Процедуры контроля. Управление рисками и спорными вопросами, страница 2

•  дальнейшая дискуссия с автором и другими членами команды проекта, чтобы выяснить, может ли быть достигнуто удовлет­ворительное решение вопроса до того, как вопрос будет включен в журнал «Риски и спорные вопросы» (или решение о том, что вопрос вообще не нуждается в документировании);

•  решение, что спорный вопрос попадает в сферу управления. Менеджер проекта опытным путем определяет этап/процесс, к которому относится данный вопрос, функциональную область и приоритет (критичный, высокий, средний или низкий).
Администратор проекта включает вопрос в журнал со статусом «открыт» и присваивает ему последовательный номер.

         Каждый открытый спорный вопрос поручается члену команды проекта для исследования. Поручение может быть сделано со­вместно менеджером проекта и менеджером проекта со стороны заказчика после обзора результатов изучения данного вопроса. После этого статус вопроса меняется на «поручен». Исследователю вопроса устанавливается срок подготовки отчета по результатам исследования (как правило, не более 2 недель).

Исследование спорного вопроса. Исследователь анализирует об­стоятельства, сопровождающие спорный вопрос с автором и дру­гими членами команды проекта. Цель исследования — определить один или несколько возможных путей решения. Там, где это воз­можно, такое исследование следует выполнять совместно с заказ­чиком, так как могут существовать альтернативные решения дан­ного вопроса, исходя из стратегии бизнеса и практической дея­тельности заказчика. Отчет по исследованиям должен быть представлен к назначенной дате. Может быть признано необхо­димым провести дополнительное исследование после каждого обзора с целью получения законченных результатов или изучения других альтернатив. В качестве результата исследования в форме «Риски и спорные вопросы» записывается следующая информа­ция:

- статус - устанавливается «исследован»;

- описание - связанные спорные вопросы (любые другие спорные
вопросы, имеющие отношение к данному, - идентификатор);

- базовая информация (включает информацию, достаточную для
того, чтобы ее мог понять любой индивид, вновь изучающий этот вопрос);

- потенциальное воздействие (что может случиться, если вопрос не будет решен - и для бизнеса, и для проекта);

- история действий (хронология событий, включая имена тех,
кто принимал участие в обсуждении - в обратном хронологическом порядке);

         - возможные действия - описывается один или более вариантов
действий для решения спорного вопроса или мер по сдерживанию риска;

- оценка воздействия на бизнес - обсуждение воздействия спор­ного вопроса на бизнес. Приводится описание процессов, функций, стратегий или процедур, которые могут оказаться под воздействием;

         - рекомендации - исследователь может рекомендовать какие-то
особые действия для решения или определить шаги, которые
необходимо предпринять перед тем, как будет принято окон­чательное решение.

Рекомендации к решению. Альтернативные решения или рас­смотрение шагов, которые необходимо предпринять перед тем, как будет принято окончательное решение, должны быть обсуж­дены и отражены в форме «Риски и спорные вопросы» на совещаниях, посвященных обзору спорных вопросов. Менеджер проекта принимает рекомендуемое решение и изменяет статус спор­ного вопроса на «принят к решению».

Утверждение решения. Рекомендуемое решение обсуждается с заказчиком. Если заказчик соглашается с ним, это означает изме­нение статуса спорного вопроса на «утвержден». Если спорный вопрос требует изменений в сфере применения проекта или ос­новных положениях проекта, то заполняется форма «Запрос на изменение». В этом случае спорный вопрос представляется как базовая информация для создаваемой формы. Иначе соответству­ющему члену команды проекта поручается реализовать утверж­денное решение. Состояние решения далее отслеживается в обзо­рах, посвященных управлению проектом. Если решение не может быть согласовано до какой-то более поздней даты, то согласуется дата задержки, спорному вопросу устанавливается статус «задер­жан» и предпринимаются какие-либо промежуточные действия для продвижения данного вопроса. Если никаких действий не предпринимается, в форме «Риски и спорные вопросы» это отра­жается как изменение статуса на «нет действий».