Проектирование функциональной структуры системы учета товарно-материальных ценностей (ТМЦ) (лабораторная работа), страница 2

При ведении автоматизированного учета широко используются различного рода справочники. В нашем примере будут использоваться справочники ТМЦ и контрагентов (поставщиков и получателей ТМЦ). Это диктуется тем, что многие названия товаров и контрагентов, а также соответствующие им другие данные, при учете хозяйственных операций будут повторяться многократно, поэтому использование в такой ситуации автоматизированных справочников позволит снизить трудоемкость ввода первичных данных, а также уменьшить вероятность возникновения ошибок при вводе.

3. ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ СХЕМА УЧЕТА

Технологическую схему формирования таблицы учетных записей приходных и расходных операций можно представить следующим образом (см. рисунок 1 на странице 2).

Разрабатывая систему необходимо учитывать, что одни и те же товары могут поступать от разных поставщиков по разным ценам (и даже от одного поставщика в разные периоды времени). Поэтому в рамках предлагаемой модели системы автоматизированного учета товары учитываются по средним ценам.

Основные учетные данные, информация о взаиморасчетах, проводки и справочные данные размещаются на нескольких листах рабочей книги Excel:

1)- лист ТМЦ, содержащий перечень всех учитываемых ценностей, их начальные остатки, формулы расчета оборотов в натуральном и стоимостном выражении и средневзвешенные цены. Основанием для расчетов служат данные о поступлении и продажах ТМЦ;

2)- лист ПРИХОД, содержащий сведения из первичных документов о поступлении ТМЦ;

3)- лист ПРОДАЖА, содержащий сведения о реализации ТМЦ;

4)- лист ВЗАИМОРАСЧЕТЫ, содержащий сведения о поставках и платежах;

5)- лист СУБСЧЕТА, содержащий справочник субсчетов, включающий коды и названия всех субсчетов, которые предполагается использовать в проводках. Сюда же  вводятся начальные остатки, а также формулы, позволяющие автоматически вычислять их обороты и исходящие остатки.

6)- лист ГлКНИГА, содержащий справочник образцов всех допустимых проводок. Образец состоит из кода проводки, а также кодов дебетуемого и кредитуемого в ней субсчетов. Кроме того, здесь задаются формулы, позволяющие автоматически рассчитывать итоговый оборот по данной корреспонденции счетов.

7)- лист ПРОВОДКИ, содержащий проводки, суммы которых не могут быть рассчитаны автоматически на основе информации других листов рабочей книги. Здесь предварительно формируется макет, содержащий формулы, которые по вводимому коду проводки автоматически "вытаскивают" в нужные ячейки строк листа дебетуемый и кредитуемый в ней счета. Ввод проводки осуществляется заданием ее кода и суммы. По указанному коду EXCEL подставляет дебетуемый и кредитуемый субсчета. После ввода каждой проводки автоматически пересчитывается итоговый оборот по данной корреспонденции субсчетов на листе ГлКНИГА, а на его основании – обороты и исходящие остатки каждого субсчета на листе СУБСЧЕТА.

8)- лист АВТОПРОВОДКИ, в котором проводки задаются по тем же правилам, но их суммы не вводятся вручную, а автоматически рассчитываются на основе данных регистрации поступления и реализации ТМЦ по ранее введенным формулам. Ссылки на суммы автопроводок также участвуют в формулах расчета оборотов на листах СУБСЧЕТА и ГлКНИГА.

9)- листы БАНК и КАССА для ведения учета банковских и кассовых операций.

10)- лист СПРАВОЧНИКИ, содержащий справочники ТМЦ и контрагентов

							запрос