Задание: самостоятельно отсортируйте записи в справочнике контрагентов по полю НАИМЕНОВАНИЕ.
2. ИМЕНОВАНИЕ ДИАПАЗОНОВ
Для автоматического вывода данных из справочников ТМЦ и контрагентов по соответствующим названиям используются встроенные функции Excel, в которых в качестве одного из аргументов указывается соответствующий диапазон ячеек, содержащих таблицы справочных данных. Поскольку эти диапазоны придется указывать достаточно часто, им целесообразно присвоить имена и использовать эти имена в качестве аргументов в функциях, что значительно проще, чем задавать адреса ячеек.
Присвоим диапазонам с данными справочников имена ТОВАРЫ и КОНТРАГЕНТЫ соответственно.
Задание – выделите диапазон А3:С50 (обратите внимание: строки шапки не включаются в именуемый диапазон!) с запасом на возможное пополнение справочника, щелкните в поле "Имя" (где обычно указывается адрес активной ячейки - слева от Строки формул), введите название выделенного диапазона ТОВАРЫ и нажмите ЕNTER.
Тот же результат можно получить, выбрав команду ВСТАВКА/ИМЯ/ПРИСВОИТЬ. Так мы зададим имя диапазону с данными второго справочника.
Задание - выделите диапазон Е3:I20 (с запасом) и выберите ВСТАВКА/ ИМЯ/ ПРИСВОИТЬ. В поле Имя введите КОНТРАГЕНТЫ (внизу в поле Формула уже заданы координаты выделенного именуемого диапазона) и щелкните ОК.
Сведения об имеющихся именованных диапазонах можно получить, если щелкнуть по кнопке раскрывающегося списка в поле "Имя". После этого раскрывается список имен диапазонов. Если щелкнуть по имени в списке, то на определенном листе выделяется соответствующий имени диапазон ячеек.
Задание - просмотрите список имен и закрепленные за именами диапазоны.
Кроме имен таблиц со справочными данными нам в дальнейшем понадобятся имена столбцов с названиями товаров, контрагентов и кодами признаков их госпринадлежности, поэтому зададим их сейчас.
Задание - поименуйте любым из известных вам способов следующие диапазоны ячеек:
АЗ:А50 - ИМЯ_ТОВАРА (символ подчеркивания вводится потому, что пробелы в имени диапазона не допускаются!)
ЕЗ:Е20 - ИМЯ_КОНТРАГЕНТА
I3:I20 - ПРИНАДЛЕЖНОСТЬ
3. ФОРМИРОВАНИЕ РАСЧЕТНЫХ ФОРМУЛ В ТАБЛИЦАХ
После формирования справочников можно приступить к формированию расчетной схемы для обработки оперативных данных при поступлении и реализации ТМЦ. Будем считать, что информационная система учета ТМЦ вводится в эксплуатацию с 1 сентября (для экономии времени ограничимся несколькими десятками записей).
Вначале сформируем запись о содержании первой операции поступления товаров на листе ПРИХОД. В ячейки граф таблицы №, ДАТА, НАИМЕНОВАНИЕ (контрагента), НАЗВАНИЕ (товара), КОЛ-ВО, ЦЕНА вводятся исходные первичные данные, а в остальных графах автоматически выполняются вычисления по расчетным формулам.
Задание – перейдите на лист ПРИХОД и введите в указанные ячейки следующие значения
А3: 1
В3: 01.09.08 (установите в этой ячейке краткий формат даты). Распространите этот формат на все ячейки диапазона В4:В50. Для этого активизируйте ячейку В3, затем щелкните по кнопке "Формат по образцу" панели инструментов "Стандартная" и выделением диапазона В4:В50 распространите этот формат на все ячейки диапазона.
3.1. Организация контроля вводимых данных в таблице
Естественно при организации ввода оперативных данных возникает вопрос - неужели придется вводить названия товаров и наименования контрагентов с клавиатуры? Ведь они будут часто повторяться, да и состоят они из большого числа символов.
Обычно при вводе данных в системах автоматизированной обработки используют коды вместо текстовых названий, а названия выводят после обработки для "озвучивания" выходных документов. Можно было бы и нам пойти по такому пути, но при этом нужно было бы иметь возможность "иметь перед глазами" кодификатор, чтобы оперативно его использовать при вводе первичных данных, причем нужно иметь возможность быстро "перемещаться" по нему в поисках нужного кода. В Excel это сделать можно, но достаточно сложно. Поэтому для решения проблемы снижения трудоемкости ввода с клавиатуры названий товаров и наименований контрагентов используем возможность системы автоматической проверки вводимых данных. В этом случае ввод значительно упростится - он сведется к выбору из соответствующего списка (при этом автоматически решается проблема контроля правильности вводимых данных).
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.