Процедуры контроля. Управление рисками и спорными вопросами, страница 5

Уточнение проблемы. Как только отчет по проблемам утверж­дается, начинается реализация решения. Отчет передается соответствующему члену команды проекта для проведения корректи­рующих действий. По завершении этих действий отчет тестиру­ется (или проверяется) членом команды или организацией, обозначенными в разделе «Организация, роли и ответственность» этого документа, после чего в отчете фиксируется завершение корректирующих действий. Затем отчет передается администра­тору проекта. Администратор проекта меняет статус проблемы в журнале отчетов по проблемам на «закрыта» и сохраняет отчет в виде файла в библиотеке проекта. На совещаниях по проекту жур­нал проверяется на предмет отслеживания еще не закрытых про­блем.

9.3 Контроль изменений

Процедура.

Для контроля за изменениями, возникающими в процессе вы­полнения проекта в области применения проекта и базовых уста­новках, предусмотрена процедура контроля изменений. Цель про­цедуры контроля изменений — установить, как контролируются изменения в основных положениях проекта, включая изменения в области применения. Эта процедура структурирует и направля­ет действия менеджмента на своевременное решение вопросов по таким изменениям. Кроме того, данная процедура предоставляет исполнителю и заказчику возможность анализа и согласования изменений, которые обе стороны считают важными для успеха проекта. Существенным для проекта является то, что исполнитель и заказчик вместе осознают выгоду и затраты, связанные с каждым изменением, — это поможет принять наиболее рациональное ре­шение.

Предметом рассмотрения данной процедуры являются любые модификации или отклонения от согласованной функциональ­ности или изменения во времени и стоимости по сравнению с указанными в договоре. Запросы на изменение могут инициировать исполнитель и заказчик в любое время, когда возникла такая по­требность. Достижение соглашения по запросу на изменение озна­чает соглашение на изменение общей стоимости, функциональ­ности или временных рамок проекта. Исполнитель информирует заказчика, когда, по его мнению, запрос на изменение, требующий внесения правок в договорные обязательства, должен быть реали­зован. В таких случаях исполнитель представляет на рассмотрение формальное предложение об изменении для принятия его заказ­чиком и, если предложение принимается, инициирует изменение в договоре. Организация процедуры обеспечивается менеджером проекта.

Администратор проекта ведет учет запросов на изменение в соответствующих форме и журнале. Информация по этим вопро­сам предоставляется специально назначенным членам команды проекта. Форма «Запрос на изменение» возвращается админист­ратору проекта для сохранения в виде файла в библиотеке проек­та после того, как изменение утверждено или, наоборот, никаких действий не предпринималось, а в журнале запросов на изменение указывается окончательное состояние запроса. Информация о запросе на изменение представляется в следующем виде:

•  источник— фамилия, имя и отчество автора, дата, учетный номер, функциональная область, этап проекта, инициатор изменения (запрос заказчика или нет), подробное описание из­менения (описание причин возникновения изменений, влияние предлагаемых изменений, к чему может привести невыполне­ние предлагаемых изменений);

•  текущее состояние (корректируется в случае необходимо­сти) — приоритет (критичный/высокий/средний/низкий), категория (специфическая для проекта классификация запросов на изменение), кому поручено, требуемая дата решения,
статус (таблица 5);

•  исследование - когда должно быть завершено исследование (конкретная дата), связанные запросы, на что воздействует, что обнаружено и рекомендации, связанные спорные вопросы, связанные документы, воздействие на бизнес, воздействие на ап­паратные средства, общая оценка воздействия (затраты времени, стоимость и план) и (необязательно) для каждой задачи, которую затрагивает изменение (затраты времени, стоимость и график);