2. при получении новых заданий необходимо срочно приобретать относящиеся к ним сведения.
Поэтому при установлении необходимого рабочего времени и контроле за его использованием следует учитывать затраты времени на приобретение вышеуказанной информации и, следовательно, планировать это время, равно как и меры, обеспечивающие наиболее эффективное его использование. Подразделения технической информации обязаны представлять интересные для специалистов материалы в соответствующем виде при минимальных затратах на их поиск, отбор, чтение и т.п.
Техническая информация на 50-60% черпается из специальной технической литературы, но в наши дни все большее значение приобретают конференции, выставки, ярмарки, средства видеомагнитной записи, а также средства массовой коммуникации (радио, телевидение и т.д.). Вышеуказанное относится к обязательным условиям создания эффективной и результативной технической информации.
Информация, в том числе и техническая, - неотъемлемая составная часть экономической деятельности. В связи с этим хозяйственные отделы предприятия не только используют, но и разрабатывают, получают, обрабатывают, хранят и передают определенные технические сведения.
Для создания рациональной системы технической информации, удовлетворяющей потребности всей хозяйственной деятельности предприятия, целесообразно иметь центр технической информации предприятия:
Технико-информационная деятельность функциональных отделов предприятия
Сфера технико-информационной
деятельности взаимосвязи
В процессе формирования центра технической информации предприятия, как и при любой деятельности организационного характера, следует разобрать соответствующий, возможно даже многоступенчатый, план его деятельности с учетом создавшейся обстановки, возникших потребностей, имеющихся возможностей. Второй шаг – обеспечение выполнения этого плана. Проблемы, возникающие при организации такого информационного центра, различны в зависимости от размера предприятия, территориального размещения, производственного профиля, условий сбыта, сложившейся формы информационной деятельности и т.п. именно поэтому решения по вопросам организации системы технической информации должны приниматься с учетом конкретной обстановки. В ходе дальнейшего обсуждения, кроме общих задач по организации системы технической информации, мы остановимся на некоторых вопросах частного характера.
Подразделение предприятия, в функции которого входит разработка технической информации, призвано решать двойную задачу:
с одной стороны, как специальное информационное подразделение, оно собирает, обрабатывает, хранит, передает и публикует информацию;
с другой стороны, как функциональное подразделение, отвечающее за уровень информационной деятельности на предприятии, оно обеспечивает координацию работ по сбору, обработке и использованию технической информации.
Специальными задачами являются:
1. Установление потребности в информации.
2. Выполнение функций по информационной деятельности, то есть сбор, обработка, хранение и распространение информации.
К функциональным задачам относятся:
3. Координация в пределах предприятий всей деятельности в области технической информации.
4. Развитие и совершенствование информационной деятельности (техника, методология и др.).
1. На предприятиях сложились определенные, традиционные потребности в информации, равно как и формы их удовлетворения.
Опыт показывает, что сложившаяся потребность в информации во многих случаях не очень велика и вполне может быть удовлетворена данными отечественных источников информации, однако уровень информированности предприятий в таких условиях нельзя признать достаточным.
При новой системе управления потребность в информации на предприятии заметно изменилась и в некоторых сферах его деятельности значительно увеличилась (например, возросла потребность в информации об условиях реализации). Оценка уровня потребности в информации должна быть произведена самими ее потребителями. Для удовлетворения этой потребности они обязаны предъявлять соответствующие требования к технической информации.
Органам предприятия целесообразно осуществлять контроль и дополнительную проверку потребности в технической информации отдельных хозяйственных подразделений, разработать требования о качестве технической информации, форму и время ее представления и, наконец, определить общую потребность предприятия в технической информации.
Специализированный информационный орган на основе собранных и обобщенных запросов и их оценки может определить, в какой информации нуждается заказчик, а также установить, по каким отраслям науки и знания необходимо постоянно собирать и распространять материалы и данные.
Для своевременного обеспечения профессиональной информацией, необходимой для выполнения конкретных задач, органы управления предприятием (или другие заинтересованные органы) должны заранее поставить в известность центральный орган технической информации предприятия о стоящих перед ними задачах и определить примерный объем требуемой информации, а также сроки ее представления. В практической деятельности эти условия обычно не выполняются, и естественно, что без знания задач и целей сбора информации специализированный информационный орган не в состоянии удовлетворить запросы как из собственных запасов информации, так и внешних источников.
Предварительная оценка потребности в информации должна служить основой разработки и определения задач специального центра технической информации, его мощности, метода работы, организации внешних контактов.
Удовлетворение систематической потребности в информации необходимо предусмотреть в соответствующих распоряжениях и приказах по предприятию.
Довольно часто потребность в специальной информации устанавливается недостаточно четко и конкретно, но иногда эта потребность и не может быть надлежащим образом детализирована. Обычно потребность в информации проявляется не сразу, а по этапам: сначала требуются срочные сведения о данной проблеме общего и информационного плана, а позднее – более детализированные и доскональные сведения.
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.