпадает с суммой в квитанции к ПКО.

3.  накладная с нашей круглой печатью, подписями гл. бухгалтера и руководителя; (Рис. №9);

4.  счет-фактура с двумя подписями (гл. бухгалтера и руководителя) и номером кассового чека (Рис. №10)

Примечание №2 Жирным выделена информация, которая свидетельствует о том, что Клиент был в кассе (оплатил товар). При этом штамп «Оплачено» м.б., как на приходом ордере, так и на квитанции к нему. Важно проверить его наличие.

2.  Кроме этого продавец проверяет:

1.  соответствие (суммы, даты, название организации) накладных и счётов-фактур друг другу,

2.  соответствие (суммы) квитанции и приходного ордера,

3.  соответствие суммы оплаты, указанной в квитанции к приходному ордеру и кассовом чеке с суммой, указанной в графе «Итого» накладных и счётов-фактур;

4.  Соответствие наименования организации, указанной на круглой печати клиента (в доверенности или накладной) с наименованием организации, указанной в документах (накладных и счетах-фактурах),

5.  В этот момент рекомендуется уточнить у клиента на него ли выписана Доверенность, это будет очень важно на Этапе 4 в момент формального завершения отгрузки.

Примечание №3 В случае наличия круглой печати на накладной вместо Доверенности продавец обязан проверить наличие записи паспортных данных клиента в накладной в поле «По доверенности №, выданной: ». Данные необходимы для того, чтобы сократить риск выдачи товара по поддельной или утерянной круглой печати. Если клиент не хочет оставлять свои паспортные данные, то оператор может предложить ему предоставить стандартную доверенность или нотариально заверенные копии документов, подтверждающие право личного использования оригинала печати. Примечание №4. Если Клиент получает товар по Генеральной доверенности, то в нашем комплекте документов будет оригинал этой доверенности или копия, заверенная нашим оператором. Примечание №5 Счёт-фактура, Накладная отгрузки юридическим лицам и Доверенность являются документами первичной бухгалтерской отчётности, а, следовательно, должны оформляться строго в соответствие с налоговым законодательством. Любые дополнительные пометки («галочки», подписи, записи и т.д.), которые не предусмотрены соответствующими графами этих документов, запрещены. Налоговым законодательством не определено, какая печать должна ставиться на Накладную, являющуюся отгрузочным документом. По просьбе бухгалтеров клиентов наша организация ставит свою круглую печать на Накладной.