Эти особенности приводят к тому, что очень часто величина предварительно составленной сметы не соответствует текущим потребностям в денежных средствах после начала работ, следовательно требуются ее изменения. Однако задача эта достаточно сложная из-за большого удельного веса зарплаты, которую снижать не представляется возможным.
Поэтому при выполнении финансового контроля постоянно составляют фактические расходы с предусмотренными и разрабатывают пути устранения полученного расхождения.
Кроме финансового контроля необходимо выполнять контроль хода выполнения работ, т.е. временных оценок каждой работы и всех распределенных по этим работам ресурсов.
Указанный вид контроля осуществляется с помощью сетевых моделей. В настоящее время в качестве этих моделей используются современные программные продукты, которые позволяют выполнять корректировку моделей по мере их последовательного выполнения. Такая корректировка необходима по причине того, что в реальной жизни всегда существуют постоянные отклонения от планов из-за недопоставки ресурсов, нарушения сроков выполнения отдельных работ, появления новых направлений исследования и т.д. Корректировка происходит с помощью ЛДР (линейной диаграммы работ) и ГЛР (графика плотности работ).
Средства корректировки могут быть различными:
1) в пределах имеющихся ресурсов - а) перераспределение исполнителей на плане; б) сдвиг работы; в) объединение или дифференциация работы.
2) с учетом привлечения дополнительных ресурсов - а) привлечение к работе посторонних организаций; б) выделение дополнительных людей и техники; в) разработка иных путей достижения целей.
Информация, получаемая после контроля сметы и анализа сетевых моделей, может обрабатываться различными путями с целью достижения конечных результатов. В зарубежной практике существуют 2 основных метода обработки такой информации:
1) управление по отклонениям;
2) управление по целям.
Управление по отклонениям. В этом случае на высшем уровне управления поступает информация лишь о наиболее существенных отклонениях от планов. Все остальные отклонения рассматриваются на соответствующих уровнях управления. Из этого следует, что высший руководитель занимается только ключевыми вопросами управления и общим контролем расходов. Во всех остальных случаях ответственность ложится на плечи низших руководителей.
Достоинство такого подхода - эффективное использование опыта высшего руководителя. Недостатки - отсутствует общая картина выполнения работ, а значит, и контроль за ней.
Управление по цели. В этом случае работа по управлению начинается задолго до выполнения самого исследовательского процесса. Подсчитано, что для применения этого метода в научной организации с численностью 40 человек требуется 6 человеко-месяцев работы консультантов по управлению и около 6 человеко-месяцев работы руководителя сектора. Однако при этом результативность работы повышается не менее, чем на 10%.
Последовательность работ в методе:
1) разбиение общих задач проекта на конкретные краткосрочные цели вплоть до 3 и 4 уровней дерева цели;
2) для каждой цели определяют: а) ресурсы; б) персонал; в) методы контроля хода работы вплоть до указания сроков окончания работ;
3) назначаются ответственные;
4) устанавливают порядок встреч по анализу хода выполнения работ, например, каждые 2 месяца;
5) вводят журнал регистрации хода выполнения проекта, который постоянно пересматривают и анализируют (копии отдельных материалов держат на магнитной ленте с выходом на дисплей);
6) постоянная аттестация не реже 1 раза в 6 месяцев каждого научного работника, исходя из достигнутых им результатов.
Применение двух указанных методов управления недостаточно, если намечена разработка продукции для рынка. В этом случае используют для контроля график движения денежных средств, который постоянно анализируют и корректируют:
|
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.
