Системы обработки текстовых документов. Настройка рабочей среды Word. Редактирование документа, страница 17

Этап 2 – выберите способ создания основного документа – Текущий документ и нажмите ссылку Далее;

Этап 3 – выберите получателей – Создание списка и нажмите ссылку

Создать. На экран выведется окно Новый список адресатов;

-  для изменения структуры источника данных нажмите [Настройка];

-  в открывшемся окне Настройка списка адресов с помощью кнопок: [Добавить], [Удалить], [Переименовать], [Вверх], [Вниз] создайте поля источника (см. рис. 4.23) и нажмите [ОK];

Рис. 4.23 Окно Настройка списка адресов

-  заполните источник данных двумя-тремя записями с произвольной информацией по всем полям, например, о себе и студентах своей группы (рис. 4.24) и нажмите [Закрыть];

-  в открывшемся окне Сохранение списка адресатов укажите имя файла Список_выигрыш и папку Word. Нажмите [Сохранить]; - в открывшемся окне Получатели слияния (рис. 4.25) можно сортировать или редактировать данные списка. Нажмите [ОК] и ссылку Далее;

Этап 4 – наберите текст основного документа и в нужные места вставьте поля слияния (обозначены серым цветом), которые открываются кнопкой  [Вставить поля слияния] на панели инструментов Слияние (рис. 4.26) и нажмите ссылку Далее;

Рис. 4.24 Вид окна Новый список адресов

            Этап 5     –     просмотрите     результат     слияния,     используя         кнопки

Рис. 4.25 Вид таблицы источника данных

Этап 6 – при необходимости распечатайте результаты слияния.

· Сохраните и закройте документ Письма.

Задание 3. Выполнить редактирование основного документа и источника данных в документе слияния Письма.

Рекомендации по выполнению · Откройте файл Письма.

· В открывшемся окне Microsoft Office Word (рис. 4.27) нажмите [Да]. Откроется страница документа слияния, которая содержит текст уведомления о выигрыше для одного из адресатов, и панель Слияние.

Рис. 4.27 Запрос на разрешение слияния

· Просмотрите письма для всех адресатов, используя кнопки навигации на панели Слияние.

· Измените в основном документе дату выплаты выигрыша, например, на 10 августа. Убедитесь, что изменения произошли во всех письмах, используя кнопки навигации.

· Добавьте в таблицу источника данных новую запись об участнике акции:

-  нажмите кнопку  [Адресаты слияния] на панели Слияние;

-  в открывшемся окне Получатели слияния нажмите [Изменить];

-  в открывшемся окне источника данных Список_выигрыш нажмите

[Создать запись];

-  в открывшемся окне с чистыми полями введите информацию ещё об одном студенте из своей группы и нажмите [Закрыть], а затем [ОК] в окне Получатели слияния.

· Просмотрите подготовленные письма, используя кнопки навигации.

· Сохраните и закройте документ Письма.

Задание 4. Для рассылки писем создать документ слияния Конверты, содержащий основной документ – конверт, на основе документа слияния Письма.

Рекомендации по выполнению · Откройте файл Письма.

· В открывшемся окне Microsoft Office Word (рис. 4.27) нажмите [Да] для разрешения слияния.

· Создайте конверты для рассылки писем:

-  нажмите кнопку [Выбрать тип документа] на панели Слияние; - в открывшемся окне Тип основного документа установите переключатель – конверты и нажмите [ОК];

-  в открывшемся окне на вкладке Параметры конверта настройте поля, например, следующим образом: Размер конверта – выберите Размер 14 (127х292 мм); в группе Адрес получателя – нажмите [Шрифт] и установите Arial 16 пт, в счетчике слева введите 18 см; - на вкладке Параметры печати укажите Способ подачи конверта на принтер, например, адресом вверх и нажмите [ОК];

-  в появившемся сообщении (рис. 4.28) нажмите [ОК]. Основной документ примет вид конверта. На странице будут указаны области ввода адреса отправителя и получателя.

Рис. 4.28 Запрос на разрешение изменения

· Заполните конверты: