Информационное обеспечение управления предприятием, страница 13

Эластичность подсистемы информации управления предприятием

На любом предприятии существует определенная иерархия управления, на каждой ступени которой требуется различная информация. Задача системы информации предприятия состоит в предоставлении этой информации.

Однако для оперативного руководства отдельными хозяйственными единицами предприятия нет необходимости иметь все виды информации, а только некоторые итоговые данные, сводки, расчеты и оценки. Степень детализации и аспекты информации для органов управления предприятием, которые определяют, направляют и контролируют экономическую политику и стратегию предприятия, должны быть иными, чем для оперативного руководства.

Если бы отдельные уровни (участки) управления опирались не на одни и те же. А на разные источники информации, то это привело бы к излишним повторениям одной и той же информации. Однако при организации системы информации предприятия необходимо также ответить на вопрос, какая совокупность информации необходима для каждой отдельной хозяйственной единицы предприятия. Создание интегрированных источников данных (информационных банков) при помощи ЭВМ большой получает все большее применение.  Представляется целесообразным разработать такую систему информации предприятия, которая состояла бы из хорошо продуманных и взаимоувязанных подсистем, способных предоставить нужную информацию в приемлемые сроки и без значительных затрат труда и удовлетворить все потребности предприятия в информации.

Структура и методы управления предприятием в целом и его хозяйственных подразделений различны. Методы управления предприятием и в известной мере структура управления во многом зависят от личных качеств руководителей предприятий. Это обстоятельство должно быть учтено при разработке подсистемы информации управления предприятием.

Отметим, что при разработке информационной подсистемы управления обычно недостаточно продумывается уровень детализации информации для высшего руководства (дирекции) предприятия и возможность изучения руководителями  отдельных частных вопросов, связанных с деятельностью предприятия.

На рис. 6 показано, как различается потребность в информации в зависимости от круга деятельности различных руководителей.

Например, руководитель предприятия, интересующийся вопросами сбыта продукции (в данной схеме руководитель «D») может потребовать, кроме информации. Необходимой для управления предприятием, подробную информацию о возможностях реализация продукции, производимой предприятием. Лицо, планирующее подсистему информации предприятия, должно учитывать частные запросы руководителей (хотя против этого и возражают специалисты в области теории управления), поскольку в противном случае может случиться, что этот руководитель вообще откажется от разработанной системы информации.

Следует также учитывать, что нынешнее руководство в будущем может смениться, и круг его специальных интересов будет иным. Именно поэтому целесообразно разработать систему информации предприятия таким образом, чтобы она была достаточно эластичной, иначе может возникнуть необходимость коренного ее преобразования каждый раз, когда будут изменяться потребность в информации руководства предприятием.

Потребность в информации для составления плана предприятия

Современная система хозяйственного управления внесла существенные изменения в систему планирования предприятия. Важнейшими из них являются:

–  необходимость располагать долгосрочными, среднесрочными и оперативными планами предприятия. Для разработки планов предприятия на разные сроки требуются различные виды информации. Информация, которая требуется для составления долгосрочных и оперативных планов, различна (так, для разработки планов предприятия на длительные сроки следует располагать перспективными программами развития предприятия, данными исследования спроса и возможностей сбыта и др. Оперативные планы составляются на основе заказов покупателей, заключенных договоров и т.д.);

–  необходимость располагать для нужд планирования надежными и достоверными данными, обработанными при помощи современных математических методов и с применением вычислительной техники. Эти данные повышают научную обоснованность планов и вместе с тем позволяют составлять их в различные варианты. Качественное улучшение исходных данных, применяемых в планировании, позволит произвести многие новые, до сих пор еще не применявшиеся экономические расчеты;

–  при составлении некоторых планов предприятия (как-то: плана технического развития, плана реализации, плана материально-технического снабжения, плана по труду, плана прибылей и др.) учитывать данные о реализации товаров, то есть о возможностях сбыта.

Наряду с долгосрочными, среднесрочными и краткосрочными планами предприятие должно располагать такими среднесрочными планами, которые охватывали бы 3-летние периоды, составлялись бы систематически, непрерывно. Под непрерывностью процесса планирования следует понимать, что с истечением –каждого года среднесрочного плана определяется плановое задание на следующий год и включается во временной интервал данного среднесрочного плана; этим обеспечивается непрерывность процесса планирования и эластичность планов. Наряду со среднесрочными планами эластичность планирования достигается также путем составления оперативных планов и обеспечения тесной связи между оперативными и среднесрочными планами. Составление средне- и краткосрочных планов предприятия и обеспечение связи между ними тем более необходимо, что со временем в жизнедеятельности предприятия условия реализации (сбыта) будут играть возрастающую роль. В целях соответствия планирования новым требованиям необходимо создать такую систему информации, которая гарантировала бы получение информации в достаточном объеме, должного качества и в надлежащее время. В связи с этим количество информации, необходимое для нужд планирования, значительно возрастает, а это соответственно влечет за собой повышение требований, предъявляемых к обработке информации.