Разработка автоматизированного рабочего места менеджера транспортного предприятия, страница 7

·  Отдел кадров

·  Дежурная часть

·  Подразделение охраны

·  Отряд специального назначения

·  Отдел технической защиты и охранно-пожарной сигнализации

·  Отдел материально технического обеспечения

·  Транспортный отдел

·  Служба вооружения

Схема организационной структуры представлена  на рисунке 1.1.

Рис. 1.1. Структурная схема предприятия.

Одним из важнейших отделов предприятия, оказывающих существенное влияние на эффективность его деятельности, является транспортный отдел. Рассмотрим его организацию.

Сотрудником транспортного отдела является механик-водитель, выполняющий такие функции как:

1.  Обеспечивает исправное состояние автотранспорта.

2.  Осуществляет контроль сроков прохождения государственного технического осмотра автомобилей и обязательного страхования транспортных средств, оформление документов.

3.  Проводит подготовку к постановке на государственный учет нового автотранспорта.

4.  Проводит поиск  неисправностей и принимает все возможные меры к их устранению.

5.  Разрабатывает графики обслуживания и ремонта автотранспорта, а так же контроль качества выполнения работ по техническому обслуживанию и ремонту.

6.  Контролирует знание  водителями ПДД (правил дорожного движения) и правильность эксплуатации автомобилей.

7.  Контролирует оформления оформление путевых листов.

8.  Проводит инструктаж водителей перед выездом.

9.  Контролирует прохождение водителями пред рейсового медицинского осмотра

10.  Подготавливает автотранспорт к ремонту.

11.  Контролирует соблюдения норм расхода горюче-смазочных материалов.

12.  Участвует в проведении служебного расследования по дорожно-транспортным происшествиям, совершенным водителями филиала.

13.  Ведет и оформляет дела в соответствии с требованиями документации.

Механик-водитель подчиняется заместителю начальника филиала, предоставляет руководству и в бухгалтерию отчетность о пробеге автотранспорта, расходу горюче-смазочных материалов, о неисправностях автотранспорта, плановых и неплановых ремонтах, замене узлов и агрегатов автомобилей и т.д. На время отсутствия механика-водителя его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом начальника филиала.

1.4 Необходимость автоматизации в транспортном отделе предприятия «Связь – безопасность »

На предприятии документооборот уже частично автоматизирован в плане того, что некоторые документы создаются с помощью приложений Microsoft Office ., за исключением документов, требующих письменного исполнения. В связи с тем, что уровень компьютерной грамотности работников транспортного отдела предприятия недостаточно высок для использования всего функционала приложений Microsoft Office,  это приводит к  неэффективному использованию  вычислительной техники.

Основным документом учета в транспортном отделе ФГУП «СВЯЗЬ-безопасность», является путевой лист. На основе полученных из  путевых листов данных составляется дальнейшая отчетность о пробеге транспортных средств, расходах топлива, составляется  график планового технического обслуживания и ремонта автотранспорта.

Путевой лист — это первичный документ для учета пробега, топлива, маршрута авто и работы водителя. Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Была была утверждена  унифицированная форма путевого листа,.  сС 1 января 2013 года ее применение и не является, обязательным, но в Мурманском филиале ФГУП «Связь-безопасность» используется форма №3 (см. приложение 1 рисунок 1.1).

Учет путевых листов в Филиале ФГУП «СВЯЗЬ-безопасность» ведется в бумажном и электронном виде. Журнал учета движения путевых листов заполняемый вручную, представляет собой  таблицу (см. приложение 1  таблицу 1).

При выдаче путевого листа заполняется журнал, в который вносится дата выдачи путевки, номер автомобиля, ФИО водителя.

Для хранения данных в электронном виде используется таблица Microsoft Excel, в которую заносятся следующие данные: