Организация специальных функций исполнительной власти (на примере департамента промышленности Комитета экономики Администрации Волгоградской области), страница 32

На основании опроса руководителя отдела и заключений отчетов о деятельности отдела вышестоящих руководящих лиц, было установлено, что годовой документооборот отдела составляет 49560единиц документов (входящей документации  24960 единиц и исходящей 24600 ед. за 2002 год), что дает нам возможность определить количество документов (величину документооборота), приходящихся на одного работника отдела (в отделе работает 7 человек) по формуле (3.2), представленной выше:

Е = Е / Р y = 49560 шт. / 7 ≈ 7 тыс.шт. документов

приходится на одного работника отдела.

Уровень информационной нагрузки Уи, приходящейся на одного сотрудника отдела, рассчитаем по формуле (3.4):

где   Ип - количество потоков движения информации в подразделении составляет 7 (потоков);

Е - среднее число документов в одном потоке за 1 рабочий день, которое было установлено -15 ед.;

Ад - среднее число страниц в одном документе - 3 шт.;

За - среднее количество алфавитно-цифровых знаков на одной странице, 30 зн. (графоклетки).

У и = 7• 15• 3 • 30 / 7 = 1350

Для определения степени использования инструкционных материалов за год одним сотрудником отдела, воспользуемся формулой (3.5):

где    ε Н - объем использованных инструкционных материалов за 2002 год, 10 шт. ;

εос - средний объем инструкционных материалов, поступивших в отдел в 2002 году, 30 шт.

,

 степень    использования  инструкционных материалов.

Трудоемкость подготовки и обработки отчетов от предприятий определим по формуле (3.6):

где   Т1 - трудоемкость приема, регистрации и организации хранения одного отчета, 3 мин.;

Т2 - трудоемкость операций по переработке содержащейся в отчете информации (годовой 30 мин, месячной отчетности 10 мин, квартальной 15 мин), в среднем 18 мин. (данные приведены на основе хронометражных исследовании при обработке сотрудниками данных отчетов с использованием часов с минутной стрелкой);

Тз - трудоемкость передачи одного отчета по электронной почте Интернет, 25 мин.;

Т4 - трудоемкость поиска отчета, 3 мин.

Тим = 3 + 18+ 25 + 3 =49мин

Общая трудоемкость подготовки, хранения, поиска, обработки и передачи отчетов, приходящаяся на одного работника, определяется по формуле (3.7):

1

где   Тимi - трудоемкость хранения, поиска, обработки и передачи одной единицы отчета, 49 мин;

Еi - общее количество единиц отчетов за месяц, 120 ед.

Тон= 120 • 49 = 5880 мин, или 98час.

Средний уровень вооруженности одного сотрудника отдела средствами механизации и автоматизации определим через показатель уровня технической вооруженности управленческого труда Ут, рассчитываемый по формуле (3.8):

У т = Ф б  / Р у ,   (3.9)

где   Фб - балансовая стоимость средств оргтехники в отделе на 2002 год (из данных отчета о деятельности отдела) составила 70 тыс. руб.

У т = 70 тыс. руб. / 7 чел. = 10000 руб. на одного сотрудника отдела.

Коэффициент качества выполнения управленческих функций Ку, отражающий качество работы сотрудников отдела, определим с условием установленного резерва времени выполнения работ в отделе (36 чел.час) в аналитической циклограмме, по формуле (3.11):

где   Σ tnвi - общая сумма потерь рабочего времени  за месяц (резерв времени), вызванных несовершенством организации управленческого труда в отделе (36 чел. час.);

Фj - общий фонд рабочего времени исследуемого отдела, 1232 ч при условии, что в рабочем месяце 22 дня (22 дня х 8 час. х 7чел.).

К у  = 1- 36 (чел.час)/ 1232 час ≈ 0,97

Коэффициент качества выполнения работ сотрудниками отдела показывает, что совершенствование их труда еще имеет резерв, поскольку данный коэффициент должен стремиться к 1.

Уровень организации управления в отделе определим через интегральный показатель, рассчитываемый по формуле (3.12):

У оу = √ К им • К у = √ 0,333 • 0,97 = √ 0,32301 ≈ 0,56

Таким образом, полученные показатели качеств управленческой работы можно свести в итоговую таблицу, показывающую изменение показателей качеств управленческой работы с учетом проектных изменений организации труда в отделе по сравнению с 2002 годом.

Таблица 3.1