Пресс-релиз, касающийся нового продукта или услуги, подготавливается для широкого оповещения потенциальных потребителей в средствах массовой информации. Поставщик продукта или услуги нуждается в том, чтобы его сообщение кто-то «подхватил», опубликовав соответствующую статью. В то же время средство массовой информации имеет свой интерес и делает свой бизнес, помещая у себя сообщение, рассчитанное на конкретную группу читателей. Этим оно стремится увеличить выручку и тираж и привлечь рекламодателей. Но для этого ему необходимо получить от поставщика продукта или услуги надлежащим образом составленный пресс-релиз. Их отношения взаимовыгодны и нет ничего особенного в бесплатном помещении таких публикаций в печати. Просто поставщику продукта надо выполнить свое «домашнее задание» и вовремя представить его редактору.
Для подготовки пресс-релиза нет твердо установленных правил. Но есть некоторые требования, которые следует учесть, приступая к его составлению. Каждый пресс-релиз должен:
- размещаться на листах формата А4;
- содержать реквизит, указывающий, что данный материал является прессрелизом;
- иметь дату выпуска;
- точно сообщить, кем он выпущен;
- быть отпечатанным через два интервала;.
- содержать заголовок;
- иметь в начале текста краткое резюме;
- содержать номера
контактных телефонов, факсов и т.п. и соответствую
щие
фамилии.
Нередко редактор получает некое подобие письма, но, как потом выясняется, этот материал является пресс-релизом. Просто автор не подумал это указать. Но в результате пресс-релиз часто попадает в корзину для совсем других бумаг. Поэтому в начале такого материала рекомендуется обязательно указывать, что это именно пресс-релиз, а также проставлять дату его выпуска. Редактор, принимающий решение о публикации, должен быть уверен, что имеет дело с новейшими данными, что поступивший к нему пресс-релиз не выпал случайно из папки со старыми материалами. Более того, если фирма выпускает много пресс-релизов, то должно быть ясно, какие из них выпущены последними.
Необходимо также, чтобы в пресс-релизе была указана выпустившая его организация (фирма).
Большое значение придается тому, чтобы пресс-релиз печатался через два интервала. Редакторы обычно делают пометки в тексте для машинистки и им необходимы большие интервалы между строк для редакторских отметок и правок текста.
Пресс-релиз должен быть озаглавлен. Но при этом не рекомендуется слишком стараться, чтобы заголовок был «броским» и «доходчивым». В этом нет необходимости. Просто должно быть ясно, о чем идет речь, а все остальное предпочтительнее доверить помощникам редактора.
В начале пресс-релиза рекомендуется представить краткое резюме, особенно если не вполне удалось отразить суть сообщения в заголовке. Это не только повысит шансы на то, что редактор будет читать дальше, но и само резюме может быть использовано в публикации. Обычно резюме не содержит более 40 слов.
Наконец, пресс-релиз должен содержать подробные данные относительно того, к кому необходимо обращаться за справками. Во всех пресс-релизах рекомендуется указывать два вида таких данных: к кому обращаться по вопросам печати (если редактору потребуется дополнительная информация или фотоснимки) и с кем можно контактировать по вопросам маркетинга (у кого читатель сможет получить дополнительную информацию). Разумеется не исключается, что в обоих случаях это может быть одно и то же лицо. Необходимо указывать фамилию, адрес, номер телефона, номер факса и адрес для электронной почты. Последние два из этих реквизитов особенно важны для международных журналов, читатели которых могут столкнуться с трудностями контактирования по телефону ввиду разницы во времени.
Как упоминалось выше, первый абзац очень важен и не должен оставлять сомнений у редактора относительно того, о чем идет речь. Следует иметь ввиду, что у него для того, чтобы уловить смысл сообщения, не более пяти секунд. Наиболее распространенной ошибкой составителей является попытка с самого начала описать достоинства продукта или услуги, не упомянув, о каком продукте или услуге идет речь. Необходимо указать наименование продукта, для кого он предназначен, что в нем уникального (то есть чем он заслуживает внимания читателя) и кем изготавливается. Любые другие данные, кроме цены, должны сообщаться далее по тексту.
Лишь после того, когда четко оговорено, о чем идет речь, можно давать дальнейшие подробности. От автора пресс-релиза требуется лаконичность. Не следует утверждать того, что не поддается оценке. Писать следует простым языком, а предложения должны быть короткими. Необходимо избегать штампов, игры слов и восклицательных знаков.
Текст, состоящий из множества абзацев, усваивается легче, чем большой сплошной текст. Информация должна подаваться постепенно небольшими порциями. Редактор скорее всего дочитает пресс-релиз до конца, каково бы ни было его фактическое содержание, если только он легко читается. В пресс-релизе должно быть как можно меньше слов, выделенных крупным шрифтом. Не следует пользоваться одновременно крупным шрифтом и жирным шрифтом. Это не только рассеивает внимание, но и затрудняет чтение.
Завершив подготовку пресс-релиза, необходимо решить еще одну дилемму: куда его отправить? В редакцию могут приходить сотни пресс-релизов в день и редактору случается по крайней мере раз в день брать в руки один из них, недоумевая, почему его прислали именно сюда.
Существует три основных типа изданий, которые могут интересовать: центральная пресса, местная пресса и специализированные журналы. Из этих изданий наиболее полезными являются последние, хотя и местные газеты могут сослужить хорошую службу. Публичные библиотеки хорошо ими комплектуются, а их репортеры охотно подхватывают всевозможные новые сообщения.
Специализированные журналы обычно имеют ограниченный тираж. Однако они предназначаются для весьма конкретных групп читателей. Поэтому удачный выбор журналов существенно повышает шансы на успех [32].
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.