Рисунок 3.7 Диалоговое окно инструмента «Сортировка»
Нажимаем «ОК» и получаем предупреждение сортировки (рис.3.8), которое говорит о том, что числовые диапазоны записаны в виде текста по полю Число цилиндров. Здесь есть два выхода из сложившейся ситуации. Можно выбрать первый вариант (представлять все данные, похожие на числа, как числа), который без всяких предупреждений был реализован при сортировке только по одному полю. Второй вариант выбирается в случае, если сортируемая таблица не поддерживает стандартов базы данных, то есть в столбце содержаться разнотипные элементы.
Рисунок 3.8 Окно предупреждения
Выбираем первый вариант и получаем следующий результат (рис.3.9). Заметим, что S70MC-C и S70MC поменялись местами, т.к. у S70MC большее соотношение S/Д. Аналогичную картину можно наблюдать и с группой L90MC-C, K90MC-C и K80MC-C.
Рисунок 3.9 После сортировки по полю Число цилиндров и по полю S/Д
Отметим, что сортировка данных существенно ускоряет их дальнейшую обработку электронной таблицы. Однако после перестановки данные в исходное состояние могут и не возвратиться.
Подведение промежуточных итогов – это удобная и наглядная возможность провести обработку записей списка (базы данных) для последующего анализа, создания диаграмм и вывода на печать. При этом в список автоматически вставляются дополнительные строки, отражающие итоговые значения по выбранным ячейкам. При создании промежуточных итогов необходимо, чтобы в списке первая строка содержала название столбцов (Полей), а остальные строки – однотипные данные (Записи).
Главное требование: пустые строки должны отсутствовать, а данные должны быть отсортированы.
Табличный процессор подсчитывает итоги с использованием одной из статистических функций (например, СУММ или СРЗНАЧ) при каждом изменении в ключевом поле. Ключевое поле задает категорию группы записей, для которой подсчитывается итоговое значение для заранее назначенных полей.
Например, на судне в каждом отсеке есть в наличии ручной электроинструмент. Составив печень инструмента (рис.3.10) можно определить среднюю мощность оборудования по каждому отсеку. Выполним данный расчет с помощью инструмента «Промежуточные итоги».
Рисунок 3.10 Перечень электроинструмента, имеющегося на судне
Для правильного применения инструмента «Промежуточные итоги» отсортируем таблицу (базу данных) по полю Местоположение одним из способов, которые представлены в предыдущем разделе. Результат показан на рисунке 3.11.
Рисунок 3.11 Перечень электроинструмента после сортировки
Переходим к подсчету средней мощности электроинструмента по каждому отсеку. Для этого делаем активной любую ячейку базы данных (например, В8). Переходим на ленту Данные в группу Структура и нажимаем кнопку (подаем команду) Промежуточный итог. В появившемся диалоговом окне инструмента «Промежуточные итоги» (рис.3.12) следует указать:
− при каждом изменении в поле – Местоположение, − выполняемая операция – Среднее, − добавить итоги по – Мощность.
Рисунок 3.12 Диалоговое окно инструмента «Промежуточные итоги»
Нажимаем в диалоговом окне кнопку «ОК» и получаем следующий результат. Табличный процессор разделил таблицу с базой данных на три части (по числу отсеков) и напротив каждого из них вывел линии быстрого свертывания (рис.3.13). Нажатием на указатель – можно скрыть строки записей и этим выделить результат промежуточного итога.
Рисунок 3.13 Результат подсчета промежуточных итогов
Данные промежуточных итогов подсчитываются с помощью специальной функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ (строка формул на рисунке 3.13). Первым аргументом этой функции является зашифрованное значение статистической функции, вторым – ссылка на диапазон ячеек.
Фильтрация данных – это вывод нужных пользователю данных в результате созданного им запроса. Запрос к базе данных представляет собой набор Полей (столбцов таблицы) и условий, предъявляемых к данным по этим полям. В отфильтрованных данных отображаются только строки, соответствующие заданным условиям.
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.