Характеристика учетной документации; требования компьютерной обработки.
Система документации – основа ИО, совокупность документов, отражающих какую-либо функцию управления или др. деятельности. Система учетной документации можно условно разделить: 1. первичные учетные документы – отражают факт совершения хозяйственной операции и имеет юридическую силу. 2. вспомогательный (промежуточный) – регистры, журналы. В них регистрируются первичные документы, накопительные. Служат для группировки информации и составлении отчетности. 3. сводные бухгалтерские документы – строятся на основе данных оперативно – управленческого учета и отражают состояние ФХД.Требования, предъявляемые к бухгалтерским документамопределяются следующими документами: 1. ФЗ «О БУ», 2. Положения по ведению БУ и О. 3. ПБУ 4/99 – «БО организации». 4. ПБУ 1/98 – «УП предприятия» - устанавливается технология обработки и состав документов. Первичные учетные документы. В БУ принята система документации на основе УСД. Разработана в 70-х годах для автоматизированной системы управления Госстандартом. Входят различные документы: учетная документация, плановая, банковская, статистическая, финансовая и др. Каждому документу присваивается код по ОКУД. Госстандартом разработаны требования к УСД: 1. стандартная форма построения – документы проектируются на стандартных листах бумаги. Расчет площади, полей, граф, строк производится по формулам. Каждый УД выделяет 3 части: 1) заголовочная часть: наименование объекта, индекс фирмы, рамка для кодов постоянных признаков, наименование документа. 2) табличная часть – проставляются реквизиты. Наименование строк – подлежащее, наименование граф – сказуемое. 3) оформляющая – подписи. 2. приспособление документа к компьютерной обработке – выдвигаются зоны, вводимые в машину и обводятся утолщенной линией. Эти реквизиты распределяются следующим образом: I.в заголовочной части – коды постоянных признаков. II. В табличной части размещаются наименование, коды переменных признаков, количественно-суммовое основание. В БУ действуют следующие виды документов: 1. типовые отраслевые – едины для всех организаций. Входят в состав УСД. В настоящее время главное внимание уделяется этой группе документов и существует ряд постановлений Минфина и органов статистики: 1) постановления Госкомстата «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации». 2) постановление Минфина «Об утверждении порядка поэтапного ввода унифицированных форм первичных учетных документов». 3. «Об утверждении правил ведения счетов – фактур, книг продаж/покупок. Формы УД содержатся в специальных альбомах. Перечень типовых межотраслевых документов: учет кассовых операций (ПКО, РКО, кассовая книга), учет подотчетных лиц (авансовый отчет), учет з/п, ОС и НМА (акты поступления/выбытия), счета – фактуры, книги покупок/продаж, БО. 2. типовые отраслевые – составляются с учетом специфики отрасли на базе межотраслевых. 3. индивидуальные – определяется УП и составляется на предприятии. Должны соблюдаться все требования УСД и включаются следующие реквизиты: наименование документа, его код, дата, наименование организации, содержание хозяйственной операции, ее измерение, подписи. Эта документация утверждается руководством организации. 4. типовые для малых предприятий – утверждены Минфином. Все первичные учетные документы делятся по участкам учета. Имеют свои индексы. Первичные учетные документы возникают вне бухгалтерии и внутри бухгалтерии. Содержат первичную необработанную информацию, заполненную вручную или на компе. Все машинные программы обеспечивают автоматическое заполнение документа. Такая технология называется безбумажной технологией. Бухгалтерские документы имеют сложный документооборот. Документооборот – последовательное прохождение документа с момента выполнения первой записи и сдачи в архив. Первичный документ проходят много подразделений и исполнителей. В машинных программах предусмотрен электронный документооборот. Формы вывода бухгалтерской информации: на экран, на печать, машинный носитель, графики, канал связи. БО – система данных об имущественном и финансовом положении организации и о результатах ее хозяйственной деятельности. БО делится на: 1. внешняя – включает ББ, ОПУ и т.д. Вся эта отчетность является информационной базой для ЭА. Может представляться внешним организациям на машинных носителях и каналам связи. Состав форм внешней отчетности унифицирован, единый для всех организаций, утверждается Минфином и имеется во всех компьютерных программах. Самостоятельно изменению не подлежит, а только по указанию Минфина. Если проект типовой, то изменения обязана дать фирма. На формах этой отчетности обязательно наличие следующих реквизитов: наименование отчета, код ОКУД, отчетный период, полное наименование организации и ОКПО, ИНН, вид деятельности, коды ОКОПФ, ОКФС, единицы измерения, почтовый адрес, дата утверждения и отправки. 2. внутренняя – представляется руководящему составу и менеджерам для принятия управленческих решений. Основа составления – РПС, третий аналитический уровень. Делится на: 1) стандартные – имеются во всех машинных программах, но разных формах и содержаниях. Содержат бухгалтерские итоги за определенный период по синтетическим аналитическим счетам в стоимостном и натуральном выражении (оборотно – сальдовые ведомости по счетам, главная книга, шахматная ведомость, ж-о, карточки по счету. 2) специализированные – ведомости аналитического учета по отдельным участкам учета. Так же имеются во всех проектах разных форм и содержания (кассовая книга, книга покупок/продаж, платежная ведомость, начисленная амортизация и др.). 3) прочие – не входят в состав стандартных и специализированных. Каждая организация самостоятельно определяет состав и структуру. Делается при индивидуальном проекте и при доработке проекта «под ключ». Для них составляется постановка задач. Последние машинные программы содержат инструмент, позволяющий самим создавать отчеты. Та же программа должна содержать обеспечить перенос отчетов в Word и Excel.
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.