Анализ функционирования подразделения муниципального унитарного предприятия «РУМА» – магазина «Юбилейный», страница 3

·  недостаточная оперативность взаимодействия и обмена информацией, что приводит к снижению скорости принятия решений;

·  недостаточность полномочий директора магазина для принятия решений относительно деятельности магазина (необходимость постоянного согласования с ген. директором);

·  сложная структура взаимодействия с достаточно большим количеством подразделений, которая плохо поддается изменению и адаптации к возможным изменениям деятельности.

Для обеспечения наиболее эффективного управления и функционирования подразделения и предприятия в целом необходимо пересмотреть и внести необходимые изменения в структуру взаимодействия подразделений с целью устранения вышеперечисленных недостатков и оптимизации деятельности.

2. Документооборот магазина «Юбилейный»

Рассмотрим документооборот магазина «Юбилейный», его роль в документообороте всего предприятия МУП «РУМА» и взаимосвязь с другими организациями (см. рис. 2.1.).

Согласно структуре подразделения и должностным обязанностям директор магазина является материально ответственным лицом и управляет, руководит деятельностью всего подразделения и его сотрудников, поэтому любая документация, которая составляется работниками магазина, должна проходить через директора (просматриваться, уточняться, контролироваться подписываться и т.п.).

Кассир магазина ведет кассовую книгу, составляет приходные ордера для внутреннего пользования в магазине, на основе передаваемых ему расходных ордеров из бухгалтерии, кроме того, составляет кассовый отчет для бухгалтерии, сопроводительные ведомости для банка (1 экземпляр возвращается в магазин) при осуществлении безналичного расчета с поставщиками.

Товаровед знакомится с большинством документов магазина (товарные, авансовые отчеты и т.п.), просматривает договора для контроля их выполнения. Для директора товаровед составляет отчет о продажах, запасах и потребностях в товарах; отчет о реализации алкогольной продукции передается в торговую группу и показывается директору; форма П-1 – отчетность перед экономистами и директором.

Директор магазина на основе документов, поступающих как от сотрудников своего подразделения, так и из других подразделений предприятия и организаций составляет для бухгалтерии товарный и авансовый отчеты, для отдела кадров табель учета рабочего времени, оперативный отчет по доходам для экономистов. Также директор осуществляет выбор поставщиков, оговаривает условия сделок и составляет договора на поставку товаров, после чего передает данные договора на подпись генеральному директору, подписанные договора идут в торговую группу, где остается один экземпляр, а другой передается поставщику. Поставщик в свою очередь предоставляет магазину счет-фактуру на товары.

Если оплата поставки осуществляется наличными средствами, то бухгалтерия предоставляет соответствующие расходные ордера кассиру магазина. При безналичном расчете кассир подает в банк сопроводительную ведомость (1 экземпляр которой возвращается потом кассиру), банк составляет платежное поручение, и оно поступает в бухгалтерию, подтверждая оплату.

Если магазину требуется приобрести какие-либо материалы и иные средства или воспользоваться услугами других организаций, которые не оговорены договорами, директор подает заявку генеральному директору, который выдает разрешение на использование дополнительных денежных средств и передает его в бухгалтерию. Затем из кассы предприятия выдаются денежные средства под отчет. После приобретения необходимых товаров или использования услуг сторонних организаций (расход наличных средств) директор получает счет-фактуру, чек, копию чека, акт о выполнении работ и передает их в бухгалтерию для отчетности по денежным средствам.