Работа с математическими и статистическими функциями. Расчёт зарплаты сотрудникам кафедры с помощью формул. Анализ данных. Автоматизация процесса подготовки документа, страница 18

=ПРАВСИМВ(ИНДЕКС(Фамилии;A23));

В ячейку D28 запишем формулу:

=ЕСЛИ(ИНДЕКС(A3:D13;A23;4)=1;"ом";"кой")), здесь функция ИНДЕКС в области таблицы A3:D13 в строке А23 (здесь указан номер фамилии студента  по списку ) и столбце 4 указанной области определяет пол студента. От пола зависит формирование окончания в слове “студент…”;

В ячейку D27 формулу:

=ЕСЛИ(ИНДЕКС(A3:D13;A23;4)=1;"он";"она")), здесь функция ИНДЕКС в области таблицы A3:D13 в строке А23 (здесь указан номер фамилии студента  по списку ) и столбце 4 указанной области определяет пол студента. От пола зависит, что записывается в фразе “удостоверяет, что …” он или она.

После этого можно заняться конкретно справкой.

Первая строчка справки содержит текст «Выдана [Ф.И.О. студента] и удостоверяет, что [он/она]».

Значит, в ячейку В50 введем формулу:

=СЦЕПИТЬ("Выдана ";ЕСЛИ(F31="а";F33;ЕСЛИ(F31="о";F34;ЕСЛИ(F31="й";F35;

ЕСЛИ(F31="ц";F36;F33))));" ";A31;" ";B31;"и удостоверяет, что ";D27);

Вторая строчка справки – «является студент[ом/кой] НГТУ факультета [какого] группы [какой].».

В ячейку В51 формулу:

=СЦЕПИТЬ("является студент";D28;" НГТУ факультета "; ИНДЕКС(A3:G13;A23;7);" группы ";ИНДЕКС(A3:G13;A23;5);".")

Третья строчка справки – «Справка дана для предъявления [куда].».

В ячейку В52 формулу:

=СЦЕПИТЬ("Справка дана для предъявления ";ЕСЛИ(A26=1;"по месту жительства";ЕСЛИ(A26=2;"в военкомат";ЕСЛИ(A26=3;"в райсобес";"по месту требования")));".");

В ячейку С55 формулу:

=СЦЕПИТЬ("зам. декана: ";ИНДЕКС(A17:A19;A22));

В ячейку С57 ввести текст «дата»;

В ячейку D57 ввести функцию:

=СЕГОДНЯ().

Функции в качестве исходных данных используют, прежде всего, данные, введённые с помощью диалогового окна «Справка».

8.  Запуск диалога

Вводить данные для формирования текста справки можно после запуска диалога. Чтобы запустить диалог, выполните следующие действия:

§  Сделайте лист «Диалог1» активным;

§  Нажмите на кнопку «Отобразить окно» панели «Формы»;

§  В появившемся диалоговом окне (не макете) выберите необходимые данные для формирования текста справки;

§  Нажмите кнопку «ОК».

Проверьте на рабочем листе (лист «Справка») правильность выбранных данных. Справка должна иметь вид:

Рис.8. Готовая справка для студента Петрова

9.  Создание макроса для запуска диалога

Запуск диалога требует переключения с рабочего листа «Справка» на лист «Диалог 1» и обратно. Для упрощения работы автоматизируем эту процедуру, для чего создаём макрос «Справка», который выполняет переход с листа «Справка» на лист «Диалог1», затем запускает диалог «Справка», переходит на лист «Справка» и заканчивает свою работу. Для этого нужно выполнить следующие действия:

§  Сделать активным лист «Справка»;

§  Выполнить команду СЕРВИС/МАКРОС/Начать запись;

§  В открывшемся окне «Запись макроса» ввести имя макроса «Справка», задать комбинацию клавиш: Ctrl+п или любую другую;

§  Нажать «ОК», EXCEL перешёл в режим записи макроса;

§  Сделать активным «Диалог 1»;

§  Запустить работу диалога на панели инструментов;

§  Закрыть панель инструментов;

§  Нажать ОК в диалоговом окне;

§  Перейти на лист «Справка»;

§  Нажать кнопку «Остановить запись». Макрос создан;

§  Открыть панель «Рисование»;

§  Возле справки прорисовать командную кнопку;

§  Назвать кнопку «Диалог»;

§  Назначить макрос «Справка» кнопке.

Если перед щелчком мыши на кнопке «Диалог» курсор мыши трансформируется (видоизменяется) в ладошку, то за кнопкой закреплён макрос.

Аналогично создаётся макрос, устанавливающий параметры печати Справки для вывода на печать Справки.

Рис.9. Назначение кнопкам «Диалог» и «Печать» макросов

10.  Резюме

Ввод данных с помощью диалоговых окон – очень удобный способ. Сделав соответствующий выбор в диалоговом окне, можно получить обновленную информацию.