Информационное обеспечение управления предприятием

Обработка информации

Если на предприятии имеются децентрализованные подсобные библиотеки или отдельные хозяйственные отделы располагают специальными хранилищами литературы, целесообразно, чтобы все они находились в поле зрения службы технической информации предприятия.

Обработка соответствующей информации может быть выполнена быстро и профессионально только в том случае, если этим занимаются специалисты высокой квалификации, имеющие богатый опыт. В связи с этим к обработке информации важно привлекать соответствующих специалистов предприятия, обеспечив контакт между ними. Чрезвычайно важно также, чтобы участие в этих работах не было для них лишней дополнительной нагрузкой. Это может быть достигнуто путем зачисления заданий по обработке информации в круг выполняемых ими функций и признания результата этой деятельности одним из показателей их основной работы на предприятии. Имеется и другой путь нормализации участия специалистов предприятия в обработке технической информации: специальная плата (сверх должностных окладов) за выполненную работу.

В процессе подготовки решений, при проведении аналитических, обобщающих и других научных работ целесообразно привлекать также специалистов со стороны или же заказывать эти работы специализированным информационным, научно-исследовательским и плановым институтам. В распоряжение специалистов, привлекаемых со стороны, по возможности необходимо предоставить имеющиеся у предприятия данные, отражающие методологический и практический опыт, и в каждом отдельном случае обсуждать с ними задания, для выполнения которых они привлекаются.

Хранение информации

Хранение информации (или различных ее носителей) на большей части венгерских предприятий неудовлетворительно, так как не позволяет быстро отыскивать нужные сведения. Для организации хранения данных не хватает мест, отсутствует оборудование и т.п.

Распространение информации

Весьма целесообразно, чтобы информационная служба выпускала информационный бюллетень, систематически предоставляющий специалистам предприятия данные о полученных новых сведениях (лекциях, встречах, ярмарках и др.).

Обслуживание потребителей информации в большей части производится по месту работы потребителей, но часто обстоятельства не позволяют специалисту получить и усвоить должным образом новые сведения, заглянуть в нужные книги и журналы, посмотреть кинопленку, диапозитивы, прослушать магнитную запись интересующей его технической лекции. Все больше предприятий, научно-исследовательских и плановых институтов выделяют помещения для хранения документов, размещения библиотек и т.д., чем, собственно, способствуют более широкому и частому привлечению своих специалистов к получению сведений.

Создание необходимых условий для нормального функционирования информационной службы и культурное обслуживание потребителей информации - такая же важная задача, как и сам сбор информации.

Выполнение функциональных задач.

Координация информационной деятельностина предприятии

Цель координации технической информации на предприятии состоит в разработке рациональной формы деятельности по ее сбору, обработки и распространению в рамках предприятия с учетом потребностей и функционирования блоков (подсистем) информации отдельных хозяйственных подразделений предприятия.

а) Первая задача координации - ориентировать потребителей информации о внешних ее источниках и накопленной на предприятии информации.

Внешние источники информации

Чтобы предприятие постоянно находилось в курсе всех новых событий, знало носителей информации и имело представление о деятельности информационных центров и институтов, оно должно постоянно следить за источниками информации.

Это осуществимо, с одной стороны, путем приобретения и обработки тематических планов известных предприятию распространителей информации (книжных издательств, журналов, киностудий, ярмарок, выставок, совещаний, конгрессов и др.), с другой стороны, путем ознакомления с изданными книжными и журнальными каталогами, рецензиями, докладами и пр. К числу основных источников этих данных относят реферативные журналы, публикующие сведения о содержании новых научно-технических журналов, о вновь созданных информационных органах. Научно-техническая информация, а также технические журналы, систематически собирающие сведения о новых источниках технической информации.

Внутренние источники информации

Техническая информация храниться не только в специализированном подразделении технической информации предприятия, но также и различных других его подразделениях. Взятая вместе, информация этих подразделений составляет так называемый фонд информации предприятия. Следует отметить, что данные информационного фонда можно целесообразно использовать только в том случае, если они легкодоступны и доступны именно через централизованную систему учета на предприятии.

Задача подразделений технической информации заключается в том, чтобы в любое время знать содержание информационного фонда. Для этого оно должно быть в курсе любой сколько-нибудь существенной информации, получаемой и обрабатываемой систематически или выборочно. Целесообразно поэтому ввести на предприятии такую простую систему учета, при которой отдельные хозяйственные подразделения представляли бы в обязательном порядке данные, предусмотренные приказами по предприятию.

б) Вторая задача координации состоит в том. Чтобы обеспечить рациональное удовлетворение потребностей в информации.

При определение потребности в информации отдельных подразделений предприятия информационный орган дает рекомендации об устранении излишних или параллельных запросов на получение информации. Целесообразно, чтобы хозяйственные отделы предприятия получали требуемую информацию через центральный информационный орган предприятия, за исключением случае, когда получение или подготовка сведений отделами обходится дешевле и осуществляется быстрее; но и в этом случае они должны консультироваться с центральным информационным органом и ставить его в известность о прямом получении данных. Однако речь идет не о монопольной деятельности центрального информационного органа, а лишь о том, чтобы использовать его опыт, знания и контакты и обеспечить его право на руководство, замечания и поправки в постановке службы информации.

в) Третья задача координации - согласование разных направлений деятельности по технической информации.

Информационная деятельность представляет собой трудоемкий процесс, требующий больших затрат средств и времени; вместе с тем информационные материалы могут быть использованы для различных целей. Поэтому целесообразно, чтобы специальный технический информационный орган составлял на основе данных отдельных хозяйственных отделов план информационной деятельности предприятия, который охватывал бы все систематические или отдельные публикации информационных материалов, их демонстрацию, выставки, киноленты, лекции и т.д.

г) Четвертая задача координации - согласование мероприятий по развитию и совершенствованию технической информационной деятельности предприятия.