Наименование дел в номенклатуре дел располагаются в отделе по степени значимости. Заголовок дела четко и обобщенно отражает основное содержание и состав документов дела. Каждое дело в номенклатуре имеет свой номер, который состоит из индекса, присвоенному отделу и порядкового номера по номенклатуре (например: 01-05; план работы отдела; 01-21; журнал регистрации входящей документации). Исполненные документы и сгруппированные в дела в отделе хранятся в шкафах в соответствии с номенклатурой дел.
С 1999 г. в отделе применяется ряд компьютерных программ, позволяющих более быстро и правильно подготовить документы сотрудниками отдела. Одной из них является программный модуль «АРМ руководителя / исполнителя». Этот модуль является составной и неотъемлемой частью автоматизированной системы административного управления «АМАS» и предназначен для обеспечения доступа к ней руководителей и сотрудников различных подразделений организации с учетом выполняемых ими управленческих функций, возложенных функциональных обязанностей и представленных прав доступа.
С помощью данного модуля руководитель или сотрудник подразделения имеет возможность знакомиться с поступившими в его адрес документами в различных видах электронного отображения, определяет порядок их дальнейшего прохождения в систему документооборота, назначать исполнителя или группу исполнителей конкретного документа, характер и сроки его исполнения, осуществлять системный контроль. Описываемый модуль позволяет создать собственные документы и обеспечивает их прохождение в рамках системы.
Модуль обладает набором предварительных настроек, с помощью которых каждый пользователь имеет возможность установить наиболее удобную для себя конфигурацию работы модуля.
Запуск программного модуля «АРМ руководителя / исполнителя» осуществляется из меню Windows «Пуск – Программы» выбором команды «Chief». Это является неотъемлемым плюсом в плане технического оснащения рабочего места сотрудников. Минусом же является то, что не каждый работник имеет на своем рабочем месте персональный компьютер, подключенного в общую локальную сеть. Также всего один принтер и факс. Благодаря возможностям программы «Электронная почта» существенно снижается потеря времени на переписку, а также получение информации.
В процессах сбора и обработки информации в администрации используются не все известные методы. Изучение и обработка документов является в администрации основным методом сбора информации, т.к. он связан с наименьшими временными и финансовыми затратами и позволяет получать необходимую информацию.
Основной формой сбора информации является проведение служебных совещаний, на которых информация одновременно собирается и обрабатывается.
На эффективность работы сотрудников отдела сказывается слабость подготовки сотрудников по использованию информационных систем и технологий, а также замене старых методов сбора и обработки информации (по телефону, на основе бумажных справок и др.) новыми.
Таким образом, с использованием современных технических средств обеспечения управления представляется возможность увеличить не только информационную обеспеченность управленческого труда, но и во много раз увеличить скорость получения, обработки информации и ее пересылку, что в конечном итоге позволяет справиться с всевозрастающим документооборотом и улучшить конечные результаты труда, что наряду с использованием мер по оптимизации делопроизводства дает возможность решить проблемы, возникающие с колоссальным ростом информации, что в немалой степени касается и исследуемого объекта.
3. Проектирование функций исполнительной власти
3.1 Проектирование целевых функциональных нормативов
Проектирование целевых функциональных нормативов предполагает проектирование должностных инструкций отдела.
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.