Планирование и распределение времени.
Для того, чтобы планировать распределение времени между различными видами деятельности необходимо прежде всего классифицировать их по определенным признакам, например:
1) по содержанию работ:
- технические
- экономические
- комплексные
2) по характеру побудительных причин
- собственная инициатива
- инициатива подчиненных
- инициатива сверху
3) по периоду охватываемому руководящей деятельностью
- перспективных
- текущих
4) по формам деятельности
- индивидуальная работа
- собрания
- совещания
Структура затрат времени на основные формы управленческой деятельности руководителя промышленного предприятия, %
Однако в деятельности руководителей существует много особенностей, поэтому руководитель должен составить свою, соответствующую его условиям работы группировку видов работ по тем или иным признакам и определить их фактическую продолжительность. Для этого руководителю необходимо провести наблюдения и изучить собственные затраты времени в течение дня. Полную картину загрузки дает учет всех выполняемых им работ. Учет затрат должен сопровождаться экономическим анализом и корректировкой, что позволит составить рациональную структуру затрат рабочего времени руководителя и определить уровень организации его труда.
Основным методом анализа является сравнение фактических затрат времени по каждому виду работ с нормативными, либо с фактическими затратами времени в работе других руководителей.
Организация работы руководителя с документами.
Значительная часть рабочего времени руководителя уходит на работу с документами, является важными видами информирования как самого руководителя, так и других работников коллектива и средством доведения до исполнителей сведений о принятых решениях.
Работа с документами, т.е. чтение. Анализ, наложение резолюций требуют от руководителя владения определенными навыками, такими как быстрое чтение, умение правильно составлять резолюции, знание рациональных способов документирования и использование современных организационно-технических средств и компьютерной техники.
Ведение документации осуществляется в соответствии с требованиями производства.
Делопроизводство – вид деятельности который охватывает вопросы документирования и организации работы предприятия в процессе управленческой деятельности. Для организации делопроизводства необходимо классифицировать документы по определенным признакам:
1. по направлениям
- входящие
- исходящие
- внутренние
2. по назначению
- осведомительные
- управляющие
3. по функциям управления
- плановые
- отчетно-статистические
- бухгалтерские
- финансовые
- административно-управленческие
4. по функциональному назначению
- организационные (уставы, положения, инструкции, стандарты)
- инструктивно-распорядительные (должностные инструкции решения, приказы)
- справочные (акты, протоколы, ведомости)
- оперативные (служебные письма и записки)
В процессе работы руководитель группы должен выразить свое отношение к той или иной информации содержащейся в ней.
Резолюция должна содержать конкретные указания по вопросу поставленному в письме. Специалисты рекомендуют выражать резолюцию в повелительном наклонении или неопределенной формой глаголов и адресовать одному или нескольким лицам. При необходимости в резолюции может содержаться и личная оценка руководителя.
Технические средства в работе руководителя.
Необходимость подготовки и обработки, также передача больших объектов информации, стремление к рациональному использованию времени и возможностей работников аппарата управления ставят вопрос об автоматизации процессов управленческого труда.
Современные средства техники включают в себя чрезвычайно большую номенклатуру приборов, машин и оборудования начиная от авторучек заканчивая автоматическими устройствами для печати документа непосредственно с голоса.
В общесоюзном классификаторе промышленной и сельскохозяйственной продукцией средства техники введены в качестве подкласса приборов и средств автоматизации.
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.