Назначение процедуры. Периодичность проведения анализа функционирования СМК со стороны руководства, страница 4

________________________________________________________________________________

Примечания:

1.  При формировании Отчета АСР филиалами 3-го этапа проекта «Внедрение СМК» анализ результатов внутренних аудитов СМК (согласно приложению Д2 данной процедуры) проводится и включается в Отчет АСР только после внедрения механизма проведения внутренних аудитов СМК в этих филиалах и дополнительных указаний со стороны ДОПП.

2.  При подготовке информации по результатам проверок объектов почтовой связи филиалов анализируются выявленные несоответствия, замечания и результативность разработанных корректирующих и предупреждающих действий:

-  в УФПС (результаты проверок ОПС и участков обработки почтамтов): Лист контроля ОПС; СМК.ФГУП.РИ.1.8.2/03 «Лист контроля качества и своевременности обработки, отправки, доставки почтовых отправлений и печатных изданий в отделениях почтовой связи ФГУП «Почта России»; Лист контроля объектов почтовой связи осуществляющих обмен почты с магистральными маршрутами.

-  в ГЦМПП (результаты проверок МСЦ) - Лист контроля объектов почтовой связи осуществляющих обмен почты с магистральными маршрутами.

3.  Информация о статусе корректирующих мероприятий и предупреждающих действий формируется на основе отчетов о выполнении корректирующих/предупреждающих мероприятий.

Для определения результативности корректирующих мероприятий и предупреждающих действий используются данные, полученные при повторных проверках.

В случае выявления и регистрации несоответствий повторно, предпринятые корректирующие мероприятия фиксируются как нерезультативные.

При выявлении несоответствий в филиалах по результатам других проверок (проверки эксплуатационной деятельности, комплексные проверки, проверки внешних организаций и др.) возможно предоставление филиалами информации о статусе соответствующих  корректирующих/предупреждающих мероприятий как дополнение формы по приложению Ж2, с указанием информации по выявленным несоответствиям: количество запланированных мероприятий за квартал, статус их выполнения, и причины невыполнения (если мероприятия запланированы на квартал, но не выполнены).

4.  На основе данных по анализу письменных и устных обращений (согласно инструкции СМК.ФГУП.И.1.8.4/1 «Порядок работы с обращениями пользователей услугами ФГУП «Почта России» в отделениях почтовой связи, почтамтах и филиалах и составление отчетности по ним в структуре Предприятия», Приложение У) формируются диаграммы по динамике изменения количеств обращений по видам причин возникновения и их динамика в разрезе услуг.

5.  На основе Отчета о проведении маркетинговых исследований формируется информация, содержащая выводы, предложения, диаграммы, таблицы и т.д.

6.  Перечень изменений (информация формируется, в том числе по копиям протоколов АСР ОСП), которые повлияли и/или могли бы повлиять на функционирование СМК, вызванные следующими внешними или внутренними факторами:

-  изменения требований потребителей;

-  изменения требований внешних нормативных документов;

-  реорганизация Предприятия;

-  кадровые перестановки;

-  совершенствование системы мотивации;

-  изменение технологии предоставления услуг;

-  изменение сведений о работе поставщиков;

-  внедрение новых услуг;

-  изменения в документах СМК и др.

Произошедшие и планируемые изменения необходимо рассматривать в обязательном порядке, так как они могут повлечь за собой дополнительные меры/работы, в том числе, с существенными затратами ресурсов.

Например, при изменении организационной структуры, возможно, необходимо пересмотреть ответственность за процессы СМК (т.е. возможное изменение процессной модели); при изменении нормативов обработки и перевозки почты (изменение в требованиях  внешних или внутренних документов) должны быть заблаговременно рассмотрены: необходимость пересмотра расписаний движения почты, время выемки корреспонденции из почтовых ящиков, режимы работы объектов почтовой связи или режимы работы работников почтовой связи и т.п.