Создание баз данных Access: Учебное пособие, страница 11

  При импорте данных создается их копия в новой таблице текущей БД Access. Исходная таблица или файл при этом не изменяются.

  Перед тем как приступить к импорту данных, необходимо создать или от­крыть БД Microsoft Access, в которой будут содержаться импортированные табли­цы, и перейти в окно БД.

   Для импорта файлов в формате .dbf (например, из БД FoxBase Plus) необхо­димо выполнить следующие действия:

 - выбрать в меню команду Файл / Внешние данные I Импорт;

 - в диалоговом окне Импорт выбрать в списке Тип файла одно из значений dBASE;

 -выбрать диск и папку, где находится файл .dbf, выделить значок файла и нажать кнопку Импорт;

  -закрыть окно импорта.

  В БД Access создается таблица с именем выбранного файла, в которую импортируются данные из файла .dbf.

   После импорта файла можно скорректировать тип данных, форматы и свой­ства полей таблицы, определить ключ таблицы.

Импорт или связывание данных из электронных таблиц

   Допускается импорт или связывание данных из электронных таблиц Microsoft Excel. Обычно в Microsoft Access для¹ принимаемых данных создается новая таблица, которую в дальнейшем можно присоединить к уже существующей таблице. Можно добавлять данные в существующую таблицу, если заголовки столбцов электронной таблицы соответствуют именам полей таблицы.

   Перед началом операции необходимо убедиться, что в каждом поле (столб­це) электронной таблицы содержатся данные одного типа и что все строки содер­жат одни и те же поля. Если первая строка электронной таблицы содержит заго­ловки столбцов, Access использует их в качестве имен полей. Перед импортом Excel необходимо закрыть, БД Access должна быть открыта.

   Для импорта электронной таблицы надо выбрать в меню команду Файл / Внешние данные /  Импорти в диалоговом окне Импорт в списке Тип файла вы­брать MicrosoftExcel. Затем надо выбрать диск и папку, где находится файл элек­тронной таблицы, выделить значок файла и нажать кнопку Импорт. Мастер по импорту электронной таблицы начнет работу.

   Далее, следуя инструкциям в диалоговых окнах Мастера, определяем, будут ли использоваться данные из первой строки таблицы в качестве имен полей; будут ли сохраняться данные в новой или уже существующей таблице; определяем клю­чевое поле и имя таблицы, в которую выполняется импорт.

   Microsoft Access пытается присвоить импортируемым полям подходящий тип данных, но результаты следует проверить, чтобы убедиться, что каждое поле получило правильный тип. В случае необходимости можно задать значения свойств полей, определяющих форматирование.

   Для связывания электронной таблицы надо выбрать в меню команду Файл / Внешние данные / Связь с таблицами. Затем в диалоговом окне Связь следует вы­брать каталог, а в списке Тип файла выбрать MicrosoftExcelи дважды щелкнуть на имени файла. Следуя указаниям Мастера, устанавливаем связь. По окончании ра­боты Мастера изображение связанной таблицы появится в окне БД.

   Связанную таблицу можно открывать и просматривать так же, как любую другую таблицу Access, хотя на самом деле она таковой не является. Всякое изме­нение информации в таблице Excel немедленно отразится в связанной таблице.

   •     Создайте таблицу Excel, содержащую сведения о новых клиентах.

Импортируйте эти данные в таблицу КЛИЕНТЫ.

Создание запросов

Назначение запросов

   Обработка данных, хранящихся в БД, выполняется, в основном, через запро­сы. Запрос - это требование на получение определенной информации из таблиц БД. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять дан­ные, выполнять расчеты и обобщать информацию. Они используются также в ка­честве источника записей при создании форм и отчетов.

   В отличие от фильтров, запросы позволяют отбирать отдельные поля запи­сей из одной или нескольких таблиц, объединяя данные, хранящиеся в разных таблицах. Запрос можно сохранять в виде объекта БД. Для того чтобы создать или выполнить запрос, нет необходимости открывать таблицы БД.

   В Microsoft Access можно создавать различные типы запросов: запросы на выборку, запросы с параметрами, перекрестные запросы, запросы на изменение (запросы на создание таблицы, удаление, обновление, добавление записей), запро­сы SQL (запросы на объединение, запросы к серверу, управляющие запросы, под­чиненные запросы).

Запросы на выборку и их использование

   Наиболее часто используемым запросом является запрос на выборку. После выполнения запроса на выборку Access создает новый набор записей, содержащий отобранные данные. Такой набор физически не существует в БД, но работать с ним можно как с обычной таблицей.

   Запросы можно строить с помощью Мастера запросов или самостоятельно в режиме Конструктора.

   Для создания запроса на выборку без использования Мастера надо в окне БД выбрать объект Запросы, нажать кнопку Создать и в диалоговом окне Новый за­прос выбрать команду Конструктор.В открывшемся окне Конструктора запросов можно создавать запрос на выборку из одной или нескольких связанных таблиц. В качестве источника данных для запроса можно использовать не только таблицу, но и другой ранее составленный запрос.

   Окно Конструктора разделено на две части. В верхней части находятся спи­ски полей таблиц или запросов, на основе которых создается новый запрос. В нижней части располагается бланк запроса, в котором формируется запрос по типу QBE. Каждый столбец бланка соответствует одному полю, используемому в за­просе. В первой строке бланка определяются имена полей, которые должны при­сутствовать в наборе отобранных записей или используются для задания условий отбора. В других строках бланка задаются имена таблиц, порядок сортировки ото­бранных записей, флажки для вывода полей запроса на экран и условия отбора за­писей. Поля, для которых снят флажок, будут отсутствовать в отобранном наборе записей. Такие поля (обычно это ключевые поля) по разным причинам часто при­ходится включать в бланк запроса, но нет необходимости выводить их на экран.