Процедуры контроля. Управление рисками и спорными вопросами, страница 11

В рамках данной процедуры должны быть представлены отче­ты о трудовых затратах и расходах по всем ресурсам проекта за указанный промежуток времени. Дополнительно должна быть представлена такого рода информация обо всей деятельности, имеющей отношение к проекту. Для каждого ресурса исполните­ля в рабочем плане указываются фактические данные о затратах

рабочего времени и оценка предстоящих затрат. Эта оценка пред­ставляется в человеко-днях (обзор по месяцам) либо в человеко-часах (обзор по неделям).

Последовательность шагов выполнения процедуры.

Данная процедура охватывает отдельные этапы управления проектом.

Планирование проекта. Начальный вариант финансового плана проекта подготавливается как часть технико-коммерческого пред­ложения и пересматривается при запуске проекта. Этот план вклю­чает распределение затрат времени по работам, оценку предстоя­щих затрат, анализ рентабельности, график оплаты и расценки. График оплаты представляет собой бюджет заказчика и включа­ется в договор, являясь единственным разделом финансового пла­на, данные которого открыты для заказчика. Информация по всем остальным разделам является конфиденциальной. Если в график оплаты при запуске проекта вносились изменения по сравнению с договором, то этот график должен быть пересмотрен со стороны бизнес-менеджера исполнителя и представителей заказчика. Планы финансового контроля (в рамках финансового плана) «при­вязываются» к финансовым периодам и информации о расценках. Эти планы предназначены для отслеживания финансового состо­яния с обеих сторон.

Планирование этапа. Перед окончанием текущего этапа проек­та финансовый план должен пересматриваться. Снимается копия текущего плана, и в эту копию вносятся соответствующие изме­нения в распределение затрат рабочего времени, оценку расходов и анализ рентабельности. Это влечет за собой изменения, каса­ющиеся последующих периодов в графике оплаты (даты, расходы и т.д.), которые требуют утверждения со стороны заказчика. Расценки в текущем и/или последующих периодах также подвер­гаются корректировке, чтобы отразить изменения в договоре (гра­фике оплаты) или любые недоговорные изменения (в распреде­лении затрат рабочего времени, оценке расходов и анализе рента­бельности). Если изменения в графике оплаты одобрены заказчиком, то теперь два плана отражают бюджет проекта: на­чальный план (для предыдущих периодов), новый план - для те­кущего и последующих периодов. Если изменений в графике оплаты не было, то новый план становится текущим, а предыду­щий - остается бюджетным. В соответствии с изменениями в расценках корректируются и другие показатели плана, «привязанные» к данным расценкам. Плановые показатели предыдущих периодов остаются «привязанными» к прежнему финансовому плану. Каждый измененный финансовый план будет являться ба­зовым для последующих этапов, а предыдущий базовый план дол­жен быть сохранен в архиве.

Контроль. По ходу проекта еженедельно проводится сбор дан­ных о фактических трудовых затратах и расходах ресурсов для ввода этих данных в финансовый план. Эти данные используют­ся для вычисления расценок на текущий (и предыдущий) отчет­ный финансовый период. После ввода данных о затратах рабо­чего времени и расходах на текущий период производится фи­нансовая оценка предстоящих затрат исполнителя, а также вводятся (или рассчитываются) другие показатели в рамках кон­троля финансового плана. Менеджер проекта указывает процент выполнения работ по проекту, фактические результаты за теку­щий период и запланированные результаты на предстоящий пе­риод.