Система управления базами данных MicrosoftAccess. Изменение структуры таблицы. Работа с записями. Установка связей между таблицами. Применение отчетов, страница 4

1. Поместите указатель мыши на границу между названи­ями полей Должность и Имя электронной почты.

2. Когда указатель примет вид двунаправленной стрелки, дважды щелкните левой кнопкой мыши. Access авто­матически установит ширину поля таким образом, что­бы в нем помещалась самая длинная запись.

Для изменения ширины записи также можно использовать команду Формат > Ширина столбца. Предварительно нужно выделить один или несколько столбцов, потом выбрать указанную команду и указать нужную ширину столбца. Попрактикуйтесь в полученных знаниях, изменяя поля по своему желанию. Можете попробовать сжать таблицу так, чтобы она поместилась на экран.

Ввод записей в режиме формы

Давайте научимся работать с текстом таблицы в режиме формы. В этом режиме удобнее выполнять ввод данных. Выполните следующие действия.

1. Раскройте список кнопки Новый объект на панели инст­рументов и выберите команду Автоформа. На экране появится форма.

2. Щелкните на кнопке Следующая запись внизу фор­мы. Access отобразит сведения о следующем со­труднике (табельный номер 12W-4790).

3. Щелкните на кнопке Последняя запись, и вы перейдете к последней записи. Кнопка Новая запись служит (как ни странно) для ввода новой записи

4. Введите дату 19.06.97 в последнее поле пятой записи. После этого нажмите клавишу Enter. На экране появится пустая форма, в которую можно ввести информацию о следующем сотруднике (см. рисунок выше).

5. Введите в поля формы данные о следующих двух со­трудниках:

Код сотрудника                     1184                                             1185

Табельный номер                 16W-4395                                   16W-4369

Имя                                         Владимир                                    Глеб

Отчество                                Викторович                                Борисович

Фамилия                                Борисов                                       Григорьев

Должность                             Нач. отдела   продаж                 Менеджер отдела продаж

Имя                                         vladimir.borisov@dom. ru          gleb.grigoriev@dom.ru

электронной

почты                

Рабочий телефон                   138 – 19 - 01                                138 – 19 - 01

 Код отдела                               16                                                 16                                                          

Дата найма                             22.09.96                                        23.10.96

Ввод данных закончен, и теперь можно просмотреть запи­си в режиме таблицы или формы. Для этого нужно также знать, как переключаться из одного режима в другой.

1. Щелкните на стрелке рядом с кнопкой Вид слева на панели инструментов. Появившийся список поможет вам переключать режимы просмотра таблицы. Выберите вариант Режим таблицы.

Щелкните на кнопке Вид еще раз и выберите вариант Режим формы.

Щелкните на кнопке Закрыть в правом верхнем углу окна формы. Access спросит вас, хотите ли вы сохранить изменения макета или структуры формы, ответьте Нет. Не волнуйтесь, сами данные уже сохранены, так как программа сохраняет каждую запись автоматически при переходе к следующей. Вы видите таблицу Сотрудники, но данные, которые мы вводили через форму, в ней пока не появились.

4  Выберите команду Записи > Обновить. Если ваши записи не появились в таблице, выберите команду Записи > Фильтр > Изменить фильтр. В первом поле появится небольшая кнопка со стрелкой. Остальные записи на эк­ране видны не будут. Не вводите ничего в первое поле и выберите команду Фильтр > Применить фильтр.

Удаление записей

Если запись устарела и не потребуется вам в будущем, ее можно удалить.

1. Щелкните на маркере выделения записи 2 (код сотрудника 1112) и выберите команду Правка > Удалить и. жмите клавишу Delete. На экране появится окно диалога.

2. Щелкните на кнопке Да, Access удалит запись и обно­вит таблицу.