Система управления базами данных MicrosoftAccess. Изменение структуры таблицы. Работа с записями. Установка связей между таблицами. Применение отчетов, страница 9

1. Выделите поле Фамилия, щелкнув мышью на заголовке соответствующего столбца.

2. Щелкните на кнопке Сортировка по возрастанию на панели инструментов  . Рядом находится кнопка Сортировка по убыванию.

3. Щелкните на правой границе заголовка столбца Фами­лия и перетащите его границу в сторону, чтобы вы смогли увидеть фамилии на экране. Теперь фамилии рас­положены в алфавитном порядке.

Модернизация таблицы

Итак, мы создали базу данных, в которую включили про­стую таблицу и попробовали ввести в нее данные. Однако возможности Access намного превосходят такие скромные запросы пользователей. Теперь мы познакомимся с расши­ренными возможностями Access. Сначала мы создадим новую таблицу на основе уже существующей.

1. В окне базы данных щелкните на кнопке Таблицы и вы­делите значок таблицы Сотрудники. Щелкните на кноп­ке Копировать на панели инструментов.

2. Щелкните на кнопке Вставить. На экране появится окно диалога Вставка таблицы.

3. В поле Имя таблицы введите текст Заказчики, установите переключатель Только структура и щелкните на кнопке ОК. В окне базы данных появится новая таблица Заказчики.

4. Выделите значок таблицы Заказчики и щелк­ните на кнопке Конструктор . Откроется окно конструктора таблиц.

5. Замените имя поля КодСотрудника на КодЗаказчика. В стро­ку свойства Подпись для этого поля введите текст Код заказчика.

6. Щелкните на маркере выделения строки для поля Та­бельный номер и аналогичным образом выделите поля Имя и Отчество. Нажмите клавишу Delete. Щелкните на кнопке Да в появившемся окне диалога, чтобы подтвер­дить удаление полей.

7. Измените название поля Фамилия на Фирма. Соответству­ющим образом измените подпись для этого поля.

8. Выделите строки для полей Должность, Код отдела и Дата найма. Чтобы выделить несмежные поля, удерживайте нажатой клавишу Ctrl. Удалите эти поля из таблицы.

9. Добавьте в таблицу новые поля Адрес и Город. Выдели­те их и перетащите вверх, чтобы поместить перед по­лем ЭлектроннаяПочта.

10. Замените имя поля РабочийТелефон на Телефон. Изме­ните подпись для этого поля.

11. Добавьте новое поле КодГорода с соответствующей под­писью. Теперь структура таблицы выглядит так, как показано на  рисунке.

12. Щелкните на кнопке Вид, чтобы перейти в режим таб­лицы. Сохраните изменения в структуре таблицы.

13. Закройте таблицу Заказчики.

Создание форм

Вы уже знаете, как можно использовать формы для ввода и просмотра информации, содержащейся в таблицах. Сей­час мы создадим форму для ввода информации в таблицу Заказчики.

1. Щелкните на кнопке Формы в левой части окна базы данных. Щелкните на стрелке справа от кнопки Новый объект на панели инструментов. Выберите вариант Фор­ма. В окне диалога Новая форма выделите строку Мастер форм и щелкните на кнопке ОК. На экране появится следующее окно диалога.

2. Чтобы выбрать все доступные поля таблицы, щелкни­те на кнопке », затем - на кнопке Далее. Появится второе окно мастера.

3. Установите переключатель В один столбец. Перейдите к следующему окну.

4. Access просит вас выбрать стиль формы. Доступные стили вы можете просмотреть в списке справа, а слева показан внешний вид формы согласно выбранному сти­лю. Выберите вариант Рисовая бумага и щелкните на кнопке Далее. На экране появится следующее окно диа­лога.

5. Сохраните предложенное имя формы. Установите пе­реключатель Изменить макет формы и завершите работу с мастером, щелкнув на кнопке Готово. Форма откроет­ся в режиме конструктора. Результат вы можете срав­нить с рисунком.

Окно формы в режиме конструктора разделено на три области: заголовок, область данных и примечание. В заголовке формы обычно содержится название фирмы или дата. В области данных расположены элементы управления. В данном случае — это текстовые поля и подписи. В них содержится информация из таблиц. Внизу окна находится примечание формы, где помеща­ется любая информация, например дата, время и т. д. Кроме того, форма содержит еще два элемента — верх­ний и нижний колонтитулы, — но в данном режиме они не видны. В окне есть вертикальная и горизонтальная линейки, а также сетка. Помимо полей в качестве эле­ментов управления могут выступать списки, флажки, группы переключателей и т. д. Все доступные элемен­ты управления представлены на панели элементов.