Методология построения нормативных документов, регламентирующих деятельность ОАО

МЕТОДОЛОГИЯ  ПОСТРОЕНИЯ  нормативных  ДОКУМЕНТОВ,

РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИХ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ОАО ""

Настоящая методология разработана в соответствии с договором №11/96 от 4.07.96г. между АПДО "" и ООО “” и включает в себя регламентацию построения документов по следующим направлениям:

1. Маркетинг.

2. Качество.

3. Экономика и финансы.

4. Персонал.

5. Управление.

Разработка велась в процессе выполнения работ, предусмотренных договором, и на первом этапе включала в себя ревизию нормативных документов, действующих на АПДО. Результаты работ по этому этапу включены во второй том отчета, подготовленного по данному договору.

В нашей разработке  мы ни в коем случае не претендовали  на создание каких- то новых правил или схем построения документов, значительно отличающихся от правил и принципов, установленных действующими стандартами, положениями и прочими директивными документами. Цель представляемой методологии — подчеркнуть обязательность включения некоторых положений в новые и корректируемые старые документы, а также обеспечить соблюдение некоторых принципов, позволяющих уменьшить вероятность обюрокрачивания управляющих структур и увеличить подчинение всей жизнедеятельности ОАО целям, установленным  в Миссии.

1. СХЕМА ПОСТРОЕНИЯ НОРМАТИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Мы рекомендуем строить весь комплект нормативных документов, которые будут регламентировать жизнедеятельность ОАО  и в переходный период, и после его создания, по блочному принципу, формируя каждый блок по принадлежности документов каждому из пяти вышеназванных направлений. Учитывая высокий уровень новизны внедряемых организационных и управленческих технологий, необходимо придерживаться схемы построения блоков, основанной на однозначном толковании устанавливаемых нормативов. Это обеспечивается разбиением документов, входящих в блоки, на разделы, устанавливающие:

1. Термины и определения.

2. Область распространения и применения, а также степень обязательности применения.

3. Экономические основы действия документа.

4. Процедуры, действия и ограничения, устанавливаемые документом.

5. Формы и форматы, обеспечивающие оптимальное осуществление устанавливаемых процедур и действий.

6. Формулы, функции и уровень оргтехники, необходимые для эффективного осуществления процедур и действий, устанавливаемых документом.                                   

7. Мотивация применения положений документа.

8. Порядок введения документа, сроки его действия и процедура изменения и отмены.

Приведенная схема построения документов является полным вариантом, содержащим разделы, наличие которых не всегда представлялось строго обязательным. В нашем случае создаваемая организационная система основывается на минимизации издержек, что требует оптимизации документооборота и минимизации количества бумажных носителей информации, базирующихся на повышении содержательности и качества директивных и прочих документов и уменьшении дублирования информации, процедур и регламентов. Другие разделы, введение которых установлено действующими директивными документами, не должны повторять или нивелировать положения перечисленных восьми. В отдельных случаях возможна разумная замена предлагаемых разделов на аналогичные, так как предлагаемая схема — рекомендуемая и направлена на достижение максимальной простоты применения документов. Очевидно также, что она предназначена, в первую очередь, для сложных основополагающих стандартов или инструкций, например,  регламентирующих сложные маркетинговые процедуры или устанавливающих основы функционирования системы тотального обеспечения качества. Более простые документы могут не содержать всех перечисленных разделов, но в любом случае должны иметь исчерпывающие определения и исключать неоднозначные толкования регламентов, норм, процедур и правил. Во избежание  неоднозначностей и противоречивых повторов должна быть установлена соответствующая процедура разработки, согласования, утверждения и введения в действие нормативных документов, чему посвящен третий раздел настоящей методологии.

Применение рекомендуемой схемы обусловлено конкретным назначением разрабатываемого документа и направлением его применения. От этого будет зависеть и методология его построения по приведенной схеме.

2. МЕТОДОЛОГИЯ  ПОСТРОЕНИЯ РАЗРАБАТЫВАЕМЫХ

ДОКУМЕНТОВ.

В “Плане мероприятий по достижению целей АПДО "" “ представлены все документы, которые должны быть разработаны для успешного функционирования создаваемого ОАО. В данном разделе мы представим подробную методологию их построения на основе схемы предыдущего раздела. Для удобства пользования методологией мы будем рассматривать документы по направлениям их использования, приведенным в самом начале в том же порядке.

2.1. МЕТОДОЛОГИЯ ПОСТРОЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ,

РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИХ МАРКЕТИНГОВУЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

2.1.1. Комплект нормативных документов, регламентирующих деятельность маркетинговых служб, должен включать в себя пакет организационных, методических и регламентирующих документов.