Планирование распорядка дня президентами крупных корпораций. Применение централизованных и децентрализованных процедур планирования, страница 4

-  организуют совещание таким образом, чтобы его участники, в чьем присут­
ствии уже нет необходимости, могли уйти;

-  завершают совещание только тогда, когда принято решение о дальнейших
действиях.

Эффективным аппаратом, позволяющим экономить время деловых людей является автомобильный телефон. Руководитель консультативной бухгалтерс­кой фирмы Arthur Andersen считает его великой находкой, необходимым по­мощником в тех случаях, когда автомобиль попадает в уличную пробку. По утрам, во время получасового пути на работу в Чикаго, он звонит коллегам в Европу, по вечерам, по дороге домой, в западные штаты США.

Руководителям фирм приходится много летать. И они изобрели массу способов, как провести с пользой время в пути. Одни стараются назначать вылет на воскресенье, а возвращение — на субботу. Другие стремятся летать в одиночку или по крайней мере сидеть отдельно от своих сотрудников, если, конечно, нет необходимости в деловой беседе. Третьи проводят время в поле­те, обдумывая без помех дела своей фирмы. Многие руководители читают в самолете рабочие материалы.

Прибыв на место назначения, они включаются в активную деятельность. Если дальняя поездка совершалась для участия только в одном совещании некоторые руководители требуют заранее известить всех сотрудников отде­ления о своем прибытии. Это дает возможность встретиться со всеми, в том числе и с теми, с кем необходимость встречи выявилась только по прибытии. Если же день все равно остается незаполненным, можно использовать отдел связи с общественностью для организации встречи с представителями печа­ти. Руководитель фирмы First Chicago требует, чтобы во время его поездки всю почту пересылали ему через частную почтовую фирму Federal Express. Все полученные документы он изучает вечерами в отеле или на обратном пути, благодаря чему деловые бумаги не накапливаются на его рабочем столе в ожидании его возвращения.

Придавая большое значение распорядку дня, опытные руководители круп­ных фирм считают важным не становиться рабом своих привычек, в том числе привычного распорядка дня. Мир меняется и наши интересы меняются вместе с ними. Иллюстрацией понимания этой проблемы может служить стиль работы руководителя фирмы Pacific Teleses Group, который выработал при­вычку воскресными вечерами обдумывать все, что было сделано за прошед-

шую неделю. Прежде чем отложить расписание предыдущей недели и взяться зарасписание следующей, он спрашивает себя: «Почему я занимался именно этим?» Полученный ответ, а также интуиция часто подсказывают ему, что следует изменить в распределении рабочего времени. По его мнению, попытки более эффективно использовать рабочее время не имеют смысла, если нет желания распределять его каждый раз по-новому [10, 11].

2.4.3. ПРИМЕНЕНИЕЦЕНТРАЛИЗОВАННЫХ ИДЕЦЕНТРАЛИЗОВАННЫХПРОЦЕДУР ПЛАНИРОВАНИЯ

В зависимости от того, на каком уровне организационной струк-

туры возникает базовая идея, где рассматриваются планы и кто их исполняет,

планирование в организациях осуществляется по одной из следующих схем:

«снизу вверх» (децентрализованно), «сверху вниз» (централизованно) и интерактивно (во взаимодействии разных иерархических уровней).

Планирование «снизу вверх» означает, что плановый отдел корпорации невелик, информация накапливается главным образом линейными подразделениями. А цели, стратегии и производственные планы отделений — все иници-ируется линейными подразделениями. Это децентрализованный процесс планирования.  В прерогативу планового отдела корпорации входит только установление форм плановых документов и координация плановой деятельности линейных подразделений.

При планировании «сверху вниз» базовая информация, задачи каждого под-разделения и ключевые стратегии формируются на уровне корпорации в целом и служат для линейных подразделений руководящей линией. А последние состав­
ляют так называемые тактические планы. В этом случае плановый отдел корпорации крупнее, играет более важную роль, а линейные подразделения обладают меньшими правами в формировании стратегии.

Интерактивное планирование представляет собой нечто среднее между двумя описанными выше схемами. Идеи формулируются в процессе взаимодействия между высшим руководством, плановым отделом и линейными подразделе-ниями. Плановый отдел накапливает информацию о внешнем окружении и

ставит вопросы перед высшим руководством. Высшее руководство устанавли-вает цели и направления деятельности. Стратегии формируются в процессе взаимодействия по вертикали. Кроме того, существует разделение труда по вертикали. Некоторые стратегии, такие как приобретение компаний, участие в совместных предприятиях и новых проектах, которые нельзя поручить како­му-либо одному подразделению, вырабатываются плановым подотделом отде-ла развития корпорации и осуществляются на уровне корпорации в целом. Линейные подразделения следуют директивам высшего руководства и фор-мируют конкретно для себя стратегию и оперативные планы.

На централизацию и децентрализацию планирования промышленных ком-паний существенное влияние оказывают организационные структуры. Так, в корпорациях с региональной глобальной структурой долгосрочное планирование отличается значительной степенью децентрализации, национальной (местной) ориентацией в вопросах экономического прогнозирования и, как правило, идет от нижестоящих подразделений к вышестоящим. Планы,

составленные руководителями подразделений, передаются на более высо-

кие уровни управления для корректирования в соответствии со стратеги-

ческими задачами корпорации или утверждения. Интеграция отдельных планов в единое целое иногда не производится.

Корпорации с продуктовой глобальной структурой отличаются централи­зацией планирования: планы, разработанные центральным правлением, переда­ются в продуктовые отделения, где распространяются от вышестоящих под­разделений к нижестоящим с конкретизацией задач, стоящих перед ними. Участие нижестоящих подразделений в планировании допускается на предваритель­ном этапе, когда происходит сбор информации о возможностях каждого под­разделения.