8. Регламенты - документы, которыми сотрудник должен руководствоваться в своей текущей деятельности.
При выборе включаемых в должностную инструкцию разделов ее следует рассматривать в контексте всех организационно-распорядительных документов, регламентирующих деятельность сотрудников отдела.
Часто, в Инструкцию помещают и требования к сотрудникам отдела. Такие сведения, особенно, личностные требования, по сложившимся стандартам управления, включаются в специальные внутренние документы типа «Описание должности» (или «Описание рабочего места»), которые не показываются сотрудникам и служат руководством для кадровых служб при поиске и отборе персонала на вакантные должности. Однако до поры до времени, допустимо и совмещение этих документов.
Итак, хотя канонической формы должностной инструкции нет, в ее составе можно выделить следующие базовые разделы: ядро – «Положение о функциональных обязанностях» (восходящее к Тейлору), целевое назначение и критерии оценки (дань иерархическому системно-целевому подходу), описание баланса полномочий и ответственности (вклад Файоля), а также и внутрифирменное взаимодействие, как элемент перехода к процессно-функциональному описанию компании.
3.2 Проектирование технологии организации функций
Проектирование организации управленческого труда осуществляется в три этапа:
1) на первом этапе (предпроектный этап) осуществляется изучение состояния и оценка уровня организации труда служащих, в соответствии, с чем производится анализ результатов изучения;
2) на втором этапе осуществляется разработка проекта – комплекса мероприятий по усовершенствованию организации управленческого труда (собственно проектирование);
3) внедрение мероприятий разработанного проекта.
В соответствии с данным алгоритмом процесса разработки и внедрения проектов по рационализации управленческого труда предлагается разработать проект технологии организации функций для отдела промышленности Администрации Волгоградской области.
Первый проектный этап обследования и анализа технологии организации функций предполагает изучение: планировки отдела, организации рабочих мест и условий труда служащих, существующей системы делопроизводства и объемов документооборота, для чего используются методы: устного опроса сотрудников отдела, наблюдение, различного рода измерения. Настоящий план отдела был описан в предыдущей главе (рис.2.1).
В ходе обследования и анализа технологии организации функций в отделе были выявлены недостатки практически на всех направлениях его научной организации, особенно в сфере организации рабочих мест сотрудников отдела. Для устранения этих недостатков и установления рациональных и оптимальных условий труда служащих отдела в ходе осуществления проектной стадии проектирования технологий организации функций в отделе был разработан рабочий проект. На рис.3.5 представлен проектный план отдела.
В связи с тем, что площадь помещения отдела не позволяет выделить место для работы руководителя отдела непосредственно рядом со своими подчиненными (руководитель занимает отдельный кабинет) было принято решение сделать дверь из отдела в кабинет руководителя. Достоинством такой планировки является то, что при этом будет обеспечиваться лучшее руководство и контроль за работой специалистов (когда дверь будет открыта). К тому же специфика работы сотрудников отдела заключается в постоянной работе с телефонной связью, ввиду чего в отделе всегда присутствует повышенный шум, поэтому руководитель может закрыть дверь в свой кабинет.
Усовершенствование в проекте подверглись рабочие столы сотрудников отдела, к которым дополнительно приложились столы – приставки для размещения оргтехники, а к рабочему столу Консультанта 3 приложился и стол-приставка для посетителей. Поверхность столов окрашена в ореховый цвет, поскольку этот цвет оптимален для офисной мебели. Вместо старых стульев предложены подъемно-поворотные кресла с подлокотниками, регулируемыми по высоте сидениями и по углу наклона спинкой. Это позволяет максимально ослабить мышечный аппарат, и установить оптимальное расстояние от глаз до поверхности стола, при чем поворот кресел обеспечивает экономию времени при перемещении в пределах зоны досягаемости не только рабочего стола, но и установленного стола-приставки под оргтехнику.
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.