Анализ функционирования подразделения муниципального унитарного предприятия «РУМА» – магазина «Юбилейный», страница 11

·  осуществление экономистами предприятия оперативного планирования с учетом рекомендаций и пожеланий руководства магазина.

Отрицательными же сторонами являются:

• недостаточная свобода действий (отсутствие прав) директора магазина – необходимость согласования всех договоров с генеральным директором;
• отсутствие информационной системы непосредственно в магазине, позволяющей вести базы данных поставщиков, оперативный учет результатов деятельности и анализ эффективности функционирования магазина;
• использование в качестве главного и единственного критерия оценки эффективности функционирования магазина – наличие прибыли (а не рентабельности);
• отсутствие стратегического (долгосрочного) планирования и прогнозирования;
• отсутствие Положения о подразделении, описывающего все цели, функции, обязанности, права и т.д.;
• недостаточная эффективность организации документооборота (руководители магазина самостоятельно доставляют отчетность в офис и в магазин).

Рассмотрим более подробно проблему организации эффективного и оперативного обмена информацией между магазином и другими подразделениями предприятия. Для обеспечения оперативного анализа деятельности магазина, составления и передачи отчетности в офис предприятия, ведения статистического учета, упрощения системы документооборота, организации баз данных поставщиков, закупаемых и реализуемых товаров необходимо автоматизировать сбор, обработку, хранение, передачу и использование информации о деятельности магазина. Так как на предприятии имеется информационный центр, работающий с подразделениями офиса, то одним из способов оптимизации работы в данном случае может выступать оснащение работников руководящего состава магазина компьютерами и соответствующими программными продуктами – создание единой для всего предприятия информационной системы.

При этом в состав персонала магазина потребуется ввести сотрудника отвечающего за адекватную работу системы, ее согласованность с системой предприятия, отслеживание и корректировку работы системы. Таким сотрудником может стать администратор-программист (администратор сетей и баз данных), подчиняющийся как директору магазина, так и заместителю генерального директора по экономике, так как именно он руководит работой инженера АСУП и программистами предприятия (рис. 6.1 – 6.2.).

Рис. 6.1. Измененная организационная структура магазина

При этом на этапах функционирования: заключить договора, произвести приема и складирование товара, выдать товар со склада в отделы, реализовать товар, составить отчетность для анализа деятельности магазина появятся новые бизнес-процессы такие как ввод данных о договорах и поставщиках, о поставках и товарах, о результатах деятельности, о продажах в базы данных информационной системы, проведение анализа данных. Кроме того, в качестве вспомогательного бизнес-процесса в диаграмме IDEF0 появиться такой процесс как «обслуживание» информационной системы и компьютерного оборудования, что включает в себя проверка, выявление ошибок и корректировка работы системы, обеспечение бесперебойной и исправной работы компьютеров и средств связи.

При желании устранить проблему недостаточной оперативности взаимодействия подразделений, передачи и обработки информации потребуются дополнительные финансовые и временные затраты, связанные с приобретением оргтехники, программного обеспечения, расширением и адаптацией существующей на предприятии информационной системы для использования в магазине, поиском оператора-программиста и оплатой его работы, обучением персонала магазина работе в системе.

Рис. 6.2. Измененная структура взаимодействия с подразделениями

Кроме того, такое решение проблемы приведет к возникновению угрозы несанкционированного доступа к информации, постоянного повышения требований к системе и необходимости периодического обновления программных средств и оборудования, сбоев в работе системы, повышения квалификации персонала т.п. Но это может быть оправдано быстрой обработкой информации и как следствие оперативным анализом и планированием деятельности, экономией времени и финансов на передачу отчетности в офис, результаты анализа будут использоваться не только в офисе, но и на местах (в магазине).