Создание баз данных Access: Учебное пособие

Министерство образования Российской Федерации Рязанская государственная радиотехническая академия

И.П. ТРОФИМОВА, Ю.А. СОСУЛИН

СОЗДАНИЕ БАЗ ДАННЫХ

АССЕSS

Учебное пособие

Рязань 2003

  Создание баз данных Access: Учеб. пособие / И.П. Трофимова, Ю.А. Сосулин; Рязан. гос. радиотехн. акад. Рязань, 2003. 64 с. ISBN 5-7722-0228-6.

   Рассмотрены принципы проектирования баз данных в среде СУБД Microsoft Access 2000 и основные средства создания таблиц, запросов, форм, отчетов и макросов, необходимые для разработки приложений. Приведены сквозной пример разработки базы данных и задание для самостоятельной работы.

   Предназначено для студентов очной и заочной форм обучения по специальности 210200 "Автоматизация технологических процессов и производств".

   Ил. 4. Библиогр.: 3 назв.

    Базы данных, MicrosoftAccess 2000

    Печатается  по   решению   редакционно-издательского   совета  Рязанской государственной радиотехнической академии.

    Рецензент: кафедра автоматизации информационных и технологических процессов Рязанской государственной радиотехнической академии.

Трофимова Ирина Петровна

Сосулин Юрий Андреевич

\

Создание баз данных Access

Редактор И.П Перехрест

Корректор Н.А.Орлова

Лицензия №020446.

Подписано в печать 10.09.03. Формат бумаги 60x84 1/16. Бумага газетная. Печать трафаретная. Усл. печ. л. 4,0. Уч.-изд. л. 4,0. Тираж 80 экз. Заказ 4&0(р. Рязанская государственная радиотехническая .академия.

390005, Рязань, ул.Гагарина, 59/1. Редакционно-издательский центр РГРТА.

ISBN 5-7722-0228-6

Рязанская государственная радиотехническая академия, 2003
Оглавление

Введение. 5

База данных Microsoft Access. 5

Архитектура базы данных. 5

Проектирование базы данных. 6

Создание файла базы данных. 8

Основные операции над объектами БД.. 10

Создание БД с помощью Мастера базы данных. 11

Создание таблиц базы данных. 12

Создание таблицы с помощью Мастера таблиц. 12

Создание таблицы в режиме Конструктора таблиц. 13

Создание таблиц путем ввода данных в таблицу. 14

Типы данных. 15

Свойства полей. 16

Пустые значения и пустые строки. 18

Ввод и редактирование данных. 19

Изменение структуры таблицы в режиме Конструктора. 20

Изменение структуры таблицы в режиме таблицы.. 22

Создание в таблице поля со списком подстановок или списком значений. 22

Определение связей. 25

Определение в базе данных связей между таблицами. 25

Установление связей. 26

Использование фильтров. 29

Импорт данных. 30

Импорт файлов dBASE. 30

Импорт или связывание данных из электронных таблиц. 31

Создание запросов. 32

Назначение запросов. 32

Запросы на выборку и их использование. 32

Запросы на изменение и их использование. 38

Создание форм.. 40

Проектирование форм.. 40

Создание формы с помощью мастера форм.. 41

Инструменты конструктора форм.. 42

Окна свойств. 46

Создание простой формы в режиме конструктора. 46

Создание вычисляемого элемента управления. 50

Внедрение подчиненных форм. Связывание главной и подчиненной форм.. 51

Создание в форме дополнительных элементов и командных кнопок. 53

Настройка формы.. 54

Создание отчетов. 55

Использование макросов. 57

Общие сведения. 57

Создание простого макроса и связывание его с командной кнопкой. 59

Создание главной кнопочной формы.. 60

Установка параметров запуска базы данных. 61

Задание для самостоятельной работы.. 62

Содержание задания. 62

Порядок выполнения задания. 62

Создание таблиц БД.. 63

Поиск и фильтрация данных. 63

Создание запросов. 64

Создание форм.. 65

Библиографический список. 67

Приложение1. 68

Приложение2. 70

Приложение3. 71

Приложение4. 73

Введение

   Microsoft Access является полнофункциональной системой управления ре­ляционными базами данных и может быть использована как в качестве настольной СУБД, так и в качестве клиента Microsoft SQL Server. Программа Microsoft Access 2000 входит в состав пакета Microsoft Office 2000 и работает в среде Windows 95 / 98 или Windows NT. В этой программе предусмотрены все необходимые средства для определения и обработки данных, управления ими при работе с большими объемами информации, а также для разработки приложений баз данных.

   Программа Microsoft Access может быть запущена из меню кнопки ПУСК на панели задач Windows. Окно Microsoft Access имеет вид, присущий всем при­ложениям Windows. Это - меню системы, панель инструментов, панель задач. На­стоящее пособие рассчитано на читателя, имеющего элементарные навыки работы в среде Windows и с приложениями Microsoft Office.

   В пособии рассмотрены принципы и основные приемы создания баз данных в среде Microsoft Access 2000. Заключительный раздел содержит задание на разра­ботку базы данных Продажа книг и приложения, основанного на этой базе дан­ных. Задание составлено так, что отдельные его пункты можно выполнять по мере изучения материала. По окончании выполнения всех пунктов задания будут соз­даны база данных и фрагмент приложения, предназначенного для работы пользо­вателя-непрограммиста с базой данных.

База данных Microsoft Access

Архитектура базы данных

   Основу базы данных (БД) составляют хранящиеся в ней данные. Однако в БД Microsoft Access есть и другие важные компоненты, которые принято называть объектами. Access называет объектами все, что может иметь имя в системе. В БД основными объектами являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и мо­дули.

  Таблица - объект, который определяется и используется для хранения дан­ных. Любая информация, которая заносится в БД, сохраняется в таблице. Каждая таблица соответствует объекту определенного типа. Для каждой таблицы можно определить первичный ключ и один или несколько индексов.

  Запрос - объект, позволяющий пользователю получать нужные данные из одной или нескольких таблиц, задавая условия отбора. Для определения запроса используются бланк QBE (Query By Example) или инструкция SQL (Structured Query Language). Возможно создание запросов на выборку, обновление, удаление или добавление данных. С помощью запросов можно создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких уже существующих таблиц.

  Форма - объект, предназначенный для просмотра, ввода и редактирования данных. С помощью форм удается обеспечить необходимый вид отображаемой на экране информации. В формах содержатся также элементы управления, позво­ляющие пользователю управлять работой приложения. Формы обычно составляют основу пользовательского интерфейса для работы с БД.

  Отчет - объект, предназначенный для форматирования и обобщения дан­ных, вычисления итогов и печати выбранных данных. Перед выводом на принтер отчет можно просмотреть на экране.

  Макрос - объект, представляющий собой структурированное описание од­ного или нескольких действий, которые должен выполнить Access в ответ на неко­торое событие. Например, можно определить макрос, который при выборе некото­рого элемента в основной форме открывает другую форму. Макросы можно ис­пользовать для открытия таблиц, выполнения запросов, просмотра или печати от­четов.