Процедуры контроля. Управление рисками и спорными вопросами, страница 10

Планирование проекта. Начальный вариант рабочего плана про­екта подготавливается на стадии запуска проекта и представляет собой набор начальных базовых данных, которые включают все задачи, результаты, промежуточные итоги, зависимости, роли, а также даты начала и окончания выполнения задач, установленные, исходя из объема ресурсов для каждой роли. В рабочем плане должно быть указано распределение ресурсов с детализацией ко­личества человеко-часов или человеко-дней, запланированных по первому этапу.

Контроль этапа. По ходу проекта информация о задачах и ре­сурсах должна регулярно корректироваться. Должны быть указаны: реальное время, затраченное на выполнение задач, реальные ре­сурсы, которые были задействованы, оценка по ресурсам для за­вершения выполнения задач. Дополнительные, незапланирован­ные задачи вносятся в рабочий план в любой момент времени или в те моменты, когда производится ввод фактических данных. Значительные изменения рабочего плана могут утверждаться за­казчиком. К значительным изменениям относят изменения в до­говоре, оплате или графике проекта. Любое утверждение измене­ний в рабочем плане означает изменение в базовых данных про­екта.

Ввод фактических данных и постановка задач. Регистрация фак­тических данных происходит еженедельно с использованием фор­мы «Отчет о работе». Затем эти данные помещаются в рабочий план. Регистрация времени производится как для плановых задач, так и для внеплановых. Плановая задача - это задача из рабочего плана с установленными ресурсами. Внеплановая задача - это за­дача, которая или отсутствует в рабочем плане, или для выполне­ния которой не установлены ресурсы. Плановые задачи фиксиру­ются для каждого члена команды проекта в форме «Отчет о рабо­те» с кодами, соответствующими этим задачам. Менеджер проекта ответственен за уникальность и соответствие кодов зада­чам из рабочего плана. Внеплановые задачи заносятся в отчеты о работе с указанием или без указания кода задачи.

Если код не указан, то это означает, что такой задачи в рабочем плане нет. Для того чтобы включить новую задачу в рабочий план, менеджер проекта должен присвоить ей код и установить объем ресурсов, необходимых для выполнения задачи. Если код указан, то в рабочий план вносятся изменения в соответствии с указан­ными ресурсами и введенными фактическими данными. Все вне­плановые задачи по проекту, собранные за неделю, менеджер проекта включает в список дополнительных задач (с указанием кода). Затем этот список или новая копия текущего рабочего плана рас­сылаются руководителям проекта. После этой процедуры внепла­новые задачи могут включаться в отчеты о работе, подготавлива­емые на следующую неделю.

Оценка затрат и отчетность о состоянии работ. Оценка затрат времени по выполнению отдельных задач регистрируется ежене­дельно каждым членом команды проекта в отчете о работе. Оценка ресурсов, необходимых для выполнения задач заносится в рабочий план. Менеджер проекта, координатор проекта и руководители групп рассматривают эти оценки, а также соответствующие даты начала/окончания выполнения задач и в случае необходимости вносят в них коррективы. Состояние работ документируется и обсуждается на совещаниях, посвященных состоянию проекта. Еженедельно подготавливается бюллетень о состоянии работ для включения в отчет о состоянии проекта, как это предусмотрено процессом «контроль и отчетность».

9.6 Контроль финансового плана

Процедура.

Процедура контроля финансового плана определяет требова­ния для поддержки финансового плана и планов финансового контроля с целью формирования бюллетеня о финансовом со­стоянии. К целям данной процедуры можно отнести:

1) сопро­вождение финансового плана;

2) ввод фактических данных (тру­довые затраты и расходы);

3) ввод данных о финансовой оценке завершения задач;

4) подготовка бюллетеня о финансовом со­стоянии.

Эта процедура находится, прежде всего, в компетенции координатора проекта, но также имеет отношение к менеджеру проекта, руководителям групп и членам команды, ответственным за планирование и текущий контроль финансового состояния проекта. Организация процедуры обеспечивается менеджером проекта.