Процедуры контроля. Управление рисками и спорными вопросами

Лекция 9: Процедуры контроля

9.1 Управление рисками и спорными вопросами

Для управления рисками и спорными вопросами, возникаю­щими в процессе выполнения проекта, предусмотрена процедура управления рисками и спорными вопросами. Основная цель этой процедуры - установить, как поднимаются и решаются спорные вопросы и сдерживаются риски. Данная процедура обеспечивает отслеживание состояние управления этими вопросами и поддер­живает «прозрачность» управленческих решений. Другая цель процедуры состоит в том, чтобы структурировать и направить управленческие воздействия на своевременное решение спорных вопросов (сдерживание рисков) и гарантировать принятие реше­ний командой проекта. В результате число нерешенных вопросов должно быть уменьшено до такой степени, чтобы минимизировать их практическое воздействие на проект.

По ходу проекта могут возникать проблемы, с которыми ко­манда проекта может не справиться. Процедура, описанная ниже, должна использоваться для решения подобных проблем и обеспе­чения условий для продолжения процесса разработки. Управление рисками и спорными вопросами ведется с использованием формы «Риски и спорные вопросы» и отслеживается в соответствующем журнале. Эти документы обсуждаются на совещаниях по проекту. Менеджер проекта назначает ответственного за выполнение про­цедурных требований. Организация процедуры обеспечивается менеджером проекта.

Администратор проекта ведет учет рисков и спорных вопросов в соответствующих форме и журнале. Информация по этим во­просам предоставляется специально назначенным членом коман­ды проекта. Форма «Риски и спорные вопросы» возвращается администратору проекта для сохранения в виде файла в библио­теке проекта после того, как спорный вопрос решен или, наоборот, никаких действий не предпринималось, а в журнале «Риски и спорные вопросы» указывается окончательное состояние спорно­го вопроса. Информация о рисках и спорных вопросах представ­ляется в следующем виде:

•  источник - фамилия, имя и отчество автора, функциональная область или часть проекта (этап/процесс), тип (риск/спорный вопрос), дата поступления, учетный номер, описание (полное описание и любая базовая информация);

•  текущее состояние (корректируется в случае необходимости) - кому поручено, приоритет (критичный/высокий/средний/низ­кий), статус (таблица 1);

•  исследование - возможное действие (описание действий, спо­собных привести к решению вопроса, включая влияние этих действий на затраты, сроки, сбои в работе, качество управления проектом и др.), оценка воздействия (на бизнес и/или техническая оценка воздействия);

•  решение - рекомендации (окон­чательные рекомендации по разрешению вопроса);

•   утвержде­ние - «принят» (исполнитель) с указанием даты, «принят» (заказчик) с указанием даты, номер соответствующей формы «Запрос на изменение» (в случае, если для реализации утверж­денного решения спорного вопроса необходим запрос на из­менение с соответствующей санкцией), дата постановки изме­нений на контроль.

Таблица 1 – Статус рисков и спорных вопросов

Последовательность шагов выполнения процедуры.

 Появление нового спорного вопроса. Любой член команды про­екта (автор) может представить на рассмотрение спорный вопрос, заполнив форму «Риски и спорные вопросы». Внесенная инфор­мация о спорном вопросе должна включать описание потенци­ального воздействия на проект в случае, если данный вопрос не будет решен. Администратор проекта направляет форму «Риски и спорные вопросы» менеджеру проекта для проведения обзора. После консультаций с заказчиком (если есть необходимость в та­ких консультациях) менеджер проекта поручает члену команды проекта исследовать вопрос. Менеджер проекта также устанавли­вает приоритет для рассмотрения вопроса и предполагаемую дату решения, а также изменяет статус вопроса на «поручен».

Изучение спорного вопроса и поручение его к исполнению. Менеджер проекта изучает спорный вопрос и в случае необходи­мости вносит коррективы в форму «Риски и спорные вопросы», дополнив ее информацией о месте данного спорного вопроса перспективе. Результатом изучения спорного вопроса может быт один из следующих вариантов:

•  решение, что постановка спорного вопроса уже разрешает существующий вопрос. Это может включать модификацию су­ществующего вопроса для отражения новой информации;