Процедуры контроля. Управление рисками и спорными вопросами, страница 14

Цель данной процедуры - оценить ход развития проекта. Совокупность параметров, значения которых будут фиксировать­ся в ходе выполнения проекта, может быть использована как в данном проекте, так и для совершенствования процессов в буду­щих проектах. Организацией процедуры занимается менеджер проекта.

По ходу проекта производится сбор следующей информации:

1) процент затрат на составление обзоров;

2) процент затрат на доработку проекта;

3) эффективность обзоров;

4) процент зафик­сированных ошибок при сборе данных;

5) разница между пла­нируемыми и фактическими показателями (материальные и фи­нансовые затраты и время). Доработка проекта проводится из-за неточных данных, принятия неверных решений, системных оши­бок (нет резервной копии), ошибочных процедур, проблем с ре­ализацией, а также в связи с изменениями в процедурах. Возможный статус обзора показателей качества представлен в таблице 9.

Таблица 9 – Статус обзора показателей качества

Последовательность шагов выполнения процедуры.

Для сбора, анализа данных и составления отчетов использует­ся следующая последовательность шагов:

1)  определить показатели для сбора информации;

2)  собрать необходимую информацию по проекту;

3)  провести сравнительный анализ и подготовить отчет по показателям качества;

4)  проанализировать показатели с целью их улучшения;

5)  применить полученные результаты для повышения качества
управления проектом;

6)  использовать собранную информацию при подготовке отчета
об окончании работ.

9.10 Контроль документов

Процедура.

Цель данной процедуры - установить, каким образом доку­менты по проекту будут создаваться, рассылаться и пересматри­ваться. Эта процедура применима ко всей документации, которая создается в ходе проекта. За организацию контроля документов отвечает администратор проекта.

Последовательность шагов выполнения процедуры.

Создание контролируемых документов. Для всех документов, предназначенных для обзора, утверждения или пересмотра, долж­ны быть предприняты описанные ниже шаги. Форматирование документов выполняется в соответствии со стандартами контроля документов заказчика. Реализация процедуры производится в сле­дующей последовательности:

•  документу присваивается номер версии. Слово «проект» перед
номером версии будет обозначать «неутверждаемый» документ.

Документу присваивается контрольный номер и оформляется
титульный лист;

•  составляется таблица с записью изменений, в которой будет
отслеживаться история производимых изменений;

•  составляется список рецензентов;

•  оформляется лист рассылки с указанием лиц, кому будет по­сылаться документ, а также библиотеки проекта и других возможных мест хранения информации;

•  составляется оглавление документа;

•  составляется введение. Большинство документов имеют раздел
«Введение», в котором кратко описывается, о чем идет речь в
документе и для каких специалистов он предназначен;

•  создается «тело» документа;

• документ и его версия регистрируются в списке оригинале и
индексов.

Обзор, пересмотр и выпуск документов. Каждый документ перед выпуском должен быть отрецензирован и утвержден. Для получе­ния информации о том, кто как минимум должен рецензировать каждый из типов документов необходимо обратиться к плану качества работ. Независимые оценки даются как техническими специалистами, так и персоналом, с деятельностью которого связан данный документ. Обзоры проводятся в соответствии с процедурой «обзор качества». Для каждого обзора указывается номер и тип. Если документ предназначен для заказчика, то предварительно он должен быть отрецензирован персоналом исполнителя. Реализация процедуры производится в следующей последовательности: