Процедуры контроля. Управление рисками и спорными вопросами, страница 3

Передача спорного вопроса для утверждения (в случае необходи­мости). Если решение требует утверждения/координации со сто­роны других представителей заказчика, то спорный вопрос пере­дается на следующий уровень утверждения, как это описано ниже. Такая передача (эскалация) должна быть четко отражена в истории обзора и форме «Риски и спорные вопросы» (таблица 2). Если со­ответствующий руководитель утверждает решение, то спорный вопрос возвращается к менеджеру проекта для реализации.

Таблица 2  - Уровни эскалации решения спорных вопросов

9.2 Управление проблемами

Процедура.

Для разрешения проблем, возникающих в процессе выполне­ния проекта, предусмотрена процедура управления проблемами. Любая проблема обычно нуждается в отслеживании, которое дает возможность контролировать состояние проблемы и определять, решена она или нет. Это относится к проблемам, связанным с документацией, программным обеспечением и тестированием. Проблемы отличаются от спорных вопросов тем, что они связаны с существенными недостатками в получении результатов по данному проекту. Процедура управления проблемами представляет собой механизм, при помощи которого каждая из сторон, участвующих в договоре, может вынести на обсуждение любые вопросы, возникающие в процессе выполнения проекта.

Цель процедуры управления проблемами — установить, как решаются проблемы, связанные с результатами проекта. Данная процедура структурирует и направляет действия менеджмента па своевременное решение таких проблем. Вопросы, возника­ющие при посещении специалистами рабочих мест, сначала до­кументируются в отчете о посещении рабочих мест и обсужда­ются в обзорах о состоянии проекта. Затем они могут быть от­несены командой проекта к категории спорных вопросов или проблем. Персонал проекта идентифицирует проблемы в ходе выполнения задач по качеству управления проектом, например it ходе обзоров качества. Заказчик может идентифицировать про­блемы с результатами в технических обзорах и при приемке ре­зультатов. Организация процедуры обеспечивается менеджером проекта.

Администратор проекта ведет учет проблем в соответствующих форме и журнале. Информация по этим вопросам предоставляет­ся специально назначенным членам команды проекта. Форма «Отчет по проблемам» возвращается администратору проекта для сохранения в виде файла в библиотеке проекта после того, как проблема решена или, наоборот, никаких действий не предпри­нималось, а в журнале отчетов по проблемам указывается окон­чательное состояние проблемы. Информация о проблеме пред­ставляется в следующем виде:

• источник - фамилия, имя и отчество автора, дата поступления, учетный номер, детали проблемы (включая воздействие на эле­менты);

• текущее состояние (корректируется в случае необходимости) - приоритет (немедленный/срочный/обычный), фамилия, ими и отчество исследователя, статус (таблица 3); исследование - кому поручено, когда должно быть завершено (конкретная дата), связанные запросы, на что воздействует, что обнаружено и рекомендации, связанные спорные вопросы, связанные до­кументы, воздействие на бизнес, воздействие на аппаратные средства, предложенные/фактические действия, оценка требу­емых работ;

• решение - утверждение (исполнителем) с указанием даты, утверждение (заказчиком) с указанием даты; исполнение - кто проводит анализ изменения, дата анализа, документ, подтверждающий исполнение (на конкретную дату), связанная форма «Запрос на изменение».

Таблица 3 – Статус проблем