Информация - это необходимое, но вместе с тем весьма дорогостоящее условие эффективной деятельности предприятия. технические средства и методы сбора, обработки и передачи информации быстро прогрессируют.
Первая задача развития и совершенствования информационной деятельности предприятия состоит в постоянном наблюдении за научно-техническим прогрессом в области теории и практики информации как в своей стране, так и за рубежом, в оценке достигнутых результатов и разработке рекомендаций по внедрению научно-технических достижений в информационную деятельность предприятия.
Вторая задача - анализ технической информации всех хозяйственных органов предприятия, разработка предложений руководству предприятия по улучшению и повышению эффективности организационной структуры функциональной деятельности системы технической информации.
Третья задача заключается в наблюдении за использованием наличных технических средств информации, а также в разработке мероприятий по повышению эффективности их применения, внесении соответствующих предложений по кооперации и использованию внешних технических средств, закупке ново техники и оборудования, предназначенных для сбора, обработки, накопления и передачи информации и т.д.
Четвертая задача - наблюдение за методологическими средствами информационной деятельности, оценка существующих, реализации и внедрение новых методов сбора, обработки, накопления и распространения информации.
Пятая задача - организация повышения квалификации лиц, занятых в специальном информационном подразделении предприятия, а также лиц, занимающихся технической информацией в других хозяйственных подразделениях предприятия, обеспечение возможности своевременного ознакомления специалистов с последними достижениями в области теории и практики информации и повышение уровня их профессиональных знаний.
При решении этих задач рекомендуется пользоваться услугами специальных информационных институтов.
Разработка организационной структуры
и развитие технической информации предприятия
Решение перечисленных задач технической информации является обязательным условием успешного функционирования любого предприятия. Однако организационные формы разработки технической информации в зависимости от размера и территориального размещения предприятия, его производственного профиля, условий реализации продукции, наличной службы информации и обеспеченности специалистами, а также используемых внешних технических средств информации и сотрудничества с информационными институтами и др. могут быть весьма разными.
Для развития и совершенствования службы технической информации следует прежде всего учитывать следующее:
1. Отдельные хозяйственные отделы предприятия (отделы общего управления, планирования, технического контроля, производства, снабжения и сбыта, технического развития, финансирования) еще и до создания специальных служб технической информации получали и применяли в своей деятельности различные виды этой информации.
2. Часть этой информации - в основном специальная техническая литература - поступала почти на всех предприятиях в библиотеки.
3. На большинстве предприятий имеются отделы или группы научно-технического развития, куда обычно и относится библиотека по специальной литературе.
4. Многие предприятия располагают отделами призванными выполнять функции технического, технико-экономического или даже коммерческого (конъюнктурного, рекламного) информационного подразделения, а также отдела реализации и обслуживания клиентуры.
5. Возрастают возможности удовлетворения все более дифференцированных потребностей в технической информации.
Как и при совершенствовании технической информации предприятия, при разработке организационной структуры службы (подразделения) технической информации прежде всего следует проанализировать фактическую обстановку. В процессе такого анализа требуется определить, какой технической информацией пользуются отдельные хозяйственные подразделения, каким способом ее получают, обрабатывают, хранят и передают, какие связи имеются по приему и передаче технической информации внутри предприятия и за его пределами, то есть с внешними информационными органами.
Второй этап, вслед за анализом обстановки, - определение потребности в информации. Потребность в информации целесообразно устанавливать на отдельных участках принятия решений, заранее выяснив в какой мере, с учетом создавшегося положения, она удовлетворяется, и выявит реально необходимую и излишнюю информацию.
Третий этап - разработка организационной структуры службы технической информации, определение сферы ее деятельности и формирование такой службы. Определение организационной структуры информационной службы, обеспечивающей все потребности предприятия в технической информации, можно производить исходя из подобного анализа создавшейся ситуации и выявления фактической потребности в информации.
В процессе разработки структуры и определении задач информационной службы следует взвесить, какими средствами и методами целесообразно наиболее эффективно получать, обрабатывать и хранить необходимую информацию, какие данные следует систематически передавать или единовременно представлять для выяснения определенных решений. Далее необходимо установить, какие в области информации следует решать централизованно, специальной службой технической информации предприятия. Таким образом, может быть разработана наиболее целесообразная, оптимальная структура службы технической информации, установлены правила ее функционирования, которые находят отражение в уставе предприятия.
Для развития и совершенствования структуры органа технической информации и формы его деятельности имеет смысл воспользоваться услугами специализированных информационных институтов путем получения технических советов, ознакомления с опытом предприятий, ранее столкнувшихся с аналогичными проблемами, и продуктивного использования его в работе.
Ниже в целях иллюстрации приводится пример организации и определения сферы деятельности специализированной службы информации предприятия в зависимости от его размера.
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.