Процедуры контроля. Управление рисками и спорными вопросами, страница 8

Отслеживание  информации  по   мониторингу  и  отчетности  состояния  проекта.

Ниже приводится описание информации, которая необходима в качестве вводной для процедуры «мониторинг и отчетность со­стояния проекта» или которая формируется в качестве результата проведения данной процедуры.

Менеджер проекта со стороны исполнителя ежемесячно под­готавливает отчет о состоянии проекта для совещаний и внутрен­ний отчет о состоянии проекта для исполнителя, включающий также описание финансовых аспектов. Бюллетень о состоянии ра­бот представляет собой набор количественных характеристик, подготавливаемый по какому-либо аспекту проекта. Этот бюлле­тень формируется на основании данных рабочего или финансо­вого планов. Отчеты о посещении рабочих мест формируются на регулярной основе всеми специалистами, посещающими рабочие места, и представляются менеджеру проекта или координатору. Затем отчеты объединяются, а нерешенные спорные вопросы об­суждаются на совещаниях, проводимых на соответствующих ра­бочих местах, и сохраняются в журнале спорных вопросов (если в этом есть необходимость).

Все совещания по проекту протоколируются в обязательном по­рядке. В протоколе совещания должна быть представлена в письмен­ном виде краткая информация о месте встречи, присутствующих, обсуждаемых вопросах, пунктах действий и решениях, принятых на совещании. В протоколах всех описанных выше совещании должны быть зафиксированы пункты действий, которые необходимо реализовать. На последующих совещаниях администратор проекта контролирует выполнение данных пунктов. Выполнение пунктов действий регистрируется в библиотеке проекта. При проведении обзоров по проекту выявляются риски и спорные вопросы Администратор проекта регистрирует каждый новый риск и спорный вопрос в форме «Риски и спорные вопросы», и затем запускается процедура управления рисками и спорными вопросами Обсуждение открытых спорных вопросов и рисков в обзорах фиксируется в соответствующих форме и журнале администратором проекта или кем-либо из присутствующих на совещании.

Совещания: повестка дня, присутствующие, входная и выходная нформация

Результатом совещаний (выходной информацией) являются протоколы, распространяемые среди всех присутствующих лиц. В ряде случаев дополнительные копии рассылаются лицам, которые на совещании не присутствовали.

Обзор состояния работы команды проекта. Вповестке дня данного совещания следующие вопросы:

1) состояние рабочего плана;

2) спорные вопросы;

3) журнал запросов на изменение;

4) журнал отчетов по проблемам;

5) пункты действий;

6) другие вопросы Входной информацией для этого совещания являются еженедель­ные отчеты о состоянии проекта, подготавливаемые командой проекта. Председательствует на совещаниях менеджер проекта со стороны исполнителя. Протокол ведется администратором проекта и распространяется среди руководителей команды проекта. На обзорах состояния работы команды проекта присутствуют члены комитета по контролю за изменениями.

Обзор состояния проекта. Повестка дня данного совещании включает такой круг вопросов:

1) состояние рабочего плана;

2) ключевые показатели выполнения и результаты проекта;

3) со­стояние бизнеса (основные ключевые показатели выполнении проекта и даты, изменения в бизнес-процессах или политике фирмы и изменения в требованиях);

4) планирование ресурсов проекта на следующий месяц;

5) спорные вопросы;

6) журнал запросов на изменение;

7) пункты действий;

8) другие вопросы.

Входной информацией для этого совещания является отчет о состоянии проекта, подготовленный координатором проекта. Такие совещания проводятся ежемесячно. Протокол совещания распространяется среди присутствующих и поступает также в комитет по управлению проектом. На обзорах состояния проекта присутствуют координатор проекта, бизнес-менеджер, менеджер по качеству, менеджер проекта, администратор проекта и руководители гpyпп.

Внутренний отчет о состоянии проекта (для исполнителя). В повестке дня данного совещания следующие вопросы: