При попытке выйти из поля после ввода данных Microsoft Access проверяет, являются ли введенные данные допустимыми для этого поля. Если значение не является допустимым, появляется предупреждающее сообщение. Для того чтобы выйти из поля, следует ввести правильное значение или отменить внесенные изменения.
Значение поля может оказаться недопустимым по следующим причинам:
• Значение несовместимо с типом данных поля (например, в числовых и текстовых полях или в поле даты). Если введено значение, не соответствующее типу данных поля, Microsoft Access пытается преобразовать его в правильный тип данных. Однако некоторые данные нельзя преобразовать в данные другого типа. Например, нельзя хранить текстовое значение в числовом поле.
• Данные нарушают условие на значение, заданное в свойстве Условие на значение для этого поля.
• В поле необходимо ввести данные, а была попытка оставить его пустым.
Данные проверяются также при выходе из записи. Перед сохранением записи Microsoft Access проверяет все условия, заданные для полей записи в свойстве Условие на значение. Кроме того, если таблица, в которую вносятся изменения, имеет ключ или уникальный индекс, то проверяется, не появились ли в этом поле повторяющиеся значения.
Если запись нельзя сохранить, а внести необходимые изменения не удается, следует нажать кнопку Отменить для отмены всех изменений, внесенных в запись.
В формах или объектах в режиме таблицы есть несколько типов полей, которые нельзя изменять. Так, нельзя изменить данные в поле типа Счетчик, в вычисляемых полях, в блокированных полях и записях при работе в сети, в полях в форме, открытой только для чтения.
Для удаления записи ее надо выделить, установив курсор в область выделения записи и щелкнув мышью, а затем нажать клавишу DelМожно выделить сразу несколько записей, перемещая курсор при нажатой кнопке мыши, и удалить их. Access запрашивает подтверждение на удаление. Записи удаляются физически.
• Введите в таблицы БД данные, приведенные в приложении 1.
Прежде чем открыть таблицу в режиме Конструктора для внесения изменений, надо закрыть все открытые объекты, ссылающиеся на нее. Сделанные в таблицах изменения не вносятся автоматически в зависимые объекты, их придется отредактировать самостоятельно.
Если таблица уже содержит данные, то до изменения типов данных и размеров полей рекомендуется сделать ее копию. Для этого в окне БД надо выделить таблицу и дать команду меню Правка / Копироватьили нажать кнопку Копировать на панели инструментов. Вслед за этим надо дать команду меню Правка / Вставитьили нажать кнопку Вставить на панели инструментов. Access откроет окно Вставка таблицы, в котором следует ввести имя таблицы (можно к первоначальному имени добавить слово Копия).Установкой флажков режима копирования Только структура, Структура и данные или Добавление данных в таблицуможно выбрать нужный режим копирования. В случае потери данных в редактируемой таблице их можно восстановить из копии таблицы.
Новые поля добавляются в конец таблицы.
Для вставки поля надо выделить строку, над которой его необходимо поместить, и выбрать команду меню Вставка / Строкиили на панели инструментов нажать кнопку Добавить строки.
Для перемещения поля необходимо его выделить щелчком мыши по области выделения, установить курсор на область выделения, нажать кнопку мыши и, не отпуская ее, перетащить выделение в новое место.
Для удаления поля из таблицы надо его выделить, а затем выполнить одно из следующих действий: нажать кнопку Удалить строки панели инструментов, воспользоваться командами меню Правка / Удалитьили Правка / Удалить строки, нажать клавишу Del. Ссылки на удаленное поле, содержащиеся в других объектах базы данных, также необходимо удалить. Если поле участвует в связи, сначала необходимо разорвать связь.
Для удаления ключевого поля его надо выделить и нажать кнопку Ключевое поле на панели инструментов. При этом поле, обозначенное как ключевое, физически не удаляется, но оно перестает быть ключевым. Затем это поле можно удалить физически. Если ключевое поле связано, то до удаления ключа необходимо удалить данную связь.
Любое из полей можно переименовать, отредактировав его имя обычным образом. В другие объекты, использующие это поле, надо внести соответствующие изменения.
В режиме Конструктора можно изменить определение поля, например, задать другой тип данных или определить условие на значение. Новый тип данных выбирается из раскрывающегося списка.
После внесения изменений в структуру таблицы ее следует сохранить. Если в результате изменений данные будут потеряны, то до сохранения изменений на экран выдается сообщение об имевших место ошибках. Для отмены преобразований следует нажать кнопку Отменить и исправить ошибки.
Нельзя изменить тип данных поля, используемого в определении связи. Надо сначала разорвать связь, затем изменить тип данных и снова определить связь.
Представление таблицы на экране: высоту строк, ширину столбцов, шрифт, вывод сетки и др. можно изменить с помощью команд меню Формат.
Ширину столбца можно изменить прямо на экране, поместив указатель мыши на его правую границу в области заголовка столбцов. Указатель примет форму перекрестия с двунаправленными горизонтальными стрелками, после чего можно перетащить границу столбца. Подобным же образом можно изменить ширину строки.
Для изменения порядка следования столбцов столбец, положение которого требуется изменить, нужно выделить, щелкнув на его заголовке (в области выделения столбца), и перетащить область выделения в нужное место. Затем отпустить кнопку мыши.
Для добавления столбца нужно выделить столбец, слева от которого требуется добавить новый, и выбрать в меню команду Вставка / Столбец.
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.